Empfehlungen fürs Home-Office

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten flexibel von zu Hause aus oder von unterwegs. Mit der Arbeit im „Home-Office“ oder „Off-Office“, was durchaus auch im nächsten Starbucks-Café sein kann, ergeben sich sowohl für den Arbeitgeber wie den Arbeitnehmer auch ganz neue Unsicherheiten, die Sie als Assistentin kennen sollten.

In einigen großen Unternehmen haben die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr. Ihr Arbeitsplatz ist der Laptop. Arbeiten sie in der Firma, fassen sie ganz einfach ihren „Caddy“ (Rollkorpus) mit den persönlichen Arbeitsunterlagen und suchen sich eine freie Arbeitsfläche. Wann und wo sie arbeiten, weiß niemand so genau. Für das Unternehmen stellt sich die Frage, ob, in welchem Umfang und wie die Mitarbeiter kontrolliert werden sollen. Klare Vereinbarungen sind hier unerlässlich.

Der Kaufmännische Verein Schweiz hat Empfehlungen für Arbeitgeber erarbeitet, nach welchen ein paar grundlegende Fragen geprüft werden sollten, bevor die Arbeit im Home-Office vereinbart wird:

  • Sind die Aufgaben, die zu Hause erledigt werden sollen, dafür überhaupt geeignet?
  • Verfügt der Arbeitnehmer über die technischen Voraussetzungen (Einrichtungen), um diese von zu Hause aus zu erledigen? Sind genügend Vorkehrungen für die Datensicherheit getroffen worden – und wie beteiligt sich der Arbeitgeber an den Kosten?
  • Was gilt in Sachen Erreichbarkeit und Antwortzeiten?
  • Ist die soziale Einbindung in den Betrieb trotzdem noch genügend gewährleistet? Ist zum Beispiel die Teilnahme an Teamsitzungen möglich?
  • Hat der Arbeitnehmer die nötige Ruhe, um zu Hause seine Arbeit zu erledigen?
  • Entspricht der Arbeitsplatz ergonomischen Erfordernissen?

Vorsicht


Heimarbeit ist nicht mit gleichzeitiger Kinderbetreuung und entsprechender Ablenkung möglich. Sie ist kein Ersatz für eine externe respektive geregelte Kinderbetreuung.

Überlegungen zum Arbeitsvertrag

Flexible Arbeitsformen sind im Trend. Es empfiehlt sich, diese Arbeitsformen im Arbeitsvertrag speziell zu regeln oder aber ein Reglement auszuarbeiten, das für die betreffenden Mitarbeiter zum integrierenden Bestandteil des Arbeitsvertrags wird. Auf folgende Aspekte ist zu achten:

  1. Wenn vereinbart wird, dass der Arbeitnehmer regelmäßig von zu Hause aus arbeitet, dann ist dies explizit zu nennen. Da bei längerer Dauer die negativen Folgen für das Team überwiegen, sollte die Arbeit mehrheitlich zu Hause (mehr als zwei Arbeitstage pro Woche) die Ausnahme bleiben. Arbeitet der Mitarbeiter trotzdem mehrheitlich zu Hause, ist eine Beteiligung des Arbeitgebers an den Raumkosten vorzusehen.
  2. Von der Arbeit zu Hause ist die Arbeit „Off-Office“ zu unterscheiden (also die Arbeit unterwegs). Sie ist vor allem bei längeren An- und Rückreisezeiten im Vergleich zu noch verbleibenden kurzen Anwesenheiten im Unternehmen zu begrüßen. Die Reisezeiten sollen dabei soweit möglich als Arbeitszeit genutzt und entsprechend angerechnet werden.
  3. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel, die er braucht, zur Verfügung zu stellen. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass durch entsprechende Verschlüsselung die Datenübermittlung den betriebseigenen Sicherheitserfordernissen genügt. Der Arbeitgeber gewährt Unterstützung bei der Installation der Geräte und der Software und leistet Support.
  4. Erwartet der Arbeitgeber die Benutzung eines bestimmten Gerätes, so ist dies den Arbeitnehmern zur Verfügung zu stellen. Vorzugsweise wird auch dies im Vertrag geregelt.
  5. Grundsätzlich haftet in einem Arbeitsverhältnis der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer gegenüber Dritten. Das Heimarbeitsverhältnis ist eine außerordentliche Situation mit besonderen Risiken (zum Beispiel Geheimhaltung, Datenschutz), die in regulären Betriebshaftpflichtversicherungen nicht vorgesehen ist. Es ist also die Versicherungssituation zu prüfen und anzupassen.
  6. Die Arbeitspräsenz soll und darf nicht permanent kontrolliert werden. Hingegen kann der Arbeitgeber einen Bericht über die Arbeit erwarten, wozu auch die Erfassung der Arbeitszeit gehört. Es ist darum zu vereinbaren, wie berichtet werden soll. Ein möglicher Streitpunkt sind die Überstunden. Um spätere Diskussionen zu vermeiden, empfiehlt sich der Hinweis: „Bei Heimarbeit gelten die gleichen Arbeitszeitbestimmungen wie bei Arbeiten im Unternehmen.“

Schnell-Check: Arbeitsvertrag


  • Tage und/oder Situationen, an/in denen zu Hause gearbeitet werden kann
  • Situationen, in denen „Off-Office“ (weder zu Hause noch im Unternehmen) gearbeitet werden kann
  • Art und Weise der Arbeitszeit-Dokumentation
  • Verweis auf Arbeitszeitbestimmungen
  • Regeln für Erreichbarkeit und Antwortzeiten
  • Pauschalentschädigung für Benutzung des Arbeitsraums, Stromaufwand, Büromaterial, Verbrauchsmaterial für Drucker
  • Verweis auf Geschäftsgeheimnis und Haftung
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