Kategorien besser nutzen

Setzen Sie eigentlich Kategorien in Outlook für Kontakte oder E-Mails ein? Kategorien können viel mehr als nur die Inhalte im Programm farbig kennzeichnen. Grund genug, sich damit eingehender zu beschäftigen.

Die Kennzeichnung mit einer Kategorie ist stets nur ein Mausklick entfernt. In einer Liste mit Kontakten, Terminen oder E-Mails klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Element und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag „Kategorisieren“. Aus der Liste der bereits vorhandenen Kategorien wählen Sie den gewünschten Eintrag.

Kategorien ergänzen und schneller einsetzen

Den größten Nutzen aus den Kategorien erzielen Sie dann, wenn Sie diese zu Ihrem Werkzeug machen und die Daten nach Ihren Bedürfnissen sortieren.

  • Kategorisieren Sie Ihre Kontakte: zum Beispiel in A-, B- oder C-Kunden.
  • Kennzeichnen Sie Personen zeitweilig als Messebesucher oder Teilnehmer an einer Sonderaktion.
  • Markieren Sie die Aufgaben, die zu einem Projekt gehören.

Um die Kategorien anzupassen, nutzen Sie das Kommando „Alle Kategorien“ am Ende des Kontextmenüs. Um einen bereits vorhandenen Eintrag umzubenennen, klicken Sie doppelt auf den Text oder nutzen den Schalter „Umbenennen“ des Dialogs. Einen neuen Eintrag legen Sie mit einem Klick auf „Neu“ fest. Dort entscheiden Sie sich dann auch für eine weitere Farbe (* Abb. 7).

Achtung: Rein technisch sollte Outlook die einem Kontakt zugewiesenen Kategorien beim Versand einer E-Mail nicht übermitteln. Dennoch finden sich in der Support-Datenbank von Microsoft immer wieder Hinweise darauf, dass die Kategorien lesbar beim Empfänger auftauchen. Problematisch und peinlich wird das spätestens dann, wenn Sie Bezeichnungen wie „Problemkunde“ verwenden. Greifen Sie zu neutralen Bezeichnungen. Farbige Kennzeichnungen sind begrenzt. Das ist auch sinnvoll, sonst geht die Übersicht früher oder später verloren. Reine Textkategorien dürfen Sie dagegen so viele anlegen, wie Sie möchten.

Empfehlung: Nutzen Sie auch die Option, beim Anlegen einer Kategorie ein Tastenkürzel zu setzen. Das spart viele Mausklicks.

Sparsam und einheitlich einsetzen!

Es ist egal, nach welchen Kriterien Sie Ihre Daten strukturieren wollen. Wichtig ist, dass Sie Kategorien so einsetzen, dass Sie einerseits die Übersicht behalten (also nicht mit zu vielen Kennzeichen arbeiten). Zum anderen helfen die Kategorien nur dann, wenn Sie auch alle Elemente, die zu einer Kategorie gehören, also solche kennzeichnen.

Bei der einheitlichen Verwendung können Ihnen Regeln helfen. Das überaus mächtige Instrument der Regeln war an dieser Stelle bereits häufiger Thema. Über „Start, Verschieben, Regeln“ und danach „Regeln erstellen“ öffnen Sie den Dialog zur Definition von Regeln. Über die „Erweiterten Optionen“ gelangen Sie dann zur Aktion, um eine Kategorie zuzuweisen, wenn Sie die einzelnen Schritte des Assistenten durchlaufen (* Abb. 8).

Kategorien im Blick!

Sie können sich jederzeit die Kategorien in den Listen der verschiedenen Programmbereiche anzeigen lassen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Spaltenüberschriften klicken. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann „Kategorien“. Natürlich finden Sie auch über die „Ansichtseinstellungen“ eine entsprechende Option mit einem Druck auf den Schalter „Spalten“ (* Abb. 9). Wird die Spalte angezeigt, sortieren und gruppieren Sie die Elemente danach, indem Sie in die Spaltenüberschrift klicken.

Kategorien für Serien-E-Mails

Das Gruppieren nach Kategorien können Sie sich sogar für den Versand von E-Mails zunutze machen. Wenn Sie schnell eine Nachricht an alle Kunden einer bestimmten Kategorie versenden wollen, gehen Sie dazu so vor:

  1. Wechseln Sie in „Personen“ (Kontakte) und entscheiden Sie sich aus dem Register „Ansicht“ für „Ansicht ändern, Liste“.
  2. Markieren Sie mit der Maus alle Kontakte einer Kategorie.
  3. Klicken Sie auf „Start“.
  4. Unter „Aktionen“ wählen Sie „Serien- E-Mails“.
  5. Im Startdialog markieren Sie die Option „Nur ausgewählte Kontakte“. Damit berücksichtigt Outlook nur die von Ihnen gerade ausgewählten Einträge (* Abb. 10).
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