Namensliste für den Excel-Import

Nicht selten landen auf dem Schreibtisch Daten, die man gern in Excel auswerten möchte, deren Grundbestand aber gar nicht für die Tabellenkalkulation zu verarbeiten ist. Dazu zählen etwa Listen aus PDF-Dateien. Wie also vorgehen?

Zur Datenübernahme bietet sich das klassische Text-Format an. Sind die Daten durch Tabulatoren getrennt, kann das Rechenprogramm dies als Muster erkennen.

Ein Beispiel

Sie erhalten eine Liste von Namen, die nicht mittels Leerzeichen getrennt sind:

HermannHesse
KlausBongert
ThomasMann

Um die Namensbestandteile sauber zu trennen, können Sie die Funktion „Suchen und Ersetzen“ verwenden.

  1. Klicken Sie in Word auf „Start“ und unter „Bearbeiten“ auf „Suchen“. Im Untermenü entscheiden Sie sich für „Erweiterte Suche“.
  2. Im nachfolgenden Dialog drücken Sie auf den Schalter „Erweitern“, sofern die Optionen am unteren Rand des Fensters nicht zu sehen sind. Dort aktivieren Sie die Option „Platzhalter verwenden“.
  3. Nun suchen Sie nach zwei Mustern: Zum einen nach einem Wort beliebiger Länge, in dem nur Kleinbuchstaben erlaubt sind. Zum anderen nach einem Wort, in dem als erlaubte Zeichen für die Suche nur Großbuchstaben gefordert werden. Gefunden wird allerdings kein Nachname, bei dessen Schreibung der Autor sich aus Versehen verschrieben hat und einen Kleinbuchstaben an den Anfang gesetzt hat. Das dürfte aber die große Ausnahme bleiben und damit notfalls auch manuell zu korrigieren sein. Platzieren Sie also die Schreibmarke in das Feld „Suchen nach“ und geben Sie dort ein: ([a-z])([AZ]). Als Treffer sieht Word damit ein Wort, das beliebige Kleinbuchstaben enthalten darf sowie eine Zeichenkette beliebiger Länge, in dem Großbuchstaben vorkommen. Beide Treffer stehen unmittelbar hintereinander (* Abb. 5).
  4. Wechseln Sie in das Register „Ersetzen“. Auch dort ist die Option „Platzhalter verwenden“ auszuwählen. Unter „Ersetzen durch“ tragen Sie ein: 1 2. Sie weisen Word damit an, die beiden Treffer durch sich selbst zu ersetzen. Allerdings soll zwischen beide ein Leerzeichen eingefügt werden. Beginnen Sie die Suche jetzt mit einem Druck auf „Alle ersetzen“.
  5. Sie erhalten eine Zusammenfassung und die Namen sind jetzt sauber getrennt (* Abb. 6).

Vor- und Nachnamen umstellen

Im nächsten Schritt stellen Sie den Vorund Nachnamen der Liste um.

Unter „Suchen nach“ tragen Sie diesmal ein: (<*>) (<*>). Dies bedeutet, dass Sie nach einem Ausdruck suchen, der zwischen Wortanfang und Wortende beliebige Zeichen enthält. Danach folgt ein Leerzeichen, anschließend wieder ein Ausdruck beliebiger Zeichen. Als Platzhalter für beliebige Zeichen dient das Sternchen. Wortanfang und Wortende sind durch die beiden „Größer“- bzw. „Kleiner als“-Zeichen gekennzeichnet. In das Feld „Ersetzen durch“ notieren Sie diesmal: 2 1.

Auch hier werden die beiden Fundstellen durch sich selbst ersetzt. Allerdings soll der zweite Treffer vor dem ersten stehen.

Leerzeichen durch Tabstopps ersetzen

Damit Excel später beim Import keine Probleme bekommt, können Sie statt des Leerzeichens einen Tabulator setzen.

  1. Sie setzen die Schreibmarke in das Feld „Suchen nach“ und drücken einmal die Leertaste.
  2. In das Feld „Ersetzen durch“ gehört ^t. Dies ist der Platzhalter für einen Tabstopp. In die erste Zeile Ihrer Liste fügen Sie jetzt (optional) noch die Namen für die Spalten ein und können das Dokument nun über „Datei öffnen“ in Excel einlesen lassen (* Abb. 7).
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