Telcos und virtuelle Meetings

Auswärtige Meetings kosten Zeit und Geld. Telefonkonferenzen und virtuelle Meetings bieten willkommene Alternativen. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass Unternehmen auf diese Weise auch ihre CO2-Bilanz verbessern können, indem unnötige Flugreisen gespart werden.

Um virtuelle Meetings abzuhalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Globale Unternehmen, in denen die internationale Zusammenarbeit in Teams Alltag ist, haben dazu in der Regel eigene Lösungen.

Doch es gibt auch für kleinere Unternehmen kostengünstige Möglichkeiten:

  • www.skype.com: Mit dem Internet-Telefonie-Anbieter Skype können Sie via Voice- oder Video-Call gratis über den Computer oder das Handy telefonieren, auch Gruppengespräche sind möglich. Außerdem lassen sich über Skype auch Instant Messages oder Dokumente übermitteln. Die Grundfunktionen von Skype sind kostenfrei.
  • www.teamviewer.com: Team Viewer ist eine professionelle Bezahllösung für Online-Präsentationen und Online- Meetings für bis zu 25 Personen. (siehe Bildansicht „teamviewer“)
  • www.gotomeeting.de: Auch dieses Online-Tool ist kostenpflichtig. Sie können damit Business Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern abhalten. Darüber hinaus können Sie mit einer Produktepräsentation über die Go- ToWebinar-Version eine höhere Anzahl Kunden und Interessierte erreichen. Mit der Version GoToTraining schließlich können Sie kostenpflichtige Schulungen oder Mitarbeiterseminare durchführen.

Teamviewer enthält folgende Funktionen:

  • eine Liste der Teilnehmer und deren Rolle
  • die Bildschirmübertragung von Präsentationen
  • die Videobilder aller Teilnehmer
  • eine gemeinsame Dateibox, über die Sie mit Drag & Drop Dateien einfügen und herauskopieren können
  • Sprachübermittlung via Internetverbindung
  • eine Chat-Funktion
  • Zeichenwerkzeuge, mit denen sich der Bildschirm als Whiteboard nutzen lässt
  • eine integrierte Telefonkonferenznummer, um weltweit zu telefonieren.

Telefonkonferenzen führen

Eine Telefonkonferenz als sogenannte „Chair Person“ zu führen, stellt besondere Anforderungen an den Gesprächsleiter. Die Hauptschwierigkeit besteht darin, dass die Teilnehmer sich gegenseitig nicht sehen können und dass dennoch ein geordnetes Gespräch stattfinden sollte. Der Gesprächsleiter muss dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer sich wohlfühlt und sich äußern kann.

Grundsätzliche Verhaltens-Tipps

  1. Erstellen Sie eine grobe Agenda und schicken Sie diese den Teilnehmern vorab zu. Sinnvollerweise blenden Sie die Agenda zusätzlich noch vor Gesprächsbeginn ein.
  2. Aktiv zuhören und Wortbeiträge von anderen paraphrasieren (d. h. wiederholen)! So gehen Sie sicher, dass Sie den Wortbeitrag richtig verstanden haben.
  3. Sprechen Sie langsam und lassen Sie Denkpausen zu! Besonders Nicht- Muttersprachler werden Ihnen dafür dankbar sein.
  4. Ein bisschen Smalltalk zum Aufwärmen kann nicht schaden. Besonders bei Teams, die sich selten von Angesicht zu Angesicht sehen, trägt eine Aufwärmrunde zur guten Atmosphäre bei. Erzählen Sie kurz reihum, was bei jedem derzeit so läuft.

Agenda-Punkte für Team-Updates

  • Austausch besonderer Vorkommnisse, von Wissenswertem und Neuigkeiten seit der letzten Webkonferenz
  • Konkrete Anliegen und Probleme, bei denen die Unterstützung des Teamleiters gefordert ist
  • Unklarheiten, die an dieser Stelle diskutiert und geklärt werden müssen

Tipps für die Gesprächsleitung

Wenn Sie bei einer Telefonkonferenz die Rolle des Gesprächsleiters übernehmen müssen, dann sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen:

  • Stellen Sie sich selbst kurz vor und den Zweck des Gesprächs.
  • Stellen Sie die übrigen Teilnehmer vor und geben Sie neuen Teammitgliedern die Gelegenheit, ein paar Worte über sich selbst zu sagen, so dass die übrigen Teilnehmer ihre Stimme erkennen können.
  • Bei größeren Gruppen ist es sinnvoll, wenn jede Person vor ihrem Redebeitrag oder Kommentar kurz ihren Namen nennt.
  • Lassen Sie eine positive und selbstbewusste Person den Start machen. Sie wird als Eisbrecher einen prägenden ersten Eindruck auf die Gruppe machen.
  • Legen Sie Verhaltensrichtlinien fest:
    • Wann und wie sollen Fragen gestellt werden? (zum Beispiel mit der Chatfunktion während des Webmeetings)
    • Was sollen Teammitglieder tun, wenn sie von außen gestört werden?
    • Wird anschließend ein Protokoll erstellt und verschickt? Falls ja, durch wen und bis wann?
  • Fassen Sie in regelmäßigen Abständen den Verlauf des Gesprächs langsam und deutlich zusammen. Sie helfen damit insbesondere Nicht-Muttersprachlern, dem Gespräch zu folgen.
  • Zum Schluss fassen Sie das Gespräch nochmal zusammen und versichern sich so, dass alle mit dem Gesagten übereinstimmen und das Gleiche verstanden haben.
  • Eine kurze schriftliche Bestätigung per E-Mail kann sicher nicht schaden. Ist das Gespräch nicht sehr befriedigend abgelaufen, können sie nochmals darauf zurückkommen und im Hinblick auf die nächste Konferenzschaltung vorschlagen, wie dies verbessert werden könnte.

Video-Übertragung

Eine weitere Möglichkeit, um Reisekosten zu sparen, haben Sie, indem Sie eine internationale Konferenz dezentral durchführen. Die Teilnehmer treffen sich regional und werden per Video- Schaltung zu einer großen Konferenz zusammengeschaltet. Falls im eigenen Unternehmen die Infrastruktur dazu fehlt, gibt es auch externe Anbieter. Der Branchenleader Regus verfügt weltweit über 1800 Business Centers, die mit modernster Technologie für die Übertragung von Videokonferenzen ausgestattet sind und die Konferenzräume rund um die Uhr von überall her online buchen. Ein technischer Support kümmert sich um die Übertragung und testet vorher alle Verbindungen. Wie die Konferenzräume bei Regus aussehen und wie eine solche Videokonferenz abläuft, können Sie sich in einem Video auf der Website von Regus ansehen:
http://www.regus.de/product-videosand-testimonials/video-communication.aspx

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