So steuern Sie die Information in dezentralen Teams

Büroarbeit ist Informationsverarbeitung. Der sinnvolle und zielgerichtete Umgang mit Informationen ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Arbeit. Dabei wächst die Komplexität der Aufgaben ständig. Besonders spüren dies Mitarbeitende, die oft auf Reisen sind oder dezentral vom Home-Office aus arbeiten.

Wir alle leiden unter der täglichen Informationsflut. Symptomatisch für die steigende Komplexität bei Abläufen und Kommunikationswegen, insbesondere für externe Mitarbeitende, sind folgende Phänomene:

  • doppelte oder mehrfache Information
  • veraltete oder nicht auffindbare Informationen
  • Informationsflut
  • unstrukturierte und schwer lesbare Informationen
  • umständliche Wege zur Information

Ihre Aufgabe ist es, Informationen so zu strukturieren und zugänglich zu machen, dass virtuelle Teams nicht in der Informationsflut untergehen. Beginnen wir mit der übersichtlichen Struktur des Informationskreises. Überlegen Sie anhand der einzelnen Bausteine, welchen Bereich Sie noch optimieren können.

Die richtige Information

Es ist die Information, die vom Empfänger verstanden und tatsächlich benötigt wird. Eine zentrale Aufgabe ist es, Informationen so zu filtern und zu bewerten, dass sie für alle einen Vorteil darstellen und deren Handeln unterstützen (betreffend Termine, Reisen, Kunden, interne und externe Projekte, Kontakte und Prozesse im Unternehmen).

Zur richtigen Zeit

Denken Sie einmal daran, wie oft wir Kollegen oder Assistenzen in deren Arbeit unterbrechen, weil sie unsere Quelle sind. Hier geht wertvolle Zeit verloren. Die Antwort darauf ist die Office-Infothek (mehr zur Office-Infothek folgt in der nächsten Ausgabe). So kommt jeder unabhängig von anderen Personen und der Zeit an einen großen Teil meiner Informationen. Das Hin und Her der Bring- und Holschuld ist somit größtenteils ausgeschlossen. Es muss lediglich dafür gesorgt werden, dass die Inhalte immer aktuell sind.

Am richtigen Ort Die Ortsunabhängigkeit des virtuellen Schreibtischs beeinflusst unser Informationsverhalten. Der richtige Ort ist heute nicht mehr der Schreibtisch im Firmengebäude. Kommunikationsmedien wie Smartphone oder Laptop erlauben uns ein hohes Maß an Mobilität. Die Kernfrage dreht sich darum: Wo empfange ich Informationen und wo lege ich sie anschließend ab?

In der richtigen Qualität

Als Assistenz müssen Sie differenzieren können zwischen Fakten aus einer gesicherten, überprüfbaren Quelle und Informationen, die eine Meinung oder Absicht weitergeben. Darüber hinaus kennen Sie die gesetzlichen Anforderungen an Ablageformen und Aufbewahrungsfristen, um Aktualität, Vollständigkeit und Revisionsfähigkeit zu entsprechen. Aktualität und Vollständigkeit sind für die Entscheidungsfindung ebenso wichtig wie strukturierte Informations- und Kommunikationsprozesse. Das lesefreundliche und strukturierte Aufbereiten gehört ebenfalls in den Bereich der Qualität. So gehört das Filtern, Markieren und Strukturieren von Information mittlerweile zum täglichen Handwerk in der Assistenz. Zum einen als vorbereitende Leistung, bevor die Chefs in Besprechungen gehen, zum anderen als Informationsdrehscheibe für dezentrale Teams.

In der richtigen Menge

Der subjektive Informationsbedarf ist nicht immer deckungsgleich mit der objektiv für die Aufgabe erforderlichen Information. Zu wenig Information kann zusätzliche Entwicklungsarbeit und mehr Zeitaufwand bedeuten, allerdings auch neue Lösungsansätze ermöglichen. Zu viele Informationen können verwirren. Die richtige Menge ist Ermessenssache und bedeutet: ausreichend, detailliert, so viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Für die richtige Person

Informationen können Sie theoretisch allen frei zugänglich machen. Dennoch kann und soll nicht jeder Mitarbeiter alles wissen – besonders wenn es sich um externe Dienstleister handelt. Bestimmte Daten unterliegen dem Daten-, Patent- oder Wettbewerbsschutz. Genauso nützen dem Einkäufer spezifische Kenntnisse eines Fertigungsverfahrens ebenso wenig wie dem Fertigungsingenieur die beste Lieferquelle des Einkäufers. Überlegen Sie einmal, wie viele Informationen in Ihrem Bereich vertraulich sind. Nicht jeder Mitarbeiter besitzt die Kenntnisse und Erfahrungen, um die Bedeutung einer Information zu ermessen und entsprechend zu handeln. Ziel ist es, jeder Person die Information zukommen zu lassen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe benötigt.


Zitat


„There’s no such thing as information overload but filter failure.“

Dennis Crowley

Drei Arbeitsschritte gehören zu Ihrem täglichen Handwerk

Sie selektieren Informationen, bereiten sie auf und reichen sie schließlich weiter. Es ist ein Vorgang, den Sie im Blut haben – Grund genug, sich diesen von Zeit zu Zeit bewusst zu machen.

Den persönlichen Kontakt nicht vernachlässigen!

Je mobiler, flexibler und komplexer die Arbeitsformen werden, desto wichtiger ist auch die persönliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Dies gilt besonders dann, wenn sie sich nur zeitweise sehen und austauschen können. Nur wenn der persönliche Informationsaustausch zu einer geregelten Größe der Zusammenarbeit wird, kann eine Arbeitsentlastung tatsächlich stattfinden. Dabei profitieren wir durchaus auch von der ortsunabhängigen Daten- und Informationsübermittlung.

Als Assistenz müssen Sie berücksichtigen, dass der Zeitbedarf für den Austausch, der nicht über Datenleitungen funktioniert, zunimmt. Wer ohne persönlichen Kontakt mit Kollegen arbeitet und den ganzen Tag mit der Technik konfrontiert ist, dessen Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen kann abnehmen. Es ist wichtig, die Bindung an das Unternehmen immer wieder dadurch zu stärken, dass Sie bewusst sowohl für den gezielten wie auch den ungeplanten Informationsaustausch Zeit einplanen. Führen Sie Gespräche nicht nur zwischen Tür und Angel, sonst stellt sich ein Mitarbeiter irgendwann die Frage, ob er überhaupt noch gebraucht wird.


Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.


Arbeitsschritte im täglichen Handwerk


Selektieren  Aufbereiten Weitergeben
Überblick verschaffen In welchem Umfang ist Information notwendig? Für wen ist die Information wichtig?
Für wen ist die Information interessant? Strukturieren der Information und zielgruppengerecht je nach Anlass aufbereiten. Geeigneter Zeitpunkt der Übergabe
Welche Prioritäten bestehen? Aufmacher der Information Wird Rückmeldung erwartet?
Zu welchem Projekt gehören sie? Verständlichkeitskriterien berücksichtigt Ist der Auftrag klar formuliert?
Was passiert, wenn diese Information fehlt? Nachfragen ermöglichen Besteht Anlass, zum Handeln aufzufordern?
Welche Information wird vorausgesetzt?
Nach welchen Parametern wird diese Information selektiert?
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