Tipps für Ihr Dateimanagement

Während in vielen Büros ausgeklügelte Ablagesysteme für Ordnung sorgen, bieten viele Festplatten den Anblick des Chaos. Wir helfen Ihnen beim Aufräumen und dabei, den Durchblick zu behalten.

 

Unter Windows XP nutzen die Ordner auf Ihrer Festplatte stets das gleiche Symbol. Das muss aber nicht sein.

So geht’s:

  1. Markieren Sie den Ordner, dem Sie ein neues Symbol zuweisen wollen.
  2. Führen Sie nun darauf einen Rechtsklick aus.
  3. Aus dem Kontextmenü wählen Sie Eigenschaften.
  4. Wechseln Sie in das Register Anpassen. Dort finden Sie den Abschnitt Ordnersymbole.
  5. Klicken Sie auf Anderes Symbol (Abb. 4).

    Abb. 4: Über die Eigenschaften weisen Sie dem Ordner ein anderes Symbol zu.

  6. Im nachfolgenden Dialog entscheiden Sie sich aus der Vielzahl der angebotenen Bilder für das passende Symbol und klicken darauf (Abb. 5).

    Abb. 5: Windows stellt Ihnen ein großes Angebot an individuellen Symbolen zur Verfügung.

  7. Verlassen Sie die Dialoge jeweils mit einem Klick auf OK.

PRAXIS-TIPP

Wichtig ist es, dass Sie sich jeweils für ein Symbol je Dokumentengattung entscheiden. Weisen Sie also allen Ordnern, die Bildmaterial enthalten, das gleiche Sinnbild zu. Dies gilt etwa auch für alle Ordner mit Briefen. Durch die visuelle Unterstützung werden Sie nun den gewünschten Ordner schneller finden.

 

Bringen Sie Ordnung ins System

Ein weiteres Problem im Büroalltag stellt der „Wildwuchs“ an Dateinamen dar. Besser, Sie entscheiden sich für ein einfaches System, das Sie konsequent durchhalten.

Bei der Auswahl Ihres Systems denken Sie wie eine „Suchmaschine“: Wonach werden Sie forschen, wenn Sie von Ihrem Chef gebeten werden, ihm einmal schnell den Vorgang auszudrucken? Ein Beispiel für eine solche Organisation könnte etwa so aussehen:

2007.05.26 Angebot A-225 Firma Müller Nägel.doc

Ob Sie Ihre Dokumente nun nach …

  • den Arten organisieren oder
  • beispielsweise den Kunden in das Zentrum stellen,

ist Ihnen überlassen bzw. sollte sich an der Organisation Ihrer Papierablage orientieren.

 

Räumen Sie gelegentlich auf

Haben Sie auf diese Weise nun Ihren Datenbestand aufgeräumt, können Sie nun noch an den Frühjahrsputz Ihrer Festplatte gehen. Temporäre Dateien sind unnötiger Ballast, der das System nur ausbremst. Verschaffen Sie sich mit den Bordmitteln von Windows einfach mehr Platz.

So geht’s:

  1. Klicken Sie auf Start, Alle Programme, Zubehör, Systemprogramme.
  2. Öffnen Sie die Datenträgerbereinigung.
  3. Haben Sie mehr als ein Laufwerk, möchte Windows von Ihnen nun wissen, welches Laufwerk bearbeitet werden soll.
  4. Wählen Sie dieses aus und gehen Sie mit OK weiter.
  5. Windows untersucht nun Ihr System. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern.
  6. Im nachfolgenden Dialog können Sie die einzelnen Platzverschwender gezielt auswählen. Windows zeigt Ihnen an, wie viel Platz Sie damit gewinnen (Abb. 6).

    Abb. 6: Die Datenträgerbereinigung verschafft Ihnen wieder mehr Platz auf dem System.

Mit einem Druck auf OK starten Sie den Vorgang. Das Aufräumen kann einen Moment dauern, lohnt sich aber!

 

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