Glossar & Co als zweites Register

Nur die wenigsten Anwender wissen, dass in Word durchaus mehrere Register gepflegt werden können. Und die Funktion des Index kann bei der Anlage eines Namenregisters oder eines Glossars viel Arbeit sparen.

Der klassische Index dürfte den meisten Word-Nutzern vertraut sein. Einfach den gewünschten Begriff mit der Maus markieren und anschließend mit der integrierten Funktion als Index- Eintrag kennzeichnen. Ist die Arbeit beendet, fügen dann zwei Mausklicks ein korrekt formatiertes Stichwort-Register ein. Aber was, wenn zusätzlich auch noch ein separates Personenverzeichnis oder ein Lexikon mit Fachbegriffen benötigt wird? In diesem Fall müssen Sie nicht auf Komfort verzichten. Nutzen Sie dazu ebenfalls die Funktion des Index!

  1. Markieren Sie den ersten Glossareintrag mit der Maus oder platzieren Sie die Schreibmarke darin.
  2. Wechseln Sie in das Menüband „Verweise“ und klicken Sie auf „Eintrag festlegen“ im Abschnitt „Index“.
  3. Damit öffnen Sie den Dialog für die Anlage eines Eintrags. Belassen Sie hier alle Optionen, wie sie sind und klicken Sie auf „Festlegen“ (* Abb. 1). 
  4. Neben Ihrem Text sollte jetzt als versteckte Formatierung der Code für den Index-Eintrag auftauchen. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf „Datei, Optionen“ und aktivieren im Register „Anzeige“ die Option „Alle Formatierungszeichen anzeigen“.
  5. Platzieren Sie die Schreibmarke jetzt innerhalb der geschweiften Klammern, aber hinter den Anführungszeichen, mit denen der Eintrag gekennzeichnet wurde. Geben Sie hier nun f Glossar ein. Oder einen anderen Begriff Ihrer Wahl. Die Erweiterung muss sich immer noch innerhalb der geschweiften Klammern befinden, damit Word diese als Feldoption interpretiert (* Abb. 2).
  6. Wiederholen Sie diese Prozedur mit allen weiteren Einträgen. Achten Sie darauf, dass Sie den gewünschten Begriff (in diesem Fall Glossar) stets identisch schreiben.
  7. Um Ihr Glossar auszugeben, wechseln Sie in das Register „Verweise“ und klicken auf „Index einfügen“ im Abschnitt „Index“. Sie können die Optionen im nachfolgenden Dialog so lassen, wie sie sind, und führen mit OK aus.
  8. Sie erhalten von Word nun die Rückmeldung, dass keine Indexeinträge gefunden wurden. Das ist so weit auch korrekt, denn Sie haben die bereits markierten Einträge nicht in der von Word an dieser Stelle erwarteten Form gekennzeichnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Keine Indexeinträge gefunden“ und entscheiden Sie sich im Kontextmenü für „Feldfunktionen an/aus“.
  9. Platzieren Sie den Cursor innerhalb des Feldes und entfernen Sie darin alles mit Ausnahme des Wortes „INDEX“. Fügen Sie stattdessen ein: f „Glossar“ (* Abb. 3).
  10. Schalten Sie die Feldfunktionen nun wieder aus, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und nutzen Sie „Felder aktualisieren“.
  11. Jetzt erzeugt Word aus Ihren Einträgen ein separates Register. Wenn die Einträge die Grundlage für ein Glossar bilden sollen, brauchen Sie die Seitenzahlen nicht. Diesen und die nachfolgenden Schritte führen Sie aber bitte erst dann durch, wenn der Text komplett abgeschlossen ist. Markieren Sie den Glossar-Index mit der Maus.
  12.  Kopieren Sie den gesamten Block in die Zwischenablage und fügen Sie diesen über „Start, Einfügen“ als unformatierten Text ein. Jetzt können Sie mit den Begriffsdefinitionen beginnen. 
* Abb. 01: Fügen Sie zunächst wie gewohnt einen Eintrag für einen Index ein.

* Abb. 01: Fügen Sie zunächst wie gewohnt einen
Eintrag für einen Index ein.

* Abb. 02: Lassen Sie sich die Feldfunktionen anzeigen und ändern Sie den Eintrag ab.

* Abb. 02: Lassen Sie sich die Feldfunktionen
anzeigen und ändern Sie den Eintrag ab.

* Abb. 03: Dies müssen Sie auch mit der Referenz für den eigentlichen Index machen. Mit diesem Schalter berücksichtigt Word jetzt alle Einträge, die mit dem Wert „Glossar“ versehen wurden.

* Abb. 03: Dies müssen Sie auch mit der Referenz
für den eigentlichen Index machen. Mit diesem
Schalter berücksichtigt Word jetzt alle Einträge, die
mit dem Wert „Glossar“ versehen wurden.


Leserinnen-Hotline


Sie haben eine Frage rund um Word, Excel, Powerpoint & Co? Ihr Computer macht einfach nicht das, was Sie wollen? Ärgern Sie sich nicht länger sondern nutzen Sie unseren exklusiven Service für Abonnentinnen! Unser Experte Stephan Lamprecht, Autor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbücher, beantwortet Ihre Fragen. Er hilft Ihnen gern und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, damit Sie schneller vorankommen.
Als Abonnentin vom Sekretärinnen SERVICE ist dieser Service 100% GRATIS für Sie! Sie erreichen unsere Hotline telefonisch jeden Mittwoch von 10:00 bis 12:00 Uhr unter 04102 200832 sowie jederzeit per E-Mail unter hotline@pc-easy.org.

Total 0 Votes
0

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?