Die Umstellung auf SEPA naht

Auf den 1. Februar 2014 werden die althergebrachten nationalen Standards für den Zahlungsverkehr von 32 europäischen Ländern endgültig auf SEPAFormat (SEPA = Single Euro Payments Area) umgestellt. Was Assistentinnen darüber wissen sollten, erfahren Sie hier.

Im Unternehmen hat die Umstellung Auswirkungen auf die Zahlungsprozesse und betrifft allem voran die IT-Abteilung. Falls Sie im Sekretariat auch mit Buchhaltungsaufgaben betraut sind, betrifft es auch Sie. Statt Kontonummer und Bankleitzahl müssen bei Zahlungsaufträgen und Lastschriften in Zukunft die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) des Zahlungsempfängers angegeben werden.


Der Aufbau von IBAN und BIC 


Die IBAN fasst die bisherige deutsche Kontonummer und Bankleitzahl in einer international standardisierten Notation zusammen:
DE 40 12345678 0000123456 (Ländercode, Prüfziffer, Bankleitzahl, zehnstellige Kontonummer). Der BIC oder auch SWIFT-Code ist der international standardisierte Code Ihrer Bank. Er ist entweder 11-stellig – oder wenn die Angabe der Zweigstelle fehlt – nur 8-stellig. Die drei fehlenden Stellen werden in diesem Fall mit „XXX“ aufgefüllt:
MUBA DE FF XXX (Bank, Land, Ort, Zweigstelle).

Kritisch wird es vor allem bei automatisierten Prozessen und Lastschriftverfahren. Haben Sie beispielsweise bis zur Lohnabrechnung im Februar nicht daran gedacht, die neuen Zahlungsangaben von sämtlichen Mitarbeitern einzufordern, werden Sie keine Löhne auszahlen.

Daran müssen Sie denken

  • Überprüfen Sie sämtliche Geschäftsprozesse auf notwendige Umstellungsmaßnahmen.
  • Klären Sie mit Ihrem Software-Lieferanten und Ihrer Bank ab, wie sie Ihnen bei der Umstellung behilflich sein können.
  • Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner über die Änderungen durch SEPA in Ihrem Unternehmen und beziehen Sie diese in die Umstellungsprozesse mit ein.
  • Denken Sie daran, dass keine Datenträger mehr eingereicht werden können und reichen Sie Zahlungen möglichst beleglos online ein.
  • Stellen Sie alle Verträge und Formulare auf IBAN und BIC um.
  • Teilen Sie Ihren Kunden Ihre IBAN und Ihren BIC mit, z. B. auf Rechnungen oder auf Ihrer Website. Dies hat allenfalls einen Neudruck Ihres Briefpapiers zur Folge.
  • Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank (www.glaeubiger-id.bundesbank.de). Diese Nummer muss bei jeder Lastschrifteinreichung mit angegeben werden.
  • Holen Sie von Ihren Kunden soweit erforderlich schriftliche, unterschriebene SEPA-Lastschriftmandate ein (z. B. generell bei SEPA-Firmenlastschrift), da jeder SEPA-Lastschrift ein gültiges Mandat zugrunde liegen muss, und teilen Sie ihnen die Gläubigeridentifikationsnummer und die Mandatsreferenz mit.
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