Wie Sie Portfolio-Gespräche gut vorbereiten

In den Herbstmonaten werden klassischerweise die Produkt-, Dienstleistungs-oder Projektfolios für das kommende Jahr besprochen. Mit Sicherheit werden Sie bei Ihrem Chef punkten, wenn Sie diese Gespräche optimal vorbereiten. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie hierbei achten sollten.

Manche Chefs geben ihren Assistentinnen eine genaue Aufstellung,welche Informationen sie für ihr Portfolio-Gespräch benötigen. Gehört Ihr Vorgesetzter nicht dazu, dann lassen Sie sich genau von ihm definieren, …

  • worauf der Schwerpunkt des Portfolio-Gesprächs liegt („Worüber werden Sie am 20. September genau sprechen?“),
  • welche Unterlagen er benötigt („Reichen Ihnen die Daten dieses Geschäftsjahres oder benötigen Sie zum Vergleich diejenigen von 2007 und 2006?“),
  • ob Sie von anderen Abteilungen Zusatzinformationen anfordern sollen („Brauchen Sie für Ihr Gespräch auch die Vertriebszahlen von Herrn Meier“?) und
  • ob es nötig ist, dass Sie weitere externe Daten recherchieren („Reichen Ihnen die vorliegenden Informationen aus oder möchten Sie, dass ich im Internet oder beim Branchenverband zu bestimmten Punkten Zusatzdaten einhole?“).

Sichten Sie vor

Natürlich dürfen Sie nun Ihrem Chef zur Gesprächsvorbereitung keine unsortierte, mit Material überquellende Mappe in die Hand drücken: Sichten Sie und ordnen Sie stattdessen die Unterlagen gemäß den Vorgaben, die Sie erfragt haben, vor.

Arbeiten Sie dabei mit einem übersichtlichen Sortiersystem, mit dessen Hilfe Ihr Chef schnell die Unterlagen findet, die für seine Argumentation wichtig sind. Falls Sie kein bevorzugtes eigenes Systembesitzen, können Sie sich an folgendem orientieren:

Grün: portfolio-übergreifende Informationen (z. B. Übersichten, Entwicklungsdaten,Prognosen/Visionen Ihres Chefs)

Gelb: detaillierte Angaben sowie ausgewählte Rechercheunterlagen zu den einzelnen Produkten, Dienstleistungen oder Projekten; Am besten unterteilen Sie diesen Bereich nochmals entsprechend mit Einlegeregistern,damit Ihr Vorgesetzter schnell und individuell Auskunft geben kann.

Rot: Übersicht über „mögliche Gefahren“ (eigene Analysen Ihres Chefs, recherchierte Daten). Auf diesen Informationsbereich kann Ihr Chef zurückgreifen, wenn er für seine Argumentationskette entsprechende Fakten braucht.

PRAXIS-TIPP:

Falls Ihr Vorgesetzter die Unterlagen lieber EDV-technisch aufbereitet haben möchte, empfiehlt es sich, diese zunächst in Papierform vorzusortieren, bevor Sie sie für die entsprechenden Ordner einscannen. Mehr zur computertechnischen Aufbereitung finden Sie in den PC Top-Tipps.

  

Checkliste: Das gehört in eine Projekt-Portfolio-Mappe
OK
Übersicht über alle Projekte des aktuellen Geschäftsjahres
aktueller Status-quo-Bericht der einzelnen Projektleiter
Analyse der bisherigen Projektergebnisse
anvisierte Ziele, Zeitpläne und Budgetplanung für 2009
Übersicht zum Risikomanagement
Argumentationshilfen (recherchierte Zusatzinformationen)
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