Online-Tools und Helfer für Ihre virtuelle Assistenz

Sowohl die Speicherung von Daten wie auch viele Computeranwendungen verlagern sich immer mehr vom hauseigenen Server in die sogenannte Cloud. Das bedeutet, dass Sie gemeinsam mit vielen anderen Anwendern die gleichen Online-Applikationen nutzen und dabei Ihre Daten passwortgeschützt auf einen externen Server ablegen.

Der Trend zur Cloud kommt dem mobilen und dezentralen Arbeiten entgegen. Von überallher und von jedem beliebigen Gerät aus können Sie sich einloggen und auf alle wichtigen Daten zugreifen, und zwar nicht nur Sie, sondern ganze Arbeitsteams.

Stellen Sie dem Chef die Dokumente aufs Netz

Sogar dann, wenn bei Ihrem Arbeitgeber sämtliche Daten konsequent auf dem hauseigenen Server abgespeichert werden, können Sie und Ihr Chef von öffentlich zugänglichen Plattformen für den Datenaustausch profitieren.

Sie können Ihre Dokumente, Tabellen und Präsentationen zum Beispiel auf die Docs-Funktion von Google laden. Dort können Sie und Ihr Chef von überallher zugreifen. Eine weitere beliebte Online-Plattform für den dezentralen Datenaustausch ist Dropbox (www.dropbox.com). Wer alles Zugriff auf die Daten erhält, bestimmen Sie ganz allein, indem Sie einzelnen Personen den Einladungslink zu bestimmten Datenordnern zusenden. Für den Austausch von Videos und Präsentationen ist die Plattform www.slideshare.net wunderbar geeignet.

Managen Sie Ihre Projekte online

Soll die virtuelle Zusammenarbeit noch einen Schritt weiter gehen, als nur den gegenseitigen Zugriff auf Dokumente, dann finden Sie bei Huddle (www.huddle.com) ein perfektes Online-Tool für Projektmanagement. Über Huddle können Sie Projekte definieren und führen, Meilensteine festlegen, für unterschiedliche Projekte unterschiedliche Arbeitsgruppen bilden, Datenzugriffe freigeben, Termine und Sitzungen planen, Dokumente austauschen und bearbeiten, Projektbudgets erstellen und Kosten nachkalkulieren, und so fort.

Der Zugriff auf die Projekte ist für Berechtigte via Passwort möglich. Die Projektmanagement-Applikation Huddle geht über die Zusammenarbeit zwischen Assistentin und Chef hinaus. Wenn Sie als Assistentin jedoch Projekte betreuen, an denen Ihr Chef und weitere Personen beteiligt sind, dann schlagen Sie Ihrem Chef doch den Einsatz von Huddle vor.


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