Professionelle Druckvorlagen aus Word?

Eine Leserin hat sich mit der Frage an die Redaktion gewendet, wie es möglich ist, aus Word Druckdateien zu erzeugen, mit denen dann hochwertige Dokumente wie Anzeigen oder Flyer produziert werden können.

Tatsächlich stellt die Ausgabe von Dokumenten auf professionellen Geräten völlig andere Anforderungen als der einfache Ausdruck auf dem Laserprinter im Büro. Um dies besser zu verstehen, ist es wichtig, sich die unterschiedlichen Abläufe vorzustellen. Wird ein mehrseitiges Dokument auf einem professionellen Drucker ausgegeben, werden mehrere Seiten nebeneinander auf dem gleichen Papier gedruckt. Nach dem Drucken und Trocknen wird aus dem Papier das Zielformat ausgeschnitten. Die dazu verwendeten Messer haben eine gewisse Breite. Wird nun exakt auf das gewünschte Format geschnitten, kann es zu einem unschönen weißen Rand um das Druckstück kommen. Deswegen fordern Drucker auch immer etwas Beschnitt, in der Regel etwa drei mm rund um die Seite. Die angelegte Seite muss also drei mm auf jeder Seite größer sein, als das gewünschte Format.

Der zweite Unterschied besteht im Ausdruck von farbigen Grafiken. Diese entstehen durch das Nacheinander- Drucken verschiedener Farben. Dazu müssen die Druckdaten im erwarteten Format angeboten werden. Man bezeichnet dies als Farbseparation.

Generell ist Word für diese Aufgaben nicht geeignet – weder für die Zusammenstellung der Daten, noch für das Ausgabeformat. Wenn Sie Druckdaten an einen Profibetrieb liefern, sollten Sie dies am besten im PDF-Format tun. Idealerweise nutzen Sie dazu eine Software, die besser für den Schriftsatz geeignet ist, wie etwa das kostenlose Scribus. Es erfordert zwar etwas Einarbeitungsaufwand, liefert aber besser Ergebnisse.

Lässt sich Word nicht vermeiden, beachten Sie die nachfolgenden Tipps und verwenden Sie zur Erzeugung der PDFDateien das hier bereits einmal vorgestellte Programm PDF-Creator (http://de.pdfforge.org).

  • Wenn Sie fette oder kursive Schriften brauchen, nutzen Sie nicht die in den Programmen eingebaute Funktion, sondern nur den separaten Schriftschnitt (meist erkennbar durch den Namen der Schrift und einen Zusatz, etwa «Bold» für fette Schriften).
  • Schriften, die nicht zum Standard von Windows oder Mac gehören (wie Arial oder Times New Roman), müssen in die Datei eingebunden werden.
  • Bilder müssen im CMYK-Modus vorliegen, sofern vierfarbig gedruckt werden soll. In aller Regel brauchen Sie zur Konvertierung des Bildmaterials eine Bildbearbeitungssoftware, die diese Umwandlung schafft.
  • Doppelseiten oder Flyer immer in Form von Einzelseiten anlegen. Also zum Beispiel einen Flyer im Format A5 nicht als Doppelseiten auf einer A4-Seite anlegen, sondern als vier Seiten im Format A5.
  • Wenn Rand nah gedruckt werden soll (Bilder), das Papierformat auf allen Seiten um den vom Fachbetrieb gewünschten Beschnitt vergrößern. Sie müssen also ein individuelles Papierformat im Office-Programm anlegen.
  • Bei Texten, die nah am Rand stehen, den Beschnitt berücksichtigen und mehr Abstand halten.
  • Um ein druckfähiges PDF zu erzeugen, müssen Sie noch einige Einstellungen ändern. Rufen Sie in der Systemsteuerung die Rubrik Geräte und Drucker auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag der Software und markieren Sie Als Standarddrucker festlegen, bevor Sie an Ihren Dokumenten arbeiten.

Um den gewünschten Beschnitt des Druckers zu berücksichtigen, legen Sie ein individuelles Papierformat nach seinen Wünschen an. In der Rubrik Geräte und Drucker wählen Sie Druckerservereigenschaften. Wählen Sie eine Grundform aus und aktivieren Sie Neues Formular. Ändern Sie die Werte für das Papier um den Beschnitt und vergeben Sie einen leicht zu merkenden Namen. Damit steht Ihnen dieses Papier in den Optionen von Word zur Verfügung. Dieses Papier wählen Sie später für den Ausdruck aus (* Abb. 8). (* Abb. 9)

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag des PDF-Creators  und wählen Sie Druckeinstellungen. Im nachfolgenden Fenster wählen Sie Erweitert. Wählen Sie dort Ihr gerade erstelltes Papier aus. Unter Grafik ändern Sie die Auflösung auf einen möglichst hohen Wert. Sprechen Sie den Drucker an, welche Einstellung er dort bevorzugt. Unter True-Type-Schriftart wählen Sie die Option Als Softfont in den Drucker laden (* Abb. 10).

Für den finalen Ausdruck gehen Sie so vor:

  1. Wählen Sie wie gewohnt in Word den Ausdruck. Im Dialog des PDF-Creators klicken Sie auf Einstellungen (* Abb. 11).
  2. Wählen Sie unter Formate den Eintrag PDF. Als Standardeinstellung markieren Sie Druckvorstufe (* Abb. 12).
  3. Im Register Schriftarten muss die Option „Alle Schriftarten einbetten“ ausgewählt sein. Die Optionen im Register Komprimierung sollten Sie in Absprache mit dem Drucker ändern.
  4. Unter Farbeinstellungen ist das CMYK-Modell auszuwählen.
  5. Unter Speichern definieren Sie schließlich als Standardformat den Eintrag PDF/X.
  6. Mit einem Klick auf das Pluszeichen und Zahnrad am oberen Rand des Fensters haben Sie die Möglichkeit, diese Einstellungen in Form eines Profils zu sichern.
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