Die nützlichsten Feldfunktionen


Outlook-Tipp: Achtung E-Mail-Falle


Beim Aufruf von Outlook landen Sie standardmäßig im Posteingang. Aber was tun, wenn Sie den Tag lieber mit Blick auf die aktuellen Termine beginnen wollen? Wer direkt nach dem Start von Outlook den Kalender aufschlägt, hat einen wichtigen Schritt getan, um nicht in die „E-Mail-Falle“ zu tappen und als Erstes vermeintlich wichtige Nachrichten zu beantworten. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich den Kalender unmittelbar nach dem Programmstart anzeigen zu lassen:

  1. Starten Sie Outlook. Wechseln Sie in Datei und klicken Sie in der linken Navigation auf Optionen. Im nachfolgenden Dialog wechseln Sie in den Bereich Erweitert. Sie finden im Programmfenster den Abschnitt Starten und Beenden von Outlook (* Abb. 1).
    Mit einem Klick auf Durchsuchen legen Sie den Ordner fest, den Sie nach dem Start sehen wollen (* Abb. 2).
    Entscheiden Sie sich dort für den Kalender. Bestätigen Sie die Dialoge mit einem Klick auf OK. Bereits beim nächsten Start wird Ihnen jetzt der Kalender gezeigt.
  2. Als Variante können Sie eine individuelle Verknüpfung mit Outlook auf dem Desktop anlegen und über die Startparameter des Programms den Kalender aufrufen. Damit besitzen Sie eine Wahlmöglichkeit. Wenn Sie wie gewohnt als Erstes den Posteingang sehen wollen, starten Sie Outlook wie immer. Möchten Sie dagegen sofort zum Kalender springen, rufen Sie die Software über die Verknüpfung auf dem Desktop auf.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Schreibtischfläche und wählen Neu, Verknüpfung. Windows fragt Sie jetzt nach der Datei, auf die Sie verweisen wollen. Klicken Sie auf Durchsuchen. Üblicherweise finden Sie Outlook unter c: Programme (x86) Microsoft Office Office 14. Wählen Sie dort den Eintrag outlook.exe aus. Klicken Sie auf Weiter und geben Sie einen Namen für die Verknüpfung ein, zum Beispiel „Outlook mit Kalenderansicht“. Nun müssen Sie dem Programmaufruf noch den Parameter mitgeben, damit der Kalender genutzt wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre neue Verknüpfung und entscheiden Sie sich im Kontextmenü für Eigenschaften. Im Register Verknüpfung finden Sie den Eintrag Ziel. Hier ist in Anführungszeichen der Pfad zum Programm eingetragen. Platzieren Sie die Schreibmarke am Ende der Zeile, setzen Sie ein Leerzeichen und geben Sie dann folgendes ein: select outlook:calendar (* Abb. 3). Der Pfad in den Anführungszeichen darf dabei nicht bearbeitet werden. Speichern Sie Ihre Änderungen und probieren Sie Ihre neue Verknüpfung gleich mit einem Doppelklick aus.

Die meisten unter Ihnen werden bereits mit Feldern in Word gearbeitet haben. Die Entwickler haben in Word ein breites Angebot an diesen Platzhaltern hinterlegt. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche davon den größten Nutzen im Büro bieten.

Wer bereits einmal einen Serienbrief geschrieben hat, kennt die Funktionsweise von Feldbefehlen in Word. Es sind Platzhalter, die bestimmte Informationen innerhalb eines Dokuments oder aus anderen Dateien abfragen und diese Informationen dann automatisch im Text darstellen.

Möchten Sie in Ihrem Word-Dokument ein Feld hinterlegen, wechseln Sie in das Register Einfügen und klicken in der Rubrik Text auf den Schalter Schnellbausteine. Dort finden Sie den Befehl Feld. Mit diesen Feldern besitzen Sie ein Werkzeug, das gerade bei der Verwaltung von Dokumenten helfen kann.

Datum der Dokumenterstellung

Eines der nützlichsten Felder ist die Anzeige des Erstellungsdatums einer Datei. Hier begehen viele Nutzer beim Anlegen einer Dokumentvorlage leider einen Denkfehler. Denn wenn lediglich die Funktion genutzt wird, das aktuelle Datum einzufügen, so wird dieses Feld stets beim Öffnen der Datei aktualisiert. Der Nutzer erhält also dort stets das jeweils auf dem System eingestellte Datum zurück.

