Aufbewahrungsfristen aktuell

Ab ersten Januar können Sie wieder eine ganze Reihe Unterlagen getrost entsorgen, weil die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Was Sie dazu wissen müssen: Wie lange die Aufbewahrungsfrist für unterschiedliche Dokumente dauert und ab wann die Frist zu zählen beginnt.

Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) sind Kaufleute verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren, denn bereits abgeschlossene Geschäftsvorgänge können bei Rechtsstreitigkeiten auch später nochmals Bedeutung erlangen, sofern die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Aus diesem Grund müssen beweispflichtige Vorgänge archiviert werden. Eine Aufbewahrungspflicht besteht nicht nur aus handelsrechtlichen Gründen, sondern auch das Steueramt kann nachträglich Einsicht in bestimmte Akten verlagen. Generell gilt:

Sechs Jahre Aufbewahrungspflicht

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB sind empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung sechs Jahre aufzubewahren.

Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht

Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für Buchungsbelege zu den nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren (§ 14b Umsatzsteuergesetz).

Dauerwert: Diese Akten dürfen Sie nicht wegwerfen!

„Dauerwert“ ist ein Begriff aus der öffentlichen Verwaltung. In der Wirtschaft gibt es aus handels- und steuerrechtlicher Sicht keine Aufbewahrungsfristen über zehn Jahre hinaus. Doch ist es allgemein üblich und sinnvoll, Gesellschaftsverträge, Grundstückunterlagen, Baupläne, Patente, Gerichtsurteile oder Personalakten dauerhaft aufzubewahren.

Auch andere Regelwerke bestimmen mit, welche Akten wie lange aufbewahrt werden müssen, etwa aus steuerrechtlichen Gründen oder durch das Einsichtsrecht in Personalakten.

Vorsicht bei der Berechnung von Aufbewahrungsfristen!

Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss – und aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen – beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss erstellt worden ist. Wenn in Ihrem Unternehmen also der Jahresabschluss für das Jahr 2013 im Frühjahr 2014 erstellt wird, dann beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst ab dem Jahr 2015 zu zählen! Diese Unterlagen sollten Sie nicht vor dem 1. Januar 2025 vernichten.

Wenn Sie auf einen Blick wissen wollen, welche Dokumente Sie per 1. Januar 2015 vernichten können, finden Sie im Download-Bereich von „Sekretärinnen SERVICE“ eine detaillierte Liste mit den vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente in alphabetischer Reihenfolge. Die Liste wird jährlich auf den neusten Stand gebracht.

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