Planung und Reservierung von Geschäftsessen

Im Vorbeilaufen bittet der Vorgesetzte: „Frau Bischoff, bitte organisieren Sie ein Essen für die Damen und Herren der Beratungsfirma XY und unseren Abteilungsleiter/ innen“. Und weg ist er. Ja, klasse! Was macht man mit solch einer Arbeitsanweisung? „Ein Essen“ – darunter kann man sich viel vorstellen…, aber was stellt ER sich vor???

Ob Sie ein Essen für den Kollegenkreis oder externe Kunden zu organisieren haben, ist zunächst einmal zweitrangig. Klug geplant und gut vorbereitet ist die beste „Entspannungspolitik“, denn je besser geplant, umso weniger Stress und Unstimmigkeiten während der Veranstaltung. Es sind viele kleine Details, die für positive Resonanz sorgen.

Bevor Sie in die Detailplanung gehen, gibt es ein paar grundsätzliche Dinge, die Sie mit Ihren Vorgesetzten klären sollten:

  1. Welche Art von Essen ist gemeint (Geschäftsessen – Arbeitsessen – Netzwerken – Feier)?
  2. Wann soll das Essen stattfinden (Termin, zeitlicher Umfang)?
  3. Wo findet das Essen statt (Ort, Lokalität)?
  4. Wer ist eingeladen (Gästeliste)?
  5. Welches Budget steht zur Verfügung?

Auch Ihre persönliche Rolle sollten Sie klären: Bei einer größeren Veranstaltung kann es sinnvoll sein, wenn Sie als Organisatorin während des Anlasses „die Fäden in der Hand halten“, auch wenn Ihre Vorgesetzten als Gastgeber auftreten.

Das Arbeitsessen

Lädt der Vorgesetzte seine Mitarbeitenden zu einem Arbeitsessen ein, bedeutet dies: Während des Essens wird über die Arbeit gesprochen. In der Regel wird à la carte gegessen. Sobald alle bestellt haben und das Servicepersonal den Tisch verlassen hat, geht es zum Businesstalk über.

Das offizielle Geschäftsessen

Ein Geschäftsessen mit gesellschaftlichem Charakter dient in erster Linie der Kontakt- und Imagepflege. Die Gäste haben in der Regel freie Menüauswahl. Hier spricht der Gastgeber am besten eine Empfehlung aus: „Als Vorspeise kann ich Ihnen die leckere Antipasti des Hauses empfehlen… Sie haben ja sicher etwas Zeit mitgebracht? Vier Gänge sollten wir uns heute schon gönnen.“ Über die Empfehlung kann der Gast ableiten, in welcher finanziellen Höhe er sein Menü zusammenstellen kann.

Ist der Business-Lunch zeitlich beschränkt oder es sind mehr als sechs Teilnehmer, ist es ratsam, das Essen vorzubestellen. Zu einem Mittagessen (Lunch) rechnen Sie in der Regel zwei bis drei, zu einem Abendessen (Dinner) drei bis fünf Gänge.

Der Übergang zum Businesstalk erfolgt in der Regel erst nach dem Dessert durch den Gastgeber. Leitet der Gast von sich aus schon früher über, geht der Gastgeber selbstverständlich darauf ein.

Der Special Event

Besondere Events wie Firmen- und Dienstjubiläen, besondere Geburtstage und ähnliches sind häufig Anlässe, bei denen es um Kontaktpflege geht. Hier wird immer öfter zu einer besonderen Form des Essens eingeladen: zu sogenannten „Flying Buffets“. Verschiedenste Speisen werden – ähnlich dem Fingerfood bei einem Sektempfang – in kleinen Portionen auf Tabletts gereicht, während die Gäste sich frei im Raum bewegen und Kontakte knüpfen.

Das Bankett

Ein Bankett ist die gängigste Variante für größere Veranstaltungen. Als Organisatorin treffen Sie – in Absprache mit Ihren Vorgesetzten und in Zusammenarbeit mit dem Restaurant – die Menüund Getränkewahl.

Bei der Menüwahl achten Sie auf einen munteren „Farbwechsel“, denn das Auge isst ja bekanntlich mit: Das kann von Fisch über Geflügel, Schlachtfleisch bis hin zu Wild gehen. Bei Fisch und Wild ist jedoch Vorsicht geboten – nicht jeder mag es. Produkte aus der Region kommen immer gut an und wenn sie dann noch der Jahreszeit entsprechen, haben Sie sehr gut gewählt.

Stellen Sie die Gänge für das Menü aus dieser Speisefolge zusammen: kalte Vorspeise, Suppe, warmes Zwischengericht, Fischgericht, Fleischgericht, Käse, Dessert.

Die Getränkewahl orientiert sich an den Kosten des Menüs. Kalkulieren Sie in etwa die Hälfte des Essens. Bei der Wahl des Weines orientieren Sie sich an dem, was Ihnen persönlich schmeckt. Sind Sie selbst kein Weinkenner, nehmen Sie einfach die Empfehlung des Sommeliers oder der Weinkenner am Tisch in Anspruch.

Es ist heute kein Fauxpas, während des gesamten Essens bei einer Weinsorte zu bleiben. Ansonsten beginnt man mit einer leichteren Sorte (z. B. Weiß oder Rosé) zur Vorspeise und geht dann zu einem schwereren Wein (Rot) bei der Hauptspeise über.

Suche nach der geeigneten Location

Abgesehen vom Budget spielt die Art des Essens eine elementare Rolle: Während Sie für ein „Flying Buffet“ einen entsprechend großen separaten Raum benötigen, kann ein Geschäftsessen am Tisch während des laufenden Betriebs im Restaurant stattfinden. Bei einem Arbeitsessen empfiehlt sich bei mehr als vier Teilnehmenden ebenfalls ein Nebenraum.

Punkten Sie bei Ihren Gästen, indem Sie auf folgende Aspekte Wert legen:

  • hervorragende Qualität von Küche und (Wein-)Keller
  • Sauberkeit und Hygiene
  • ein angenehmes und dem Anlass entsprechendes Ambiente
  • gelebte und zuvorkommende Gastfreundschaft – nicht nur vom Einladenden, sondern auch von der Restaurantleitung und dem Service.

Prinzipiell ist es für den Gastgeber (und auch den Gast) angenehmer, in einem guten Restaurant großzügig zu essen, als in einem Sterne-Restaurant lediglich das günstigste Angebot anbieten zu können. Genial, wenn Sie bei all Ihren Überlegungen eine günstige Verkehrsanbindung berücksichtigen. Bei Abendveranstaltungen könnten Sie, sofern es Ihr Budget zulässt, Ihren Gästen für den Nachhauseweg einen Shuttleservice oder ein Taxi anbieten.


Die Autorin: Eveline Bischoff (Dipl. Image Consultant) ist selbständige Trainerin und Beraterin in den Bereichen Persönlichkeit, Image und Bürokompetenz. 


Zitat


Le savoir-vivre est l’art de ne pas montrer trop vite le savoir-faire.

(Georges-Armand Masson)

Frei übersetzt: Lebenskunst ist die Kunst, seine Weltmännischkeit nicht an die große Glocke zu hängen. 

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