Softwarelösungen zur Optimierung von HR-Abläufen

Das Human-Ressource-Management (HR-Management) betrifft mit seinen vielseitigen Herausforderungen nahezu sämtliche Abteilungen im Unternehmen. Personalarbeit umfasst die Beschaffung neuer Talente, die Entwicklung des Personals sowie zahlreiche Koordinationsaufgaben. Prozessoptimierung ist im Zusammenhang mit HR jedoch in den meisten Firmen nur wenig entwickelt. Durchdachte Softwarelösungen versprechen Arbeits- und Zeitersparnis bei wichtigen HR-Tätigkeiten.

HR-Abläufe und die Möglichkeiten der Zeitersparnis

Die weitreichende Verzahnung der HR mit weiteren Unternehmensbereichen hält das Human-Ressource-Management in vielen Unternehmen von der Konzentration auf seine Kernaufgaben ab. Für wichtige Ziele wie Talentbeschaffung und Personalentwicklung stehen oftmals aufgrund von Routineaufgaben weniger Kapazitäten zur Verfügung. Dies betrifft Personalressourcen und den zeitlichen Faktor. Kaum ein Betriebsablauf ist nicht direkt oder indirekt auf die HR-Expertise angewiesen. Dabei existieren auch für diesen Unternehmensbereich Optimierungsmöglichkeiten für die Prozesse.

Prozessmanagement ist zwar in den meisten Unternehmen verbreitet und leistet in vielen Abteilungen einen Beitrag zur Optimierung der Betriebsabläufe. Doch gerade der arbeitsintensive HR-Bereich bleibt im Hinblick auf Prozessmanagement oft außen vor. Gründe hierfür finden sich in der schwer überschaubaren Komplexität dieses Aufgabenbereichs sowie in der engen Verzahnung mit anderen Abteilungen. Prozessmanagement umfasst Maßnahmen zur Verbesserung der Planung, Steuerung und Kontrolle der Betriebsabläufe. Prozessoptimierung dient dazu, unternehmerische Ziele schneller zu erreichen. Da der HR-Abteilung die dafür relevante Aufgabe der Rekrutierung und Weiterbildung exzellenter Mitarbeiter zukommt, kann Prozessoptimierung gerade in diesem Bereich entscheidend sein.

Optimierungspotenzial haben insbesondere solche Aufgabenbereiche, die auf Routinearbeit und regelmäßig wiederkehrenden Arbeiten und Informationen basieren. Eine einfach umsetzbare Maßnahme der Prozessoptimierung ist die Standardisierung von Vorlagen und Formularen. Regelmäßig wiederkehrende Informationen können auf diese Weise zeitsparend abgerufen oder eingetragen werden. Damit direkt verknüpft ist die Digitalisierung von Informationen und Akten. Zu den wiederkehrenden Anforderungen gehören etwa inhaltlich und formal ähnliche Fragen aus verschiedenen Unternehmensbereichen.

Ebenso zeigen viele Herausforderungen des Bewerbermanagements strukturähnliche Anforderungen. Das Versenden von Einladungen oder die Koordination von Gesprächen seien hier beispielhaft genannt. Softwareunterstützt können diese Aufgaben zeitsparend bewältigt werden.

Zeitintensive HR-Aufgaben: Erstellung von Arbeitszeugnissen

Jeder Mitarbeiter hat mit Abschluss des Arbeitsverhältnisses den Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses Zeugnis unterliegt hohen juristischen Anforderungen an Inhalt, Form und Gestaltung. Das gesetzliche Regelwerk ist aufwändig und strikt. Bereits kleine Unstimmigkeiten genügen, damit ein Arbeitnehmer das Zeugnis wirksam rechtlich beanstanden kann. Zu den Kriterien eines rechtssicheren Arbeitszeugnisses gehört neben einem bestimmten Aufbau auch die Wohlwollenspflicht. Arbeitnehmer haben den Anspruch auf eine angemessene und wohlwollende Beurteilung ihrer Leistungen und Kompetenzen. Des Weiteren ist in Arbeitszeugnissen beispielsweise zu berücksichtigen, dass bestimmte Formulierungen nicht gestattet sind. Auch gewisse Angaben zum Mitarbeiter sind in rechtlich einwandfreien Zeugnissen nicht gestattet. Die Erstellung von Arbeitszeugnissen empfinden viele Personalverantwortliche daher als zeitaufwändig und lästig. Durchdachte Software-Konzepte versprechen Erleichterung.

Arbeitszeugniserstellung mit Softwareunterstützung

Das Angebot an Softwarekonzepten zur Erstellung von Arbeitszeugnissen ist vielseitig. Dank Vorlagen und Eingabemasken lassen sich in wenigen Schritten präzise und rechtssichere Zeugnisse erstellen. Bewährte Lösungen HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2017 erfüllen sämtliche aktuellen formalen und inhaltlichen Anforderungen. Diese renommierte Arbeitszeugnis-Software leitet HR-Verantwortliche in wenigen selbsterklärenden Klicks durch die Zeugniserstellung. Individualisierbare Einstellungen und Möglichkeiten des Datenimports runden die Funktionalität der Software ab. Die Zeugnis-Software trägt dazu bei, Zeit und Ressourcen zu sparen, sodass sich die HR-Abteilung auf ihre Kernkompetenzen fokussieren kann.

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