Welche Programme müssen Sekretärinnen beherrschen?

Sekretärinnen sind die heimlichen Allrounder eines Unternehmens. Obwohl sie eine Vielzahl an Aufgaben managen, sich stets einen Überblick über alle anfallende Tätigkeiten verschaffen und ihrem Chef den Rücken freihalten, werden ihre Leistungen weiterhin unterschätzt. Stattdessen erhöhen sich die Anforderungen der Sekretariatskompetenzen: Koordinationsfähigkeit oder Organisationstalent bleiben auch weiterhin relevante Eigenschaften für den Beruf, wichtiger sind mittlerweile neben einer Grundaffinität für Technik allerdings Fremdsprachenkenntnisse. Immer mehr Unternehmensabläufe finden nicht nur digital, sondern oftmals international statt. Es ist daher zwingend notwendig, als Sekretärin mit der Zeit zu gehen und sich elektronisch stets auf dem neuesten Stand zu halten, um weiterhin den Anforderungen zu entsprechen. Schließlich schreibt kaum noch jemand eine Notiz auf ein Stück Papier, wenn es doch ein virtuelles Notizbuch gibt. Kundenkontakt erfolgt schon lange nicht mehr ausschließlich über das Telefon oder per Post, E-Mails sind das Zauberwort. Cloudbasierte Unternehmenskalender ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Termine zentral einsehbar zu machen. Welche Softwareprogramme muss eine Sekretärin demnach beherrschen, um ihre Aufgaben adäquat zu erledigen?

Die Basics

Bei einer Sekretärin wird vorausgesetzt, dass sie folgende Anwendungen selbstständig benutzen kann:

  1. Office-Anwendungen wie MS Word sowie MS Excel
  2. Präsentationssoftware wie Power Point
  3. E-Mail-Programme wie Outlook

Das Erstellen von Tabellenkalkulationen, das Verfassen eines wichtigen Dokuments oder das Anfertigen einer Präsentation zählen zu den täglichen Aufgaben einer Sekretärin. Daher muss jeder Handgriff sitzen, schließlich handelt es sich bei einer Sekretärin meist nicht nur um eine Bürokraft, sondern um die Assistentin des Chefs. Er muss sich auf sie und ihre Fähigkeiten verlassen, soll sie ihn doch schließlich entlasten.

Betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Die Anforderungen an eine Sekretärin sind gestiegen. Vielen Vorgesetzten ist es wichtig, dass ihre Mitarbeiter nicht nur die gängigen Programme problemlos anwenden können, mittlerweile wünschen sie sich betriebswirtschaftliche Kenntnisse ihrer Angestellten. Immer öfter übernehmen sie daher folgende Zusatzaufgaben:

  • Kalkulationen
  • Berechnungen
  • Rechnungswesen
  • Budgetplanungen

Selbstverständlich ersetzt eine Sekretärin keinen ausgebildeten Buchhalter, nicht selten leistet sie allerdings die Vorarbeit. Daher ist es wichtig, dass sie das Rechnungsprogramm der Firma bedienen kann, um eine adäquate Auftragsbearbeitung zu gewährleisten. Häufig genutzt werden die Softwareprogramme von Marktführer Lexware, die sich explizit an kleine sowie mittelständische Unternehmen richten, von Fastbill oder Sage. Es ist daher zwingend notwendig, dass sich Sekretärinnen permanent weiter- sowie fortbilden. Das ist schließlich nicht nur in ihrem Interesse, sondern ebenso vorteilhaft für den Betrieb. Mittlerweile werden Seminare angeboten, die sich direkt an Sekretärinnen richten – unter anderem auch BWL-Wissen für Sekretärinnen.

Reiseplanung und Terminkoordinierung

Ein Großteil der Kommunikation läuft über den Schreibtisch der Sekretärin:

  • Vereinbarung von Terminen
  • Kontakt zu Geschäftspartnern sowie –kunden
  • Reiseplanung wie Reservierung eines Mietwagens oder Buchung eines Hotelzimmers

Es ist daher sehr wichtig, dass sich der Vorgesetzte bedingungslos auf seine Mitarbeiter verlassen kann. Damit die Terminkoordination nicht nur leichter von der Hand geht, sondern gleichzeitig transparent kommuniziert wird, greifen viele Unternehmen zu einer Cloudlösung wie den Google Kalender zurück. Dort werden alle anstehenden Termine hinterlegt, was Überschneidungen verhindern soll – besonders wenn es um die Nutzung des Firmenwagens geht. Im Kalender werden außerdem Telefonkonferenzen oder außerplanmäßige Termine übersichtlich dargestellt. Es ist daher unabdingbar, dass eine Sekretärin mit einem solchen Programm arbeiten kann.

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