Erstellen Sie sich ein Ablagesystem mit Köpfchen

Kommunikation per E-Mail ist schnell, einfach und direkt und in vielen Unternehmen fast der einzige Weg, um sich in Projekten zu verständigen. Umso wichtiger ist es, dass Sie immer zügig alle Sachverhalte zu einem Projekt zusammentragen können.

Wenn Sie oder Ihr Chef pro Tag 100  Nachrichten erhalten – was in größeren Unternehmen keine Seltenheit ist –, tummeln sich in der Woche bereits 500  Mails in Ihrem Posteingang. Am Ende eines Jahres sind Sie also stolzer Besitzer von 24.000  Nachrichten. Mit unseren Tipps in der Ausgabe 02/07 haben Sie bereits einige Möglichkeiten kennen gelernt, wie Sie diese Flut automatisiert organisieren. Dazu brauchen Sie aber auch ein cleveres Ablagesystem.

Nutzen Sie den Trick mit dem Monats-Ordner! Wahrscheinlich werden auch Sie häufig Nachrichten erhalten, die sich offensichtlich nicht auf ein bestimmtes Projekt beziehen, von denen Sie aber nicht wissen, ob der Absender nicht doch noch einmal darauf zurückkommen wird. Richten Sie für solche Nachrichten einen speziellen Ordner ein. In diesem landen alle Nachrichten eines Monats, die sich nicht weiter bearbeiten lassen. Ist der Monat abgelaufen, richten Sie einen neuen Ordner ein. Spätestens nach 3  Monaten wird dann der erste Ordner wieder vollständig gelöscht.

So geht’s:

1. Damit Sie Nachrichten schnell bearbeiten können, sollten sich die Monats-Ordner direkt unterhalb des Posteingangs befinden. Wechseln Sie in Outlook also in das Modul Mail und klicken Sie in der Ordnerübersicht zunächst auf Posteingang.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Posteingang. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich für den Eintrag Neuer Ordner (Abb. 1).
   
   
   

   Abb. 1: Legen Sie einen neuen Ordner an.

   
   
3. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie eine Bezeichnung für den Ordner.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK (Abb. 2).
   
   
   

   Abb. 2: In diesem Dialog legen Sie den Namen für den Ordner fest.

   
   

PRAXIS-TIPP Damit die Ordner in der Ablagestruktur möglichst weit oben stehen, stellen Sie dem Namen einen Unterstrich voran. Dieser sorgt dafür, dass der Ordner bei alphabetischer Reihung an den Anfang gestellt wird. („_07-05“)

Sortieren Sie vor

In vielen Unternehmen hat sich für elektronische Nachrichten ein erstaunliches System eingebürgert. Statt Vorgänge nach Projekten oder Kunden abzulegen, werden pro Kollegen Ordner angelegt. Um eine wichtige Nachricht zu finden, müssen Sie sich also  …

• nicht nur daran erinnern, in welchemZusammenhang Sie die Nachricht erhalten haben,
• sondern auch von wem.

Ziemlich umständlich. Nutzen Sie lieber eine projektbezogene Ablage nach alphabetischer Ordnung.

So geht’s:

1. Wiederholen Sie die Schritte  1 und 2 der vorherigen Anleitung.
2. Vergeben Sie als Namen für den neuen Ordner die Bezeichnung „Projekte“.
3. Damit Sie bei einer Vielzahl von Projekten nicht die Übersicht verlieren, legen Sie auch eine alphabetische Unterteilung an. Dazu markieren Sie den neuen Ordner Projekte und rufen aus dem Kontextmenü erneut den Befehl Neuer Ordner auf.
4. Nennen Sie diesen neuen Ordner etwa „A-E“.
5. Legen Sie nun noch weitere Ordner an, die lediglich der Unterteilung dienen.

Die eigentlichen Projektordner landen dann unterhalb dieser Trenner (Abb. 3).

Abb. 3: Entwickeln Sie eine geordnete Struktur mit Trennern und Projektordnern.

Befreien Sie sich vom Automatismus

Eine Schwachstelle aus organisatorischer Sicht begleitet Outlook seit der ersten Programmversion. Alle von Ihnen verfassten Nachrichten wandern automatisch in den Ordner Gesendete Objekte. Darin enthalten sind nicht nur Ihre verfassten Mails, sondern auch die Zusagen von Termineinladungen. Bereits nach kurzer Zeit ist der Ordner prall gefüllt und verlanggsamt unnötig Suchläufe. Machen Sie sich dann Folgendes zur Regel: Ihre Antworten auf die Mails, die im Zusammenhang mit einem Projekt stehen, landen im entsprechenden Projektordner. Dies erreichen Sie auf 2 möglichen Wegen:

1. Lösung: Sie machen es sich zur Gewohnheit, dass Sie nach dem Bearbeiten Ihrer Nachrichten schnell in den Ordner Gesendete Objekte wechseln, um die Mails in die passenden Projektordner zu verschieben.
2. Lösung: Nahezu unbekannt ist die Möglichkeit, bereits vor dem Versenden einer Nachricht den Ordner zu bestimmen, in dem das gesendete Objekt abgelegt wird. Dazu gehen Sie so vor:
   
   • Schreiben Sie Ihre Nachricht.
   • Klicken Sie dann auf den Schalter Optionen oder führen Sie Ansicht/Optionen aus.
   • In der Mitte des Dialogs finden Sie den Abschnitt Gesendete Nachricht speichern in (Abb. 4).
     
     
     

     Abb. 4: In den Optionen einer Nachricht weisen Sie einen abweichenden Ordner für das gesendete Objekt zu.

     
     
   • Klicken Sie auf Durchsuchen.
   • Wählen Sie im nachfolgenden Dialog den Projektordner aus.
   • Verlassen Sie die Dialoge mit OK und Schließen.

Wenn Sie Ihre Nachricht nun versenden, wird diese im Projektordner gespeichert.

Legen Sie eine Ranggfolge fest

Sicherlich betreuen Sie 3 oder 4 Projekte sehr intensiv. Für andere, die kurz vor dem Abschluss stehen, erhalten Sie deutlich weniger Nachrichten.

In den neueren Outlook-Versionen bietet Ihnen Microsoft die Möglichkeit, einen schnellen Zugriff auf Ihre wichtigsten Projektordner einzurichten. Wichtig ist dabei natürlich, dass Sie sich wirklich für die relevantesten entscheiden.

So geht’s:

1. Wechseln Sie in Outlook in das Modul E-Mail und klicken Sie in der Ordnerliste auf einen Ihrer wichtigen Projektordner.
2. Führen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner aus. Aus dem Kontextmenü entscheiden Sie sich nun für den Befehl Zu Favoritenordner hinzufügen (Abb. 5).
   
   
   

   Abb. 5: Über das Kontextmenü eines Ordners nehmen Sie diesen zu den Favoriten auf.

   
   
3. Damit erscheint der so ausgewählte Ordner innerhalb des dafür reservierten Bereichs und kann nun schneller erreicht werden (Abb. 6).
   
   
   

   Abb. 6: Bestimmen Sie die Favoriten in Outlook.

   
   

Ist das Projekt abgeschlossen, entfernenSie den Favoritenordner wieder aus dem Abschnitt. Dazu nutzen Sie den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü des Ordners.

PRAXIS-TIPP Reduzieren Sie die Menge an E-Mails so gut es geht: Führen Sie hierfür am besten innerhalb Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilung oder zwischen Ihnen und Ihrem Chef eine Kürzelsprache ein, die bereits im Betreff einer Nachricht signalisiert, dass diese nicht beantwortet werden muss und deshalb schneller gelöscht werden kann. Häufig eingesetzt wird das Kürzel „<eom>“, das für End of Message steht.

Wollen Sie etwa lediglich auf einen Anruf hinweisen, es liegen aber keine weiteren Informationen vor, schreiben Sie einfach eine Nachricht mit dem Betreff „Herrn Müller zurückrufen, eilt! <eom>“. Der Empfänger weiß sofort, was zu tun ist, braucht sich aber nicht weiter mit der Nachricht zu beschäftigen.

So vereinfachen Sie sich die PC-Arbeit

Problematisch ist häufig auch der Umgang mit Dateianhängen. Gerade im Rahmen eines Projekts werden oftmals wichtige Dokumente auch per E-Mail zugestellt. Die Nachricht muss dann nicht nur bearbeitet, sondern der Dateianhang auch separat gespeichert werden. Diese in der Praxis weit verbreitete Art und Weise des Dokumentenmanagements ist umständlich und zeitraubend. Mit einer preiswerten (15 US-Dollar) Erweiterung für Outlook lassen Sie ein Programm die Arbeit dann für Sie tun.

So geht’s:

Markieren Sie die Nachrichten in einem Projektordner, deren Anhänge Sie speichern wollen. Möchten Sie dagegen alle Nachrichten eines Ordners untersuchen, brauchen Sie nichts weiter zu tun.

1. Klicken Sie auf den Schalter Outlook Attachment Sniffer.
2. Es öffnet sich der Konfigurationsdialog des Programms (Abb. 7).
   
   
   

   Abb. 7: Teilen Sie dem Programm mit, welche Mails bearbeitet werden sollen.

   
   
3. Entscheiden Sie sich hier, ob Sie einen Ordner oder ausgewählte Nachrichten bearbeiten wollen. Haben Sie Outlook-Ordner markiert, klicken Sie auf den Schalter mit den 3 Punkten, um den gewünschten Ordner auszuwählen.
4. Aktivieren Sie im unteren Bereich des Fensters die Option Anlagen speichern.
5. Drücken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
6. Mit einem Druck auf die Taste mit den Punkten im oberen Bereich wählen Sie den Ordner auf Ihrem Computer, in dem Sie die Anlagen letztlich ablegen wollen (Abb. 8).
   
   
   

   Abb. 8: In diesem Dialog steuern Sie, wo die Anhänge gespeichert werden.

   
   
7. Außerdem können Sie im unteren Bereich unter Folgende Dateien speichern steuern, welche Dateiformate Sie berücksichtigen wollen. Sollen etwa nur Word-, Excel- und PDF-Dateien abgelegt werden, tragen Sie dort *.doc, *.xls, *.pdf ein.
8. Verlassen Sie den Dialog über das Feld OK.
9. Auf diese Weise gelangen Sie zum Ausgangsdialog zurück. Mit einem Klick auf Start beginnen Sie den Vorgang. In der kostenlosen Version erscheint nun für einige Sekunden ein Hinweis auf den Erwerb des Programms. Folgen Sie anschließend den Anweisungen auf dem Bildschirm, um mit dem Speichern zu beginnen.

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