Legen Sie gemeinsam Standards fest

Heute hier, morgen dort: Immer mehr Führungskräfte verbringen einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit externen Geschäftsterminen. Je besser Sie sich dieser Situation anpassen, desto krisensicherer ist Ihre Position.

 
Optimal können Sie aber nur während der Abwesenheit Ihres Chefs agieren, wenn Sie die Erwartungshaltung Ihres Chefs genau kennen. Bitten Sie daher Ihren Vorgesetzten um ein ausführliches Gespräch, indem Sie folgende Punkte auf jeden Fall klären:

  • Wie wird die Zusammenarbeit geregelt, wenn Ihr Chef unterwegs ist?
  • Auf was legt er besonders wert, wenn er im Büro ist? 
  • Was ihm wichtig ist, wenn er unterwegs ist? 
  • Auf welchem Kommunikationsweg tauschen Sie zuverlässig Informationen aus?

Lassen Sie sich einweisen

Versuchen Sie Ihren Chef in diesem Gespräch auch davon zu überzeugen, dass Sie seine elektronische Post einsehen können. Begründen Sie dies damit, dass …

  • Sie nur so über laufende Projekte informiert sein,
  • auch in brisanten Situationen kompetent auftreten und 
  • ihn durch Ausfiltern der unwichtigen Post entlasten können.

Klären Sie außerdem mit Ihrem Chef, …

  • bei welchen elektronischen Ablageordnern Sie Lese- und Schreibrechte bekommen.
  • ob nur bei längerer Abwesenheit (z. B. ab 3 Tagen) der Posteingang von Ihnen stellvertretend bearbeitet werden darf.
  • ob Sie auf bestimmte E-Mails in seinem Namen antworten dürfen. 
  • ob bzw. wie Sie seine E-Mail-Flut strukturieren dürfen, wenn er seine Nachrichten nicht von unterwegs beantworten kann. 
  • welche Mails auf jeden Fall sofort in den Papierkorb wandern können.

Prüfen Sie auch Ihre Fähigkeiten

Grundlegende Voraussetzung, damit Ihre Zuarbeit auf die Entfernung klappt, ist aber auch, dass Sie selbst ausreichende Kompetenzen hierfür besitzen. Überlegen Sie daher beispielsweise anhand der nachfolgenden Fragen, ob Ihre Internet- und Informationsmanagementkenntnisse ausreichend sind – oder noch verbessert werden könnten:

  • Können Sie internationale Internetauftritte schnell lesen und auswerten?
  • Wissen Sie welche Links seriös sind?
  • Wie erfahren Sie wichtige News über das Internet?
  • Wie bereiten Sie relevante Kundeninformationen für Ihren Chef auf?

Ebenso wichtig ist es aber auch, dass Sie die Sprache (z. B. Englisch) gut beherrschen, mit der Sie mit Kunden und den Geschäftspartnern Ihres Chefs kommunizieren:

  • Beherrschen Sie diese Sprache in Wort und Schrift?
  • Kennen Sie die wichtigsten Fachbegriffe auf Englisch?
  • Kennen Sie die wichtigsten Floskeln für Briefe und E-Mails?
  • Kennen Sie wichtige rechtliche Begriffe?
  • Kennen Sie die wichtigsten Titel und Anreden?
Übung

Wie heißt es richtig?

1. Testen Sie doch einmal, ob Sie folgende Wörter richtig übersetzen würden:
eventuell, in nächster Zeit, konsequent, Konzern, seriös, sich wundern Eine ausführliche Liste über „false friends“ finden Sie im Internet unter www. sekretaerinnen-service.de (Downloads ? Downloads für Abonnenten). Die Zugangsdaten hierfür stehen im Kasten auf Seite 1 unten links.
2. Übersetzen Sie die beiden folgenden Passagen:
Guten Morgen Mr. George. Es tut mir leid, aber unser Treffen ist soeben abgesagt worden. Dies wollte ich Ihnen nun so schnell wie möglich mitteilen.
Leider kenne ich im Moment nicht die Gründe dafür. Sobald ich etwas weiß, melde ich mich. Ist das für Sie Ordnung?

Lösung
1. possible, in the next few …, consistent, (corporate) group, respectable, to be surprised
2. Good Morning Mr. George, I’m sorry to tell you the meeting has been cancelled at the last minute. I thought you’d like to know straight away.
I’m afraid I don’t know the reasons at the moment but I’ll get back to you later, if that’s OK with you?

 

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