One Note besser nutzen!

Mit One Note hat Microsoft einen wahren Tausendsassa vorgestellt. Das vielseitige Programm wird aber an vielen Arbeitsplätzen nicht richtig wahrgenommen. Ein paar Tipps, wie Sie mehr aus One Note machen.

Gerade weil das Programm so vielseitig ist, tun sich einige Nutzer zunächst schwer damit. Im Prinzip ist One Note nichts anderes als ein leerer Zettelkasten. Sie entscheiden, was Sie damit machen wollen. Auffällig ist die enge Verzahnung zwischen One Note und Outlook. Und die ist sehr praktisch.

Projekt-E-Mails archivieren

Um den Verlauf eines Projekts zu dokumentieren, müssen heute viele elektronische Nachrichten archiviert werden. Absprachen mit Kunden oder auch formlose Protokolle erhalten wir oftmals in Form von E-Mails. Und statt sie umständlich in Outlook erst in spezielle Ordner für das Projekt zu verschieben, nutzen Sie ab sofort One Note als Datenspeicher.

Markieren Sie dazu eine oder mehrere E-Mails. Wenn One Note auf Ihrem Rechner installiert wurde, finden Sie im Abschnitt „Verschieben“ einen Eintrag zu One Note. Nach einem Klick werden Sie gefragt, in welchem Notizbuch und auf welcher Seite Sie die Nachricht ablegen wollen. Suchen Sie den entsprechenden Abschnitt aus und bestätigen Sie mit OK. Beachten Sie dabei auch das kleine Optionsfeld am unteren Rand des Dialogs. Damit steuern Sie, dass die E-Mails immer im gleichen Notizbuch landen. In den Programmoptionen von One Note kann dies zu einem späteren Zeitpunkt korrigiert werden (* Abb. 5).

Dokumente einbetten

Es ist nur konsequent, dass One Note auch für Dokumente aller Art als zentraler Speicher dienen kann. Sie haben dabei die Wahl zwischen zwei Formen:

Dateianhang

Sie können direkt aus dem Explorer oder vom Desktop eine Datei in eine geöffnete Notiz von One Note ziehen. Die Software fragt nach, ob Sie einen Anhang anlegen wollen. Diese Form geht am schnellsten. Statt des Inhalts der Datei wird ein Datei-Icon des Dokuments auf der Seite eingefügt. Um sich den Inhalt anzusehen, klicken Sie doppelt auf das Icon (* Abb. 6).

Der Nachteil: One Note kann keine Aussagen über den Inhalt der Datei machen. Wenn Sie also nach Stichworten suchen, wird die Datei nicht als Treffer ausgegeben, es sei denn, der Suchbegriff taucht im Dateinamen auf.

Ausdruck

Ausdruck ist der etwas unglücklich gewählte Name für den Inhalt einer Datei. Das Einfügen einer Datei auf diese Weise nimmt zwar deutlich mehr Zeit in Anspruch. Allerdings lassen sich die Inhalte dann auch auf One Note finden. So schaffen Sie sich also ganz mühelos ein umfangreiches Archiv für aktuelle Projekte.

Besprechungen dokumentieren

Besprechungen spielen nicht nur im Alltag von Projekten eine wichtige Rolle. Dank der Verbindung zwischen One Note und Outlook wird die Software zum zentralen Ablageort für alle Notizen rund um Besprechungen. Ort, Teilnehmer und Dauer übernehmen Sie direkt aus Outlook (* Abb. 7).

Legen Sie eine neue Seite an. Am rechten Rand der Symbolleiste finden Sie den Abschnitt „Besprechungen“. Mit einem Klick auf das Symbol zeigt Ihnen One Note die Besprechungen des heutigen Tages an. Über das Menü erreichen Sie auch ein abweichendes Datum. Haben Sie den gewünschten Eintrag gefunden, klicken Sie einmal mit der Maus darauf und anschließend auf „Details einfügen“. Der Eintrag auf der Seite umfasst auch einen Link zurück zu Outlook, wenn Sie sich weitere Details ansehen wollen. Sie können jetzt sofort mit dem Schreiben von Notizen beginnen. Das funktioniert aber nur mit Terminen vom Typ „Besprechungen“. Andere Termine Ihres Kalenders werden damit nicht sichtbar (* Abb. 8).

Das Erfassen und Abgleichen von Aufgaben zwischen Outlook und One Note geht genauso einfach. Um eine Aufgabe in One Note zu erfassen, klicken Sie auf „Start“. Auf der rechten Seite der Leiste entscheiden Sie sich dann für „Outlook Aufgaben“ und danach für einen der ausgewählten Zeitpunkte. Schreiben Sie auf, worum es geht. Wenige Augenblicke später erscheint die Aufgabe auch in Outlook.

Und schnell etwas rechnen!

Auf einem Arbeitsblatt in One Note können Sie auch schnell etwas rechnen. Dazu schreiben Sie die Teile der Gleichung hintereinander weg auf das Blatt und beenden die Eingabe durch ein Gleichheitszeichen mit Druck auf die Eingabetaste. Sekunden später zeigt Ihnen das Programm das Ergebnis an.

Webseiten archivieren

Für Berichte und Präsentationen wird heute viel Material direkt im Internet gesucht und recherchiert. Sich dabei die Links zu interessanten Dokumenten zu speichern, ist die eine Sache. Mit One Note können Sie aber auch Passagen oder ganze Seiten an ein Notizbuch schicken.

Dazu markieren Sie auf einer Webseite Text, den Sie später benötigen, und führen einen Rechtsklick im Browser aus. Wenn Sie die Seite vollständig benötigen, klicken Sie an einer beliebigen Stelle mit der rechten Taste. Im Kontextmenü entscheiden Sie sich dann für „An One Note senden“. Danach legen Sie noch fest, in welchem Notizbuch der Eintrag landen soll. Fertig!

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