Von Interesse dürfte in den meisten Fällen jedoch das Datum sein, an dem das Dokument angelegt worden ist. Das Erstellungsdatum verbirgt sich in der Liste der Felder hinter dem Feld Create- Date. Sobald Sie es auswählen, sehen Sie direkt daneben die verschiedenen Formate, die Sie einsetzen können (* Abb. 4).

* Abb. 04: Das Feld »CreateDate« zeigt Ihnen verlässlich, wann eine Datei angelegt worden ist.

* Abb. 04: Das Feld »CreateDate« zeigt Ihnen verlässlich, wann eine Datei angelegt worden ist.

Platzhalter-Codes

Im Dialog für die Feldauswahl sehen Sie am unteren Rand den Schalter Feldfunktionen. Sobald Sie den Schalter anklicken, ändert sich das Bild etwas. Word zeigt Ihnen an, wie der Platzhalter später im Dokument aussehen wird, und zwar mit dem gesamten Code. Über die erweiterten Funktionen lässt sich die Ausgabe eines Feldes noch genauer steuern. Klicken Sie nämlich am oberen Rand auf Optionen, wird ein weiterer Dialog geöffnet, der alle »Schalter« des Feldes anzeigt. Wählen Sie ein Element aus der Liste aus, erhalten Sie eine kurze Erläuterung, was dieses Element bewirkt. Mittels Hinzufügen übernehmen Sie den Schalter, wobei Sie auch mehrere Optionen wählen dürfen, sofern diese sich nicht widersprechen (* Abb. 5).

* Abb. 05: Wenn Sie die Feldfunktionen aktivieren, kann das Verhalten von Feldern noch detaillierter gesteuert werden.

* Abb. 05: Wenn Sie die Feldfunktionen aktivieren, kann das Verhalten von Feldern noch detaillierter gesteuert werden.

Bearbeitende Personen

Werden Dokumente im Team gepflegt, ist die Fragestellung interessant, wer zuletzt Änderungen am Datenbestand vorgenommen hat. Diese Information erhalten Sie mittels des Feldes LastSavedBy. Als einzige Option haben Sie hier die Wahl, den Namen des Bearbeiters in Groß- oder Kleinbuchstaben zu erhalten.

Personalisierung von Vorlagen

Auch das Feld UserName ist mehr als praktisch und kann sich zu einem echten Zeitsparer entwickeln. Nehmen Sie an, Sie haben eine neue Fax- oder Briefvorlage für alle Kollegen erstellt. Diese soll jetzt noch um den Namen des Anwenders ergänzt werden.

Eine Personalisierung der Vorlage schaffen Sie ganz leicht, wenn Sie an der gewünschten Stelle das Feld einfügen. Damit es später bei der Verwendung der Vorlage auch genutzt wird, muss der Anwender über Datei, Optionen zunächst die Einstellungen von Word aufrufen. Unter Allgemein trägt er dann seinen Namen unter Benutzername ein. Exakt dieser Wert wird dann ausgelesen (* Abb. 6).

* Abb. 06: Damit der Nutzername von der Feldfunktion ausgewertet werden kann, muss dieser zunächst in den Einstellungen der Software angelegt werden.

* Abb. 06: Damit der Nutzername von der Feldfunktion ausgewertet werden kann, muss dieser zunächst in den Einstellungen der Software angelegt werden.

Stilvorlagen

Schließlich ist StyleRef für Sie interessant, wenn Sie automatisch den Inhalt einer bestimmten Formatvorlage des Textes an einer anderen Stelle erneut verwenden wollen. Das funktioniert am einfachsten, wenn Sie den gewünschten Stil bereits im Dokument verwendet haben, zum Beispiel eine Überschrift der Ebene 2.

Entscheiden Sie sich nun in der Liste der Felder für StyleRef und wählen Sie im Anschluss die Formatvorlage aus. Jetzt erscheint an der Stelle des Feldes der Inhalt der ersten Überschrift der zweiten Ebene.

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