Mit Benimm und Flexibilität nach oben

So manche Assistentin träumt davon, für eine Person in herausragender Stellung zu arbeiten. Über die Besonderheiten und Anforderungen in einer solchen Position berichtet im Folgenden Britta Uebelhack. Sie leitet das Vorzimmer von Bundesministerin Ursula von der Leyen in Berlin.  

Sekretärinnen SERVICE: Wie sieht der Arbeitsalltag einer Minister-Assistentin aus?

Britta Uebelhack: Unser Tag beginnt meistens um 7 Uhr und endet abends, wenn alle Termine und Besprechungen beendet sind. Das kann durchaus schon mal um 21 Uhr sein. Das ist jeden Tag anders. Es hängt immer davon ab, ob die Ministerin anwesend ist und ob sie uns braucht.
Wir sind im Vorzimmer zu dritt, sodass wir uns die Dienste so einteilen können, dass immer jemand von uns anwesend ist. Wobei meine Kolleginnen gerne bereit sind, den Frühdienst zu übernehmen und ich vorzugsweise den Abenddienst.
Generell haben wir eine Bürozeit von 8 bis 18 Uhr. Allerdings können wir dies auch nicht immer strikt planen, weil sich jeder Tag durch aktuelle Ereignisse ganz schnell anders entwickeln kann.

Sekretärinnen SERVICE: Nach welchem Prinzip strukturieren Sie Ihre Aufgaben?

Britta Uebelhack: Unsere Arbeitsstruktur richtet sich nach der Arbeit der Ministerin. Wenn beispielsweise die erste Besprechung schon um 7:30 Uhr ist, dann muss man bereits um 7:00 Uhr im Büro sein, die Besprechung vorbereiten, eindecken, Getränke bereitstellen. Unter Umständen hat die Ministerin noch Telefonwünsche, möchte bestimmte Gesprächspartner im Büro sehen oder die Besprechung nochmals im Detail vorbereiten.
Da der Terminplan der Ministerin schon viele Wochen im Voraus feststeht, können wir uns darauf auch gut vorbereiten. Natürlich gibt es auch kurzfristige Änderungen, aber prinzipiell haben wir immer die kommenden 4 Monate im Blick.

Sekretärinnen SERVICE: Wie gelingt es Ihnen, unerwartete Zusatzarbeiten in Ihren Tagesablauf zu integrieren?

Britta Uebelhack: Da müssen wir einfach flexibel sein. Da wir im Vorzimmer toll eingespielt sind und wir uns gut mit der Leiterin des Ministerbüros verstehen, klappt das hervorragend.
Prinzipiell hat zwar jede von uns eigene Aufgabenbereiche. Wir können uns aber alle gegenseitig jederzeit vertreten.

Sekretärinnen SERVICE: Wie viel Freiraum besitzen Sie?

Britta Uebelhack: Wir stimmen uns selbstverständlich mit der Leiterin des Ministerbüros ab, können aber sehr selbstständig arbeiten. Ein Beispiel: Wenn die Ministerin in einer Woche 20 Termine hat, dann weiß eine Kollegin, wann welche Terminmappe vorbereitet vorliegen muss. Das Gleiche gilt für die andere Kollegin, die den Postein- und -ausgang bearbeitet: Ist die Ministerin im Haus, liegen die Mappen zur Unterschrift vor. Wir achten sehr genau darauf, dass alles pünktlich vorbereitet ist.

Sekretärinnen SERVICE: Was raten Sie Nachwuchsassistentinnen?

Britta Uebelhack: Gute Umgangsformen – die vermisse ich manchmal, wenn ich Azubis kennenlerne. Also wenn man ins Büro kommt, sagt man „Guten Tag“, nicht „Hey“ oder gar nichts. Ganz wichtig sind in unserem Beruf aber auch Flexibilität sowie eine hohe Arbeitsbereitschaft. Das heißt, man muss sich als Dienstleister sehen – sonst ist man fehl am Platz.

Weitere aktuelle Neuigkeiten rund um Ihren Job sowie Praxistipps, die Sie nach vorne bringen finden Sie regelmäßig im Sekretärinnen Service.

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