Planungshilfen für die Reiseorganisation

Wenn Ihr Chef oft auf Reisen ist, gibt es Abläufe, die sich immer wieder wiederholen. Trotzdem können Sie leicht unter dem Druck der Situation etwas vergessen. Oder Sie gehen davon aus, Ihr Chef würde seinen Flug selber bestätigen, während er denkt, Sie hätten das bereits für ihn erledigt. Ein Reiseplan und Checklisten verhindern, dass Ihnen dies passiert.

Wenn Ihr Chef oft unterwegs ist, hat er vermutlich Routine, und seine Siebensachen sind im Nu gepackt. Doch manchmal kann Routine trügerisch sein und uns ein Schnippchen schlagen: Obschon die immer gleichen Dinge eingepackt werden müssen, geht plötzlich etwas Selbstverständliches vergessen und bleibt im Büro liegen.


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Apropos Reisevorbereitungen:

Kommt es vor, dass Ihr Chef gern eine Währungstabelle für das Zielland seiner Reise hätte? Schließlich will er nicht übers Ohr gehauen werden. Ein wunderbares Online-Tool zur Errechnung jeglicher Landeswährung ist der Currency Converter von Oanda (www.oanda.com). Wählen Sie, welche Währung in welche Währung umgerechnet werden soll, und tippen Sie einen beliebigen Betrag in das für die Ausgangswährung vorgegebene Fenster. Das Programm zeigt innerhalb Sekundenbruchteilen den Gegenwert in Ihrer Wunschwährung an. 

Damit Ihr Chef alles Wichtige dabei hat

Mit einer Checkliste können Sie Ihren Chef dabei unterstützen, auch dann sorgfältig zu packen, wenn es hektisch zugeht. Auf diese Checkliste gehört alles, was er für seine Reisestationen und Verabredungen braucht:

  • Ausweise: Pass, Identitätskarte, Führerschein
  • Reisedokumente: Flugscheine, Hotelreservierungen, Reservierung Mietauto
  • Persönliche Utensilien wie Lesebrille, Handy, Laptop, Laserpointer, Schreibblock, Stifte, etc.
  • Einladung, Tagungsordnung, Tagungsunterlagen, Anmeldebestätigung, Anfahrtsplan
  • „Must Read“-Dokumente zum Einlesen unterwegs
  • Handouts, Verträge, Offerten, Dokumentationen, Prospekte, Give-Aways, Visitenkarten
  • Memory-Stick mit allen wichtigen Dokumenten
  • Restaurant-, Hotel- und Veranstaltungsadressen mit Telefonnummern 
  • Gastgeschenke

Wie entspannend ist es zudem für Ihren Chef, wenn er kurz vor der Abreise einen Reiseplan mit den wichtigsten Terminen, Stationen und Kontaktdaten in die Hand gedrückt bekommt. Der Reiseplan für eine kurze Geschäftsreise könnte wie folgt aussehen:

Erstellen Sie für Ihren Chef einen Reiseplan
Reiseplan für: Herrn Anton Weber Reise nach: Berlin
Datum Uhrzeit/Dauer Abfahrt von/Fahrt mit/Ankunft in Besprechung mit Adresse, Telefon Bemerkungen
Bestätigungen
22.10.2010 07:15 h Abfahrt vom Büro im Firmenwagen Fahrer hält auf dem Hof
08:15 h Einchecken Lufthansa Schalter Ticket in Reisemappe
09:05 h Abflug LH1025 München keine Abholung
10:30 h Ankunft Berlin
Taxi nehmen zum Hotel Kempinsky Hotel Kempinsky
Kurfürstendamm 28
Tel. 0 30 – 11 22 33
ruhiges Zimmer für 2 Nächte bestellt Bestätigung
Fax-Kopie in Reisemappe
12:00 h Mittagessen im Restaurant mit Herrn Schneider, Frau Witt Ecktisch ist reserviert
15:00 h Taxi nehmen Projektbesprechung mit Herrn Rutzen
AA Berlin
Rankestraße 5-6
Tel. 0 30 – 8 81 50 21
Kopie der Besprechungsunterlagen in der Reisemappe
19:00 h Abfahrt zur Deutschen Oper Deutsche Oper
Bismarckstraße
Abholung vom Hotel Herr Mulzer, privat
20:00 h Opernbeginn AIDA Karten noch an der Kasse abholen!
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