Meetings organisieren

Ob Verkaufsgespräch, Präsentation, Projektsitzung, Brainstorming, Mitarbeitergespräch oder Jahreskonferenz: Für jedes Meeting gibt es den idealen Rahmen. Wie effizient ein Meeting durchgeführt werden kann, hängt nicht zuletzt von der Organisation ab.

Die häufigsten Zeiträuber sind spontane Arbeitsbesprechungen. Diese sollten nicht länger als dreißig Minuten dauern. Halten Sie sie deshalb am besten am Stehtisch ab. So bleibt der Geist frisch, und Sie kommen gar nicht erst in Gefahr zu „übersitzen“.

Die Vorteile turnusmäßiger Besprechungen

In Arbeitsteams empfehlen sich turnusmäßige Besprechungen, wie etwa die allwöchentliche Teamsitzung zum Wochenstart. Passen Sie die Besprechungsintervalle dem Bedarf an. Der Vorteil regelmäßiger Sitzungen ist: Der Termin ist unantastbar, die Terminabsprache und der Versand von Einladungen erübrigen sich, und die Beteiligten können umso besser rundherum planen.

Einladung und Agenda

Per Outlook-Einladung oder Doodle- Umfrage (www.doodle.com) lassen sich Termine heute unkompliziert koordinieren. Trotzdem ist es immer noch die einfachste Variante, wenn Sie als letzten Punkt der Tagesordnung, bereits den nächsten Termin festlegen.

Wenn Sie eine Einladung schreiben, sollte diese folgende Punkte enthalten:

  • Liste der Teilnehmenden
  • Besprechungsthema
  • Datum, Zeit und Ort
  • voraussichtliche Dauer
  • Programmpunkte oder separate Tagungsordnung
  • Erwähnung erforderlicher Sitzungsdokumente
  • Anfahrtsplan, Wegbeschreibung oder Verbindung öffentlicher Verkehrsmittel
  • Hinweis auf Parkmöglichkeiten
  • Hinweis auf Verpflegung
  • falls angebracht: Anmeldefrist

Andere Länder – andere Sitzungsmentalitäten

In globalen Unternehmen haben sich vermutlich Sitzungsgewohnheiten eingebürgert. Doch selbst hier sollten Sie kulturelle Unterschiede beachten. Im angloamerikanischen Umfeld spricht man sich praktisch immer mit Vornamen an, was nicht heißt, dass Hierarchien keine Rolle spielen. Die Gepflogenheiten im asiatischen Raum sind hingegen formeller als bei uns. In Japan spielt die Sitzordnung eine wichtige Rolle und muss die Hierarchie spiegeln. Haben Sie es mit Teilnehmern aus dem lateinischen oder arabischen Raum zu tun, dann werden diese es mit der Pünktlichkeit nicht so genau nehmen. Planen Sie etwas Raum für Smalltalk ein, bevor es zur Tagesordnung geht. Hier werden die eigentlichen Geschäfte erst nach der Sitzung bei einem ausgedehnten Essen abgewickelt. Denken Sie daran, wenn Sie nächstes Mal einen Flug für Ihren Chef buchen. Eine Übernachtung vor Ort könnte sich lohnen für das Geschäft.

Raumreservierung

Für die Hauptversammlung der Aktionäre brauchen Sie natürlich eine ganz andere Infrastruktur als für ein Managementseminar oder eine Teamsitzung. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen, keinen Aspekt außer Acht zu lassen, je nach Art des Meetings.


Praxis-Tipp


Abkürzungen zur Zeitangabe

s.t. = sine tempore Auf Pünktlichkeit wird großen Wert gelegt.
c.t. = cum tempore Beginn ca. 15 Minuten später, um Zeit für das Ankommen und Begrüßung der Gäste einzuräumen.

Schnell-Check:
Raumreservierung


  •  Preisklasse, Repräsentanz, Ambiente
  • Lage, Erreichbarkeit
  • Übernachtungs- und/oder Verpflegungsmöglichkeit
  • Raumgröße
  • Anordnung der Tische, Bestuhlung: U- Form, Auditoriumsbestuhlung oder einzelne Tische im Raum verteilt
  • Pausengetränke, Zwischenverpflegung, Servietten
  • Podium, Rednerpult
  • Ort/Tisch für den Empfang der Gäste
  • Tische zum Auslegen von Prospektmaterial und Dokumenten
  • Raumdekoration, Blumen
  • Mikrophone und Verstärkeranlage für Redner
  • Zusatzmikrophone für Wortbeiträge aus dem Publikum
  • Übersetzungskabinen, Kopfhörer
  • (Groß)Leinwand
  • Moderationswände, Whiteboard, Flip Chart
  • Marker-Stifte, Moderationszubehör
  • Beamer (auf Leistungsfähigkeit achten)
  • Notizblöcke und Kugelschreiber für die Teilnehmer
  • Tischschilder mit Namen
  • persönliche Namensschilder zum Anstecken

Was Sie für den Fall der Fälle dabei haben sollten

  • Kugelschreiber, Marker-Stifte
  • Schere, Klebstreifen, Post-it
  • zwei bis drei Notizblöcke
  • USB-Stick
  • evtl. einen Ersatz-Laptop oder Tablet
  • ein Extra Set Sitzungsunterlagen: Agenda, Dokumente
  • Teilnehmerliste mit Handynummern
  • Telefonnummer der Kontaktperson vor Ort (Saalmeister, Technikdienst)
  • Prospektmaterial
  • Visitenkarten

Seien Sie frühzeitig dort, damit Sie in aller Ruhe überprüfen können, ob der Saal bereit ist, ob die bestellte Infrastruktur da ist und funktioniert. Falls nicht, sollte mehr als genügend Zeit vorhanden sein, um den Mangel zu beheben.

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