Stempel, Post-its und Co. – so arbeiten Sie möglichst effizient als virtuelle Assistentin

In einfachen Worten ausgedrückt ist die virtuelle Assistentin die digitale Variante der Sekretärin bzw. der Sekretärin. Einige Aufgaben, wie etwa das Vorbereiten eines Seminarraumes oder das Servieren von Kaffee bei einem Meeting, gibt es für die virtuelle Assistentin natürlich nicht – denn sie arbeitet remote und ausschließlich am Computer oder am Telefon. Was vielleicht auf den ersten Blick wie ein Nachteil erscheinen könnte, weil die analog agierende Sekretärin nur allzu gern als persönliche Assistentin in allen Lebenslagen genutzt wird, gibt auch Kapazitäten frei für Dinge, die nicht standardmäßig auf der To-do-Liste einer Sekretärin stehen, wohl aber bei vielen virtuellen Assistentin zum festen Aufgabenstamm gehören.

So sind versierte virtuelle Assistenten gerne darin involviert, die Homepage up-to-date zu halten und die Social-Media-Kanäle im Blick zu halten bzw. im besten Fall regelmäßig mit Beiträgen zu bestücken. Mit diesem kurzen Abriss der Aufgaben wird auch klar: Auch wenn die Aufgaben in der analogen Welt wegfallen, wird es einem versierten virtuellen Assistenten dennoch niemals langweilig. Zudem eint die Sekretärinnen und die virtuellen Assistentinnen noch eine andere Tatsache: Um erfolgreich sein zu können, brauchen sie ein Höchstmaß an Organisation und Effizienz. Wie sie das analog oder digital umsetzen können, verrät dieser Beitrag.

Aus dem Arbeitsalltag, Teil 1: Der Stempel signalisiert einen bestimmten Arbeitsstatus

Die Sekretärin im Vorzimmer eines Geschäftsführers oder Abteilungsleiters kennt es nicht anders: Morgens holt sie die Post und verleiht jedem einzelnen Brief einen bestimmten Arbeitsstatus, in dem der Brief erstmals mit einem Posteingangsstempel wie etwa hier erhältlich versehen wird. Ggf. werden Rechnungen direkt mit Bestellungen geprüft und an die Positionen im Betrieb weitergeleitet, die die Freigabe zur Bezahlung erteilen dürfen. Dann landen die relevanten Unterlagen in der Mappe des Vorgesetzten – wohl sortiert nach den Papieren, die auf eine Unterschrift warten oder die rein informativer Natur sind.

In Firmen, in denen die Digitalisierung ein hohes Ansehen genießt, kann die Eingangspost digitalisiert werden. Dann wird nicht etwa manuell der Posteingangsstempel aufgedrückt, stattdessen werden die notwendigen Unterlagen eingescannt und digital in Mappen und Ordner sortiert. Auch so erhalten Vorgesetzte eine Information über den Arbeitsstatus eines bestimmten Schriftstücks.

Und was macht die virtuelle Assistentin? Sie klickt sich direkt in die per Mail oder per Post-System ankommenden, bereits digitalisieren Schriftstücke und bearbeitet die Vorgänge, die sie in Eigenregie bearbeiten kann. Auch auf diese Weise erfolgt ein Vorsortieren der Eingangspost. Bewerbungen werden so beispielsweise in den To-do-Ordner der Personalbeauftragten verschoben; alternativ sondiert bereits die virtuelle Assistentin mit Vorkenntnissen im HR-Bereich die Bewerber, füttert das HR-System mit den wichtigsten Daten und legt nur die Bewerbungen dem Vorgesetzten vor, die einen Blick wert sind. Rechnungen werden geprüft und mit einem entsprechenden Stempel versehen (der nun eben nicht manuell aufgedrückt wird, sondern digital gesetzt wird).

Praxistipp für mehr Effizienz an dieser Stelle: Idealerweise erfolgt diese Arbeit zweimal täglich – morgens, um Dinge anzuschieben und auf den Weg zu bringen, und nachmittags (kurz vor Feierabend), um anderen digital und remote arbeitenden Kollegen die Chance zu geben, wichtige Dokumente noch am selben Tag zu erhalten.

Aus dem Arbeitsalltag, Teil 2: Ein Post-it soll als Gedächtnisstücke fungieren

Ein Post-it auf einem Schriftstück hat eine andere Qualität als ein Stempel. Während der Stempel einen Arbeitsschritt oder einen Dokumentenstatus fest besiegelt, heftet ein Post-it nur temporär etwas an das Dokument. Das bedeutet im Alltag einer Sekretärin, dass auf einem Post-it beispielsweise ein Satz wie dieser stehen könnte: „Abwarten bis Angebot da ist, mit Konkurrenzangebot XY vergleichen.“ Damit wandert dieses Dokument quasi in einen Wartemodus und wird erst dann wieder aktiv bearbeitet, wenn das erwartete zweite Angebot vorliegt. Ein Post-it kann aber auch insofern die Arbeit erleichtern, weil er Dinge schnell wieder auffindbar macht, die beispielsweise in einem Katalog gesichtet und für einen späteren Einsatz für gut befunden wurden.

Und inwiefern kann eine virtuelle Assistentin Post-its nutzen? Einerseits dürfen Post-its natürlich im direkten Arbeitsumfeld der virtuellen Assistentin als Gedächtnisstütze fungieren – wenn spät abends noch eine Idee aufploppte oder eine Bitte des Chefs auftauchte, die kurz notiert wurde. Auch wer hauptberuflich als virtuelle Assistentin für mehrere Auftraggeber tätig ist, könnte von der strukturierenden Wirkung von Post-its profitieren – beispielsweise dann, wenn sie auf einem Flipboard die To-dos festhalten und den Tag sowie die Präsenzzeiten für die verschiedenen Auftraggeber dokumentieren. Darüber hinaus gibt es digitale Post-it-Boards, die auch zusammen von Auftraggeber und digitaler Assistenz bestückt werden können – beispielsweise mit Themenideen für neue Social-Media-Posts oder die Bitte, einen Termin mit einem bestimmten Kunden zu vereinbaren.

Praxistipp für mehr Effizienz an dieser Stelle: Idealerweise klebt ein Post-it nur für einen kurzen Zeitraum an einer Stelle – dann sollte er abgearbeitet werden. Das ist sicherlich nicht bei allen Post-its möglich, wohl aber immer dann, wenn ein Post-it anzeigt, dass etwas zeitnah abgearbeitet werden sollte. Ob das Post-it analog oder digital geklebt wird, bleibt der Arbeitsweise der virtuellen Assistentin überlassen, denn die Funktion ist am Flipboard und am Desktop-Board dieselbe.

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