Texte perfekt korrigieren

Ein falsch gesetztes Komma in einer Zahl, der nicht korrekt geschriebene Name eines Geschäftspartners, eine falsche Zeitangabe für ein Meeting: Fehler sind schnell überlesen und können üble Folgen haben. Hier finden Sie Tipps, die Ihre Arbeit erleichtern.

Selbstverständlich gibt es Korrekturmöglichkeiten, die Bestandteil der gängigen Textverarbeitungsprogramme sind. Außerdem können Sie zusätzliche Korrektursoftware erwerben, die Sie einfach an Ihre firmeninterne Text-CI anpassen und um individuelle Vereinbarungen, etwa aus Texthandbüchern, erweitern können. Diese Programme gibt es natürlich auch für Fremdsprachen.

Sinn von Korrekturprogrammen

All diese Programme sind ausgesprochen sinnvoll, entdecken sie doch selbsttätig viele

  • einfache Schreibfehler,
  • Buchstabendreher,
  • unkorrekte Groß- oder Kleinschreibungen.

Und wenn Sie zusätzlich noch die Funktionen „Suchen“ und „Ersetzen“ in Ihrer Textverarbeitung nutzen, können Sie ganz gezielt eigene „Schreibschwächen“ ausmerzen.


Fast jeder kennt typische Dreher, die immer wieder vorkommen: „eu“ wird zu „ue“ oder „ei“ zu „ie“. Solche Schnitzer lassen sich über die Funktion „Suchen“ aufspüren, jedoch nicht automatisch über „alle ersetzen“ beheben, weil sie fast immer Bestandteil von Wörtern sind, deren Bedeutung sich dadurch ändern kann. Das Beispiel „schießen“ zeigt eindringlich, zu welchen neuen Unannehmlichkeiten ein unkontrollierter Einsatz dieser Funktionen führen kann.


Also: Immer den Einzelfall prüfen! Das gilt auch für alle Korrekturvorschläge in den einzelnen Korrekturprogrammen.

Grenzen der Programme

Die Grenzen der Programme sind schnell erreicht: Schon bei der zuschaltbaren Grammatikprüfung wird es haarig und leicht macht man sich mit dieser Funktion mehr Arbeit als ohne sie, weil Grammatik nun einmal eine sehr komplexe Angelegenheit ist. Bevor man drei oder vier angebotene Varianten prüft, achtet man vielleicht lieber selbst beim Korrekturlesen darauf. 


Testen Sie an ein paar Beispieltexten, ob die Funktion „Grammatikprüfung“ für Sie wirklich sinnvoll oder eher überflüssig ist. Das Programm soll Sie schließlich entlasten und nicht Mehrarbeit bedeuten.


Aber auch die schon einleitend erwähnten Fälle von

  • Zahlen
  • Namen
  • Terminen

lassen sich mit diesen Programmen nicht zweifelsfrei erkennen.

Praxisbeispiel Zahlen

Care has to be taken in English as far as numbers are concerned. If you offered a new employee a salary of 9,600 Euro instead of 9.600 Euro per hour you might get into trouble with the Human Resources Dept. Because the English use the comma where the Germans put a full stop.

Exercise: Zahlen unterteilen

Schreiben Sie die Zahlen auf Englisch.

Deutsch                 Englisch

1.000                      :::____
3.005,20                :::____
6.000.760,40        :::____
2,50                        :::____

We suspect that was not too challenging for you. But that is down to the subject of the exercise, and that you stayed focussed on the problem, which is really important for German PAs. If it comes to proofreading business texts you might easily forget about this British English style. 


Insider tip from your British editor Maureen Brown


You can take a step further towards being even more diligent: Read the text aloud. This will make mistakes more obvious. And by identifying incorrect formulations through reading aloud you may discover that your boss likes your constructive style suggestions. 

Eigenes Korrekturlesen

So be alert to this difference, even if your programme (BE)/program (AE) has already found several mistakes. And don’t rely on just reading the text without comparing it to the manuscript or dictation. When it comes to names, numbers or dates you have to check twice.

Auf dem Bildschirm oder Ausdruck lesen?

This is a difficult question, because time pressure often makes it necessary to choose the quickest way, which is reading the document on the screen. But even if it takes less time this is not the best decision, because in the end bad proofreading could cost you your job.


Quote


“I was working on the proof of one of my poems all the morning, and took out a comma. In the afternoon I put it back again.”

Oscar Wilde 

Praxistipp: Mehrschrittig korrigieren

So our advice is to proofread in several steps.

1. Use the correction function in your text programme for an initial check. Add any words which relate to your company’s Corporate Identity or to the user dictionary.
2. Update the document with all changes and print it out.
3. Read the text aloud and make any further necessary corrections and style suggestions by hand.
4. If there is time or the need to talk the suggested corrections over with the author of the text, do so. If not, correct the file and use it as planned.

Step 4 leads us to something else you need to consider when you correct a text in handwriting.

Regeln und Zeichen für Korrekturen

There are two important rules for corrections. The most important is:

Rule 1

Every mistake you correct in the text has to be made obvious – through the use of a correction mark – in the margin. Only by keeping to this rule you can be sure that not a single fault is overlooked. This is essential, especially if more than one person works on a text.

Rule 2

Correction marks have to be non-ambiguous (BE)/nonambiguous (AE). So other than an old fashioned teacher you will not simply say “wrong”.

You will mark the incorrect word or space in the text and show – in the margin – how it should be corrected.

Exercise: Bitte korrigieren Sie

Please correct the following sentences in handwriting:

1. Ms Petersen will arrived at 6:00 pm at Colonge airport.
2. Paula had te tack the afternonn of to see her Docter.
3. The company cer broked doun right at the cornet.
4. The document was ful with mistaks.
5. Yesterday the bass let earlyer.

In the answer key you find the unmistakeable errors and the corrections. The editor crossed out the whole wrong word and wrote the correct one right behind the sentences.

Another, much more professional option is to mark the mistake with a unique symbol, repeat this symbol in the margin and write the correction against it.


If there is more than one mistake in a line you have to make sure the symbols vary, so the other person involved can distinguish which letter belongs to which word.


Deleatur – „Es werde getilgt“

And what can you do if there is one letter or a whole word to be deleted? There is a special sign, called “deleatur”.

It looks like this    or slightly different, depending on your handwriting. Again it is important to show the other people working on the document, which letter or word is to be deleted.

Quellen anzapfen

In fact if you want to improve and professionalise (BE)/professionalize (AE) your proofreading skills you might want to learn the special signs. In German the “Duden” offers them.

You can also find some German sites showing handwritten proofreading signs according to the DIN 16 511 on the internet, e.g.:

www2.informatik.hu-berlin.de/sv/lehre/korrekturzeichen.pdf

This might be helpful if you work with German bosses on English texts.

If you work with British people, their correction signs might be more helpful. You can find them here:

www.enago.com/proofreadingsymbols.htm

There are a lot more websites offering proofreading signs. Find your favourite one – and use it. 


Insider tip from your American editor Ulrike Rudolph


Make sure you chose your symbols carefully and not just one which simply says “P” for punctuation, “SV” for subject verb agreement or “TS” for tense shift. This will only waste the other persons’ time as they have to guess what you are suggesting.

If you learn to use these signs and convince your boss to do so as well, correcting texts will become much easier, and you can be sure you will impress PR agencies or other companies with professional editors that you may have to deal with in the future! 

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