Stop Doing the Wrong Things

Um die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern, verfolgen viele Unternehmen den Managementansatz eines „Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“. Ein zusätzlicher Aspekt dieses KVPs ist die „Effektivitätssteigerung“.

„Effizienzsteigerung und Effektivitätssteigerung ist doch dasselbe!“, werden jetzt einige von Ihnen denken. Nicht ganz – Effizienz fragt nach dem „Wie“: Tun wir die Dinge richtig? Schnell? Gut durchdacht? Die Effektivität hingegen fragt nach dem Objekt des Tuns an sich: Tun wir das Richtige? Das Notwendige? Wenn Ihnen nun der Kopf schwirrt, ist ein Teil unseres Ziels bereits erreicht: Sie beginnen zu fragen, was das Ganze soll. Genau darum geht es!

Sind alle Aufgaben notwendig?

Wenn wir uns morgens gähnend mit einem Espresso an den Schreibtisch setzen, haben viele von uns bereits einen minutiös geplanten Tagesablauf vor sich. Andere wiederum lassen sich überraschen und nehmen die Dinge, wie sie kommen. So unterschiedlich die beiden Ansätze sein mögen – ihnen ist gemeinsam, dass zahlreiche Aufgaben erledigt werden müssen. Und da wollen wir gleich ansetzen: „Müssen“ diese Aufgaben wirklich erledigt werden? Unterziehen Sie probehalber mal eine bestimmte Aufgabe einer Prüfung: Fragen Sie sich, was der Sinn und Nutzen dieser Aufgabe ist. Wird sie gemacht, weil es schon seit Jahren so ist? Wird sie gar doppelt gemacht? Oder noch übler: Fragt überhaupt irgendjemand danach? Machen Sie sich da womöglich eine Arbeit völlig umsonst, weil Ihre Informationsmail im virtuellen Mülleimer landet?

Werfen Sie Ballast ab!

Haben Sie Mut und beginnen Sie ein beherztes Streichkonzert! Stop doing the wrong things! Sie werden überrascht sein, wie viele Aktionen gar nicht nötig sind: Haben Sie vielleicht seit Jahren in mühseliger Handarbeit Zahlen in eine Excel-Tabelle eingetragen, so lassen sich diese möglicherweise automatisch aus dem SAP auslesen oder sind überhaupt nicht mehr gefragt. Gehen Sie jetzt nicht gleich in die Defensive: „Aber der Chef will doch, dass ich dies und das liefere!“ Mag ja sein, aber hinterfragen Sie alles, was Sie während des Tages tun. Durchkämmen Sie minutiös das gesamte Arbeitsumfeld von der Infrastruktur über die Sitzungskultur bis zum detaillierten Arbeitsschritt:

  • Müssen denn die Lampen die ganze Nacht im Büro leuchten?
  • Brauchen wir wirklich noch Festnetztelefonapparate?
  • Braucht es die lange und schlecht vorbereitete Dienstagssitzung wirklich?
  • Muss ich tatsächlich drei verschiedene Tabellen ähnlichen Inhalts an drei verschiedene Abteilungen senden?
  • Müssen Informationen immer über EMail an alle versandt werden oder genügt ein Sharepoint?
  • Müssen Zeichnungen wirklich noch auf Papier abgelegt werden oder genügt die elektronische Version?
  • Ergibt es noch Sinn, die alte Datenbank zu pflegen, wenn kein Mensch mehr reinschaut?

Sie werden jede Menge Einsparpotential finden, das sich nicht nur in der Zeit, sondern letztlich auch im Geldbeutel der Firma zeigt. Plötzlich finden Sie und Ihre Mitarbeitenden wieder Zeit für die richtigen Dinge: vielleicht eine Recherche, eine lange aufgeschobene, aber wichtige Spezialaufgabe oder gar einen internen Kurs. Auch wenn Sie als Assistentin möglicherweise genauso betriebsblind sind wie alle andern: Seien Sie mutig und schauen Sie mal aus der Vogelperspektive auf Ihren Arbeitsplatz, Ihre nähere Arbeitsumgebung und dann auf die gesamte Firma. Da gibt es sicher jede Menge Aktionen, die unreflektiert weiterlaufen und deren Sinn und Zweck mehr als fragwürdig ist.

Machen Sie den Anfang!

Seien Sie nicht überrascht, wenn Sie „Stop doing the wrong things“ lancieren – dumme Sprüche wird es auf jeden Fall geben: „Sollen wir denn aufhören zu arbeiten?“ „Ja“ können Sie weltmännisch lächelnd entgegnen, „wenn eine bestimmte Arbeit sinnlos ist: Tu was Sinnvolleres!“ Es geht nicht um das „Wie“, sondern um das „Was“. Das muss von Anfang an glasklar herüberkommen.

„Effizienz“ bedeutet, die Dinge richtiger, schneller oder sonst wie besser zu machen. „Effektivität“ aber bedeutet, die Dinge zu tun, die notwendig sind. Das ist der Kerngedanke von „Stop doing the wrong things“. Legen Sie also alles Fragwürdige beiseite und beginnen Sie heute damit, sich von zeitfressendem und unnötigem Ballast zu befreien. Das beflügelt ungemein.


Autorin: Irene Fischer ist nach über 15 Jahren Sekretariatserfahrung Assistentin des Teilbereichsleiters eines großen Energiekonzerns.

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