Handy-Knigge fürs Büro

Handys sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ihr Smartphone ist ein wunderbares Mittel, um mit Menschen in Verbindung zu bleiben und Zugriff auf Informationen zu haben. Doch die Geräte können auch zum Störfaktor werden. Im Business-Umfeld bewegt sollten Sie sich an gewisse Regeln halten.

Die Kontaktplattform im Taschenformat bringt es mit sich, dass wir uns plötzlich vergessen, und uns in unserem unmittelbaren Umfeld asozial verhalten. Eine professionelle Nutzung erfordert eine gesunde Distanz zu unseren Geräten! Wenn Sie die folgenden drei Grundwerte beachten, können Sie wenig falsch machen:

  1. Achtsamkeit
  2. Respekt
  3. Diskretion

Es handelt sich dabei um die anerkannten Regeln der Höflichkeit, die im Geschäftsleben wichtig sind. Heruntergebrochen auf den Gebrauch des Handys ergeben sich daraus folgende Verhaltensregeln.

Allgemeine Grundregeln

  • Besprechen Sie Ihre Mobilbox mit einer persönlichen Nachricht, um Anrufende freundlich und auf persönliche Art und Weise zu begrüßen.
  • Rufen sie grundsätzlich nicht oder nur dann mit unterdrückter Nummer an, wenn Sie explizit wünschen, dass die andere Person Ihre Nummer nicht erkennt.
  • Beachten Sie die gesetzlichen Tabuzonen, in denen das Telefonieren verboten oder unerwünscht ist, zum Beispiel in Arztpraxen, Kliniken, Bibliotheken oder im Flugzeug.

 Im Vorfeld von Besprechungen

  • Auf dem Weg zum Meeting sollten Sie erreichbar sein. Laden Sie den Akku auf, bevor Sie geschäftlich unterwegs sind, und schalten Sie Ihr Handy ein.
  • Sind Sie zu spät dran, dann melden Sie Ihre Verspätung telefonisch bei Ihrem Geschäftspartner an. Denn manchmal trifft eine SMS mit erheblicher Verzögerung ein. Und Sie wollen ja nicht, dass Ihre Entschuldigung erst nach Ihnen ankommt.
  • Wenn Sie ein Meeting absagen oder verschieben müssen, sollten Sie dies kurzfristig per Telefon erledigen – das ist ein Gebot der Höflichkeit. Längerfristig darf es auch eine E-Mail sein.
  • Erwarten Sie externen Besuch im Büro, dann sollten Sie ebenfalls dafür sorgen, dass Sie per Handy erreichbar sind (mindestens eine halbe Stunde vor dem Termin).

Während Besprechungen

  • Hat die Besprechung begonnen und Sie erwarten noch einen dringenden Anruf, dann schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Legen Sie es nicht neben sich auf den Tisch, sondern stecken Sie es so in die Tasche, dass Sie die Vibration bemerken, wenn ein Anruf eingeht.
  • Vermