Ihr Weg zu gebündeltem Know-how (Teil 2 )


Die Autorin: Irmtraud Schmitt arbeitet als Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen.


Haben Sie erst einmal die organisatorischen Grundlagen für das Office-Handbuch geschaffen, steht die konkrete Umsetzung an.

Natürlich können Sie ein Organisationshandbuch auf Papier erstellen. Das wäre jedoch nicht sehr effizient, da die Aktualisierungen mit sehr großem Arbeitsaufwand verbunden sind. Die ideale Lösung heißt daher: Machen Sie den unternehmensweiten Wissenspool mittels Intranet allen Mitarbeitern zugänglich.

PRAXIS-TIPP:

Sofern dies in Ihrem Unternehmen sinnvoll und finanziell möglich ist, können Sie für die Kollegen, die keinen PC am Arbeitsplatz haben, zentrale Informationsecken mit PC und Bildschirmen einrichten. Dort können sie sich dann ins Intranet einklicken.

Klären Sie unbedingt im Vorfeld mit Ihrer EDV-Abteilung ab,   …

  • welche Kapazität Sie für Ihre Wissensdatenbank benötigen und
  • welche softwaretechnisch wichtigen Details Sie beachten müssen.

Die technischen Tools sind in den einzelnen Unternehmen unterschiedlich.

Regelmäßige Treffen sind ein Muss!

Das Herz des Projekts ist das Team. Fixieren Sie die einzelnen Arbeitspakete, für die jeder zuständig ist, schriftlich mit  …

  • genauer Beschreibung sowie
  • Termin- und Kostenziel.

Veranstalten Sie regelmäßige Treffen. Sie stärken so das „Wir-Gefühl“. Außerdem sind diese Meetings wichtig für den Austausch und den Informationsfluss im Projektteam. Erstellen Sie für die Besprechungen eine Agenda und halten Sie sich streng an die Tagesordnungspunkte:

  • Arbeiten Sie die Punkte sachlich nacheinander ab.
  • Führen Sie immer Protokoll – zu Ihrer eigenen Sicherheit und als Dokumentation für die Vorgesetzten.

So zeigen Sie, dass Ihr Projekt professionell abläuft und Sie die Entscheider regelmäßig über den aktuellen Stand informieren.

Profitieren Sie

Sie werden bei diesem Projekt sehr viel lernen – nicht nur fachliche Dinge wie HTML-Sprache oder Bildbearbeitung:

  • Sie werden Teamarbeit „live“ mit allen Höhen und Tiefen erleben.
  • Sie lernen Kolleginnen und Kollegen näher kennen und bekommen einen Einblick in die Organisation anderer Abteilungen.

Das bringt oft eine ganz andere Sichtweise der Dinge und hilft, andere besser zu verstehen und deren Arbeit zu respektieren. Ihre soziale Kompetenz wächst mit der Erfahrung. Arbeiten Sie in einem erfolgreichen Projekt mit, verbessern Sie zudem Ihr Image:

  • Plötzlich sind Sie bereichsübergreifend bekannt.
  • Sie werden als kompetenter Ansprechpartner in Sachen Arbeitsorganisation betrachtet.

Schließlich können Sie unter anderem folgende Qualifikationen unter Beweis stellen: generalistisches Denken, Führungskompetenz als Projektleiterin, Durchsetzungsvermögen und Teamorientierung sowie Ausstrahlung.

Feiern Sie Erfolge

An dem Tag, an dem Ihr Organisationshandbuch im Intranet erscheint, haben Sie Grund zu feiern. Schließlich fördern Belohnungen nach wichtigen Zieletappen die Motivation aller Teammitglieder.

Stellen Sie das Update sicher

Das Projekt Organisationshandbuch lebt langfristig natürlich von der Aktualisierung. Sorgen Sie dafür, dass niemand bei dieser Aufgabe überfordert ist. So geht’s:

  • Jedes Teammitglied sollte mit dem Update eines Kapitels betraut sein, mit dessen Inhalt er sich identifizieren kann. Im Intranet sollte zudem auf den ersten Blick ersichtlich sein, wer für die Aktualisierung Ansprechpartner ist.
  • Stellen Sie außerdem sicher, dass Änderungen von organisatorischen Regelungen sofort an die zuständigen Projektmitglieder weitergeleitet werden.
Office News

Das Betreuungs-Onlineportal hilft Ihnen

Suchen Sie für Ihr Kind einen Kita- oder Kindergartenplatz mit Öffnungszeiten, die zu Ihrem Arbeitstag passen?

Unter www.familien-wegweiser.de finden Sie eine Datenbank mit bundesweiten Betreuungsangeboten, aus der Sie entsprechende Angebote für Ihren Arbeits-/Wohnort abrufen können.

Das Online-Portal wurde vom Bundesfamilienministerium initiiert, um Eltern in ihrem Alltag zu unterstützen. Daher finden Sie hier neben den Betreuungsthemen auch Tipps zu rechtlichen, finanziellen und erzieherischen Fragen.

Total 0 Votes
0

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?