Termine für den Chef planen

Die eigenen Termine zu planen ist eine Sache – über die Zeit anderer Personen zu verfügen, eine andere. Wie planen Sie die Termine für Ihre Chefs richtig?

Im Grunde koordinieren Sie die Zeit anderer nach den gleichen Regeln wie Ihre eigene Zeit. Daher sind die nächsten Punkte teilweise auch eine Chance zur Wiederholung für Sie:

1. Regel: Zeitdauer kalkulieren!

Die Dauer der einzelnen Tätigkeiten oder Veranstaltungen muss nicht nur realistisch, sondern auch individuell und situativ angemessen eingeschätzt werden. Planen Sie Pufferzeiten nach der Art und den Wünschen Ihres Chefs ein. Beachten Sie Pünktlichkeit und Endtermine und bedenken Sie Unvorhergesehenes und die Persönlichkeit Ihres Chefs in Sachen Disziplin.

Fragen Sie nach, wie die Termine gesetzt werden sollen: knapp und riskant oder großzügig und realistisch?

2. Regel: Tagesrhythmus beachten!

Nicht nur Ihr Tagesrhythmus ist entscheidend, sondern auch jener Ihrer Chefs oder Kollegen. Planen Sie wichtige Gespräche in einem Zeitraum, zu dem sich alle gut konzentrieren können.

Behalten Sie dabei auch das Tagesgeschäft im Auge: Zu welchen Zeiten werden Sie am wenigsten gestört?

3. Regel: Wünsche und Prioritäten klären!

Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach Wünschen und Prioritäten, damit Sie selbstständig Entscheidungen treffen können:

  • Wie wichtig ist ein Termin?
  • Was kann dafür zurückgestellt werden?
  • Wie groß ist der Aufwand?
  • Welche Folgetermine sind zu beachten?
  • Warten Mitarbeiter auf Ergebnisse?

4. Regel: Agenda koordinieren!

Lesen Sie die eingehende Post und notieren Sie sich wichtige Aspekte sofort. Einigen Sie sich gemeinsam auf angemessene Hilfsmittel für die Zeit- und Terminplanung und den Informationsaustausch. Am besten dafür geeignet ist ein elektronischer Kalender. So sieht jeder sofort die Neueinträge.


Schnell-Check: Terminsteuerung


  • Legen Sie mit Ihrem Chef die maximale Anzahl Termine pro Tag fest.
  • Ist die maximale Anzahl erreicht und es fragt noch jemand nach einem Termin, klären Sie mit dem Chef, ob Sie den Termin vergeben dürfen.
  • Terminanfragen, die Sie für unnötig halten, legen Sie zur Seite. Gehen Sie diese mit dem Chef durch.
  • Vergisst Ihr Chef oft Termine, erinnern Sie ihn telefonisch oder per SMS daran. Die Erinnerungsfunktion in Outlook funktioniert nur, wenn er gerade am PC arbeitet.
  • Schützen Sie Ihren Chef vor störenden Anrufen! – Schreiben Sie Namen, Thema und Telefonnummer der Anrufer auf. Ihr Chef entscheidet, ob und wann er zurückruft.

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

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