Ihr Chef und die Medien

Für Medienkontakte ist in größeren Unternehmen die PR-Abteilung verantwortlich. In kleineren Firmen hingegen kommt es schon einmal vor, dass Medienanfragen im Sekretariat landen. In beiden Fällen wollen Journalisten aber den Chef persönlich interviewen. Und da kommen Sie als Assistentin ins Spiel.

Auch wenn Ihr Unternehmen keine aktive Medienarbeit betreibt, können Kontakte mit Journalisten in Ausnahmesituationen plötzlich relevant werden. Dann ist es gut, wenn Sie nicht völlig ahnungslos an Ihre Aufgabe herangehen müssen. Die häufigsten Situationen wollen wir hier behandeln.

a) Besonderes Ereignis
Sie arbeiten für ein KMU, das fernab von der medialen Öffentlichkeit technische Geräte entwickelt. Nun tritt ein öffentlichkeitsrelevantes Ereignis ein, ein Firmenjubiläum oder der Bau einer neuen Zweigstelle. Der Chef wünscht, dass die Medien darüber berichten und gibt Ihnen den Auftrag, diese zu informieren.

b) Messeauftritt
Ihr Unternehmen will seine Produkte oder seine Dienstleistung auf einer Fachmesse vorstellen. Unter den Besuchern sind auch Fachjournalisten. Der Marketingleiter hofft, dass sie über Ihr Angebot berichten werden. Er bittet Sie, ein Pressedossier zusammenzustellen, das den Fachjournalisten auf der Messe übergeben werden soll.

c) Interviews
Sie müssen für einen Journalisten einen Interviewtermin mit Ihrem Chef vereinbaren – möglicherweise als Folge eines Medienversandes, den Ihre PR-Abteilung gemacht hat.

Werkzeuge für Ihre Medienarbeit

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Werkzeuge im Umgang mit Medien vor:

1. Website
Bevor Sie mediale Aktivitäten ins Auge fassen, sorgen Sie dafür, dass Ihre Website auf dem neuesten Stand ist. Journalisten recherchieren über Ihre Firma, bevor sie mit Ihnen in Kontakt treten. Je informativer die Inhalte der Website sind, umso interessanter wird Ihre Firma für Journalisten.

2. Bildmaterial
Halten Sie aussagekräftige Medienbilder bereit. Dazu gehört auch ein gutes Porträtbild Ihres Chefs (kein Passfoto!). Worauf es beim Bildmaterial ankommt, lesen Sie auf Seite 4.

3. Die Medienmitteilung
Wollen Sie die Medien über ein wichtiges und öffentlichkeitsrelevantes Ereignis informieren, dann senden Sie eine Medienmitteilung per Mail an das zuständige Ressort in der Redaktion. Sie soll knapp und sachlich informieren (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wozu?). Verlinken Sie Ihre Mitteilung mit Detailinformationen und geben Sie an, bei wem weitere Auskünfte eingeholt werden können (z. B. Kontaktdaten des passenden Ansprechpartners in Ihrer Firma). Wenn Sie sich auf die regionalen Medien beschränken, dann können Sie die Redaktionsadressen leicht über die Webseiten der jeweiligen Medienunternehmen ausfindig machen. Wollen Sie Ihre Information breiter streuen, dann können Sie Ihre Mitteilung auch über einen spezialisierten Dienstleister versenden, zum Beispiel www.newsaktuell. de, eine Tochterfirma der Deutschen Presse-Agentur dpa.

4. Die Medieneinladung
Alternativ zur schriftlichen Information können Sie die Medienvertreter auch einladen zu einer Medienkonferenz, zu einem Round-Table-Gespräch oder auf einen Rundgang durch die Firma.

5. Die Mediendokumentation
Hintergrundinformationen, die nicht allgemein zugänglich sind, halten Sie in einem Mediendossier bereit, um Journalisten auf Wunsch damit zu beliefern. Ins Mediendossier gehören:

  • ein kurzer Pressetext zum Thema
  • Daten, Fakten und Hintergrundinformationen
  • ein Unternehmensporträt eventuell mit Unternehmensgeschichte (nach Bedarf)
  • aussagekräftiges und druckfähiges Bildmaterial (siehe Seite 4)
  • Präsentationen oder Videoaufzeichnungen (falls vorhanden)
  • Kontaktangaben für Rückfragen

Nicht ins Mediendossier gehören Werbeflyer, Prospekte und Kataloge (ausgenommen es geht um ein Produkt, das dort ausführlich erklärt wird).

6. Das Medieninterview
Landet die Anfrage für ein Interview mit Ihrem Chef bei Ihnen, dann ist es wichtig, zunächst etwas über den Rahmen zu erfahren:


Schnell-Check: Das sollten Sie vor dem Interview klären


  • Name und Kontakt des Journalisten
  • Für welches Medium arbeitet er?
  • In welchem Kontext und zu welchem Thema wird das Interview geführt?
  • In welchem Ressort und wann wird das Interview erscheinen?
  • TV: Wird das Interview aufgezeichnet oder live gesendet?
  • Versuchen Sie, die wichtigsten Fragen im Vorfeld zu erhalten.
  • Bestehen Sie darauf, dass Ihnen das Interview zum Gegenlesen zugestellt wird.

7. Das Q & A (Questions and Answers)
Manchmal werden Interviewfragen nicht vorher bekanntgeben. Dann sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef ein sogenanntes „Q & A“ erarbeiten. Überlegen Sie mögliche Fragen, die gestellt werden könnten, und überlegen Sie sich die Antwort dazu. Halten Sie Zahlen und Fakten bereit – und formulieren Sie Ihre Stellungnahme zu heiklen Angelegenheiten.

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