Stellenanzeigen im Vergleich

„Sekretärinnen SERVICE“ hat dreißig aktuelle Ausschreibungen von Assistenzstellen auf dem deutschen Stellenmarkt unter die Lupe genommen und die Jobprofile miteinander verglichen. Über die Auswertung berichten wir hier.

Was uns zunächst interessierte ,war die Frage, welche Aufgaben die Stellenprofile beinhalteten. Grundsätzlich fiel dabei auf, dass die meisten Profile über die klassischenSekretariatsaufgaben hinausreichen und dass weitergehende Aufgaben wie Projektaufgaben und die eigenständige Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Statistiken mit zum Aufgabengebiet gehören. Das Schreiben ab Diktat war nur in einem Einzelfall gefordert, und die Stenografie ist gänzlich aus dem Anforderungskatalog verschwunden. Hier zeigt sich,dass elektronische Hilfsmittel dem Vorgesetzten die Arbeit soweit erleichtern, dass er bestimmte Aufgaben nicht mehr wie früher delegieren muss.

Das Berufsbild der Assistenz ist vielseitig und attraktiv. Es lohnt sich, bei der Jobsuche genau hinzuschauen, ob die konkrete Tätigkeit den eigenen Neigungen entspricht. Was liegt Ihnen mehr: organisieren und an vielen Fäden ziehen oder Schreib- und Gestaltungsarbeiten? – Arbeiten Sie lieber mit Sprache oder liegen Ihnen Zahlen eher? – In vielen Jobs lässt sich alles miteinander kombinieren. Sie können sich aber auch ganz bewusst ein Aufgabenfeld suchen, in dem Sie bestimmte persönliche Stärken ausleben können.

Der ideale Bewerber, die ideale Bewerberin

  • kann Frau oder Mann sein (sämtliche Assistenzstellen waren sowohl für Frauen wie Männer ausgeschrieben).
  • bringt einschlägige Berufserfahrung mit.
  • verfügt mindestens über einen kaufmännischen oder vergleichbaren Abschluss.
  • verfügt als Assistenz der Geschäftsführung über betriebswirtschaftliche Kenntnisse – entweder ein entsprechendes Studium oder mehrjährige Berufserfahrung ist hier zwingend.
  • kann für bestimmte Stellen zusätzlich fachspezifische Kenntnisse einbringen (Finanzen, Marketing, technische Kenntnisse, Branchenkenntnisse).
  • kennt die MS-Office-Programme aus dem Effeff (ein absolutes Muss für alle Stellen).
  • verfügt über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (25 von 30 Stellen).

Gewünschte Softskills

Die Zahl in Klammern entspricht der Anzahl Stellenanzeigen von dreißig, die dieses Kriterium genannt haben. Die kursiv und fett gedruckten Skills sind insbesondere für die persönliche Assistenz der Geschäftsleitung zentral.

  • selbstständiges, eigeninitiatives und zielorientiertes Arbeiten (23)
  • Teamfähigkeit (21)
  • verbindliches, freundliches und souveränes Auftreten (19)
  • ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit (16)
  • Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein (13)
  • Organisationstalent (12)
  • Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft (12)
  • ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung (9)
  • Diskretion, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit (9)
  • strukturierte und systematische Arbeitsweise (8)
  • Belastbarkeit und Stressresistenz (8)
  • spezifische Software-Kenntnisse (zum Beispiel SAP, CMS, Adobe Suite, etc.) (7)
  • Engagement und Leistungsbereitschaft (7)
  • sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (6)
  • Genauigkeit, sorgfältiger Arbeitsstil (6)

Einzelne Stellenanzeigen nannten zusätzlich folgende Eigenschaften:

  • analytisches Denken und konzeptionelle Stärken (4)
  • Offenheit (4)
  • schnelle Auffassungsgabe (4)
  • Interkulturelle Kompetenz (4)
  • hohe Zahlenaffinität, gutes Zahlenverständnis (3)
  • weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil (3)
  • unternehmerisches Denken und Handeln (3)
  • diplomatisches Geschick, Verhandlungsgeschick (3)
  • Bereitschaft und Freude, sich in neueThemengebiete einzuarbeiten (3)
  • Sozialkompetenz (3)
  • Spaß an der Arbeit, positive Grundhaltung (3)
  • Affinität zur Branche (3)
  • Erfahrung in Projektarbeit, Kenntnissein Projekt- und Zeitmanagement (3)
  • Durchsetzungsvermögen (1)
  • Verständnis für technische Zusammenhänge (1)
  • Multitasking-Fähigkeit (1)
  • gute Allgemeinbildung (1)
  • Kostenbewusstsein (1)
  • persönliche Reife (1)
  • Spaß am Texten (1)
  • Kreativität (1)

Aufgabenspektrum der untersuchten Stellenanzeigen


Klassische Sekretariatsaufgaben
Anmerkung: Die rot/kursiv gedruckten Aufgaben wurden ebenfalls bei der Direktionsassistenz erwähnt.
Anzahl
Officeorganisation und Administration
16 von 30
Terminkoordination und -überwachung
12 von 30
Unterstützung des Vorgesetzten im Tagesgeschäft
11 von 30
Reiseplanung
11 von 30
Empfang und Betreuung von Gästen und Besuchern 7 von 30
Vor- und Nachbereitung von Meetings 6 von 30
Telefonbetreuung, Erteilung telefonischer Auskünfte 5 von 30
Ablage, Dokumentation, Archivpflege 5 von 30
Datenverwaltung, Datenpflege 5 von 30
Informationsmanagement, Sicherstellung des Informationsflusses 4 von 30
Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post 4 von 30
Büromaterialbestellungen 3 von 30
Schreiben und Aufbereiten von Inhalten
Korrespondenz in Deutsch
13 von 30
Erstellen von Präsentationen und Vorträgen
11 von 30
Korrespondenz in Englisch 8 von 30
Schreiben und Redigieren von längeren Texten und Dokumenten 3 von 30
Erstellen von PR-, Prospekt-, Werbe- und Verkaufsförderungsmaterial 3 von 30
Die Arbeit mit Zahlen
Erstellen von Reportings, Statistiken und Auswertungen 9 von 30
Reisekostenabrechnung
8 von 30
Projekt- oder Kostenstellencontrolling
4 von 30
Vorprüfen von Rechnungen und Controllingberichten 4 von 30
Eventorganisation
Planen und Durchführen von Kundenevents, Tagungen und Messen 9 von 30
Organisation von Meetings und Besprechungen 5 von 30
Spezialaufgaben
Projektaufgaben 10 von 30
Fachspezifische Sachbearbeitung 4 von 30
Research-Tätigkeiten und Analysen 4 von 30
Mitgestalten von Strategien und Konzepten 3 von 30

Anmerkung: Die rot/kursiv gedruckten Anforderungen wurden explizit auch in Anzeigenfür die Geschäftsassistenz erwähnt.


Zitat


Der Charakter offenbart sich nicht an grossen Taten; an Kleinigkeiten zeigt sich die Natur des Menschen.

Jean-Jacques Rousseau

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