Versorgen Sie Ihren Chef richtig

Niemals vorher waren in der Office-Welt Informationen so schnell abrufbar wie heute. Das ist der Vorteil neuer Technologien. Allerdings wurden wir früher auch nicht von Informationen so überschwemmt wie heute.

 
Bestimmt wissen Sie, wie das perfekte Zusammenspiel im Motorsport gelingt: Von jedem Bremsvorgang, jedem Schalten, jeder noch so kleinen Aktion werden Daten von den Renningenieuren ermittelt, gespeichert, sofort weitergeleitet und genauso schnell ausgewertet. Ohne die unmittelbare Auswertung der Daten können Fahrzeug und Fahrer von der Box aus nicht wirkungsvoll unterstützt werden. Es versteht sich auch von selbst, dass alle gespeicherten Informationen sofort abrufbar sind.
Ähnlich muss auch die Zuarbeit mit Ihrem vielreisenden Chef ablaufen. Erstellen Sie hierfür an jedem Tag der Abwesenheit eine Stichwortliste, auf der Sie alles notieren, was dringend besprochen oder an ihn weitergegeben werden muss. Anhand dieser Liste können Sie während des Telefonats alle wichtigen Punkte abhaken.

So gelingt die „virtuelle Zuarbeit“

Damit Ihr Vorgesetzter auch wirklich nur die von ihm benötigten Informationen von Ihnen bekommt, ist es sinnvoll, dass Sie folgende Aspekte im Hinterkopf behalten. Sie ersparen Ihnen spätere Nachfragen, die nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern zudem sehr lästig sein können:

  • Wozu wird die Information benötigt?
  • Welches Ziel wird verfolgt?
  • Bis wann wird die Information benötigt?
  • Wo kann ich die Information erhalten? 
  • Liegt die Information schon im Unternehmen vor oder muss ich sie an anderer Stelle suchen?
  • Wie umfangreich soll die Suche sein?
  • In welcher Form soll die Information vorliegen?
  • Wird die Information auch noch von anderen benötigt? 
  • Wird die Information nur einmal oder dauerhaft benötigt?

PRAXIS-TIPP: Fragen Sie nach, ob und welche Unterlagen Sie gegebenenfalls einscannen und Ihrem Chef auf den Laptop senden sollen – sofern er von unterwegs seine EMails bearbeiten kann. Erkundigen Sie sich auch, ob Sie ihm jede einzelne E-Mail weiterleiten sollen oder ob er eine Zusammenfassung der E-Mails via Telefon präferiert.

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