Machen Sie Excel zu Ihrem Zielplaner

Sie erreichen Ihre Ziele nur dann, wenn Sie diese konkret formulieren und auch Maßnahmen und Teilschritte ableiten, um sie zu erreichen. Mit Excel legen Sie sich ein einfaches und individuelles System zur Zielüberwachung an.

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei. Nutzen Sie die Möglichkeit, mit mehreren Registern zu arbeiten. Jede Lasche repräsentiert dabei einen der wichtigen Aspekte Ihres Lebens. Klicken Sie doppelt auf den Namen eines Registers und ändern Sie die Bezeichnung. Neue Register legen Sie einfach mit einem Klick auf das Dokumentensymbol am Ende der Reihe an. Vorschläge für die Registernamen sind etwa:

  • Beruf
  • Familie 
  • Bildung 
  • Gesundheit
  • Finanzen

Beginnen Sie mit dem ersten Register und entwickeln Sie dort Ihre großen Ziele und Visionen. Diese dürfen und sollen sich gerade auf langfristige Zeiträume beziehen. Die Frage lautet also eher: Was möchte ich am Ende meines Lebens oder meiner Karriere erreicht haben? Zu den kurzfristigen Perspektiven kommen Sie später. Gehen Sie alle Register durch und tragen Sie Ihre jeweiligen Ziele ein. Lassen Sie unter jedem Eintrag etwas Platz und definieren Sie auch den Zeitpunkt, an dem Sie das Ziel erreicht haben wollen (* Abb. 1).

Von Hauptzielen zu Teilzielen

Nachdem Sie Ihre Hauptziele definiert haben, leiten Sie daraus Teilziele ab. Notieren Sie eine ungefähre Einschätzung dafür, wann Sie das Ziel erreicht haben müssen, um auf dem Weg zum übergeordneten Ziel voranzukommen.

Werden Sie nicht zu kleinteilig, was die Zwischenschritte anbelangt, aber auch nicht zu grob. Wenn eine Vision lautet, dass Sie in zehn Jahren Inhaberin der eigenen Firma sein wollen, sollten Sie zumindest innerhalb des nächsten Jahres ein Konzept geschrieben haben, aus dem sich die Unternehmensziele und vielleicht auch der grobe finanzielle Rahmen ergeben. Wenn es Ihnen die Übersicht erleichtert, können Sie Einträge, die eine Investition von Sachoder Geldmitteln erfordern oder einen besonders hohen zeitlichen Vorlauf haben, mit einem Symbol kennzeichnen. Unter „Einfügen, Symbol“ finden Sie sicherlich etwas Passendes.

Detailplanung

Jetzt ist es an der Zeit, Ziele für die tägliche Arbeit abzuleiten. Sehen Sie sich die Register Ihrer Sammlung durch und achten Sie dabei auf Ziele, die binnen des kommenden Jahres fällig sind. Zu jedem dieser Ziele legen Sie ein Register an und notieren darin die Aufgaben, die zur Erreichung notwendig sind. Sie begeben sich damit in die Detailplanung. Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Aufgabe, die Sie auf der Detailliste notieren, auch ein Fälligkeitsdatum notieren!

Zwischenstand anzeigen

Wenn Sie mit dieser Excel-Tabelle über einen längeren Zeitraum arbeiten möchten, sollten Sie sich eine visuelle Rückmeldung schaffen, an welchem Punkt der Zielverfolgung Sie stehen. Fügen Sie am Ende jeder Aufgabe also noch eine Spalte ein, die Sie mit „Erledigt“ beschriften. Als Kennzeichen genügt es dabei, wenn Sie ein „Ja“ eintragen, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Fügen Sie unter dieser Spalte ein weiteres Feld ein, das Ihnen den Grad der Zielerreichung prozentual ausgibt. Als Formel geben Sie in das Feld ein: =(ZÄH LENWENN(Bereich:Bereich;“Suche“)/ Zahl der Elemente)*100 (* Abb. 2).

Die Formel ZÄHLENWENN ermittelt in einem angegebenen Zellbereich alle Einträge, die mit einem Suchmuster übereinstimmen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie auch die Formel in Bezug auf die Zahl der Aufgaben anpassen. Wenn Sie erledigte Aufgaben mit „Ja“ kennzeichnen, es sich um fünf Aufgaben handelt und sich die Felder in F5 bis F9 befinden, ergibt sich die Formel:
=(ZÄHLENWENN(F5:F9;“Ja“)/5)*100

Als krönenden Abschluss visualisieren Sie sich die Zielerreichung noch durch eine farbige Kennzeichnung. Markieren Sie das Feld und rufen Sie „Start, Bedingte Formatierung“ auf. Entscheiden Sie sich dort für „Datenbalken“ und einen Farbverlauf (* Abb. 3).

Um diesen Balken exakter ablesen zu können, rufen Sie das Menü der bedingten Formatierung erneut auf. Entscheiden Sie sich für „Regeln verwalten“. Markieren Sie im nachfolgenden Dialog Ihre Regel und klicken Sie auf „Regeln bearbeiten“. Ändern Sie unter „Typ“ die Einträge auf „Zahl“ und legen Sie als Minimum die 0, als Maximum 100 fest (* Abb. 4). Unter „Balkendarstellung“ ändern Sie das Feld auf „Einfarbige Füllung“ und schließlich die „Balkenrichtung“ auf „Von links nach rechts“. Jetzt lässt sich der Fortschritt ganz exakt ablesen (* Abb. 5).

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