Out of Office – Reply

Noch ist die Urlaubszeit nicht vorbei. Vielen von Ihnen steht es noch bevor, in letzter Minute die Abwesenheitsmeldung auf der Voice Mail oder im E- Mail Account zu formulieren. Hier ein paar Tipps, die Ihnen die letzte Aktion vor den Ferien erleichtern!

Sowohl Ihre Ansage auf dem Anrufbeantworter wie auch die Abwesenheitsnotiz sind kleine Botschaften, mit denen Sie nebst den relevanten Informationen auch einen guten Eindruck hinterlassen können. Auf folgende Punkte sollten Sie achten:


Schnell-Check: Das gehört in Ihre Abwesenheitsmeldung


  • Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. In einem internationalen Umfeld, verwenden Sie am besten die klassische „Out of office reply“. Sie helfen dem Empfänger, wenn Sie die Daten Ihrer Abwesenheit gleich in die Betreffzeile schreiben („Out of office until Monday“ oder: „Ich bin bis zum 3. September außer Haus“).
  • Wann (exaktes Datum) sind Sie wieder im Büro zu erreichen?
  • Wer vertritt Sie während Ihrer Abwesenheit? – Wie, wann und über welchen Kanal ist Ihre Vertretung zu erreichen (Name, Funktion, Abteilung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Erreichbarkeit)?
  • Wenn verschiedene Personen Sie für verschiedene Aufgabengebiete vertreten, dann geben Sie an, wer für welchen Fall zuständig ist.
  • Verzichten Sie auf Details über die Gründe Ihrer Abwesenheit, denn Sie wissen nicht, wer Sie anruft bzw. wer Ihre automatische Rückantwort erhält.
  • Was auch in der Auto-Reply nicht fehlen darf: die vollständige Signatur inklusive Pflichtangaben. 

Ihre Nachricht auf dem Anrufbeantworter

Bevor Sie Ihren Anrufbeantworter besprechen, schreiben Sie Ihren Satz am besten vor sich auf ein Blatt Papier. So vergessen Sie nichts und geraten beim Sprechen nicht aus dem Konzept.


Praxis-Tipp


Beispielansage bei Ferienabwesenheit

Guten Tag,
Sie hören den Anrufbeantworter von Petra Kaufmann, Assistentin von Dr. Wegmüller der Heimtextilien AG in Augsburg. Vom 3. bis zum 12. September bin im Urlaub und weder telefonisch noch per E-Mail zu erreichen. Wenn Sie nach dem Piepton eine Nachricht hinterlassen, melde ich mich bei Ihnen, sobald ich zurück bin. Bei dringenden Angelegenheiten dürfen Sie sich gerne an meine Kollegin Susanne Meier vom Abteilungssekretariat wenden. Sie erreichen Sie unter der Nummer 0049 8233 87 – 6799. Vielen Dank für Ihren Anruf. Ich freue mich, Sie ab dem 13. September wieder persönlich zu begrüßen. 

Sprechen Sie die Ansage zwei- oder dreimal laut vor, bevor Sie die Botschaft definitiv auf Band aufnehmen. Und vergessen Sie nicht zu lächeln, während Sie sprechen. Ihre Stimme klingt gleich viel freundlicher und strahlt eine positive Atmosphäre aus.

Und noch ein Tipp: Es kommt immer wieder vor, dass Leute noch Tage nach ihrem Urlaub die Urlaubsansage einschalten oder dass ihr E-Mail-Programm nach wie vor mit einer automatischen Abwesenheitsmeldung auf jeden E-Mail-Eingang reagiert, ohne dass die betroffene Person es bemerkt. Schalten Sie bei Ihrer Rückkehr also gleich als Erstes die Abwesenheitsmeldungen sowohl auf dem Anrufbeantworter wie auch im E-Mail-Programm aus! 

Total 0 Votes
0

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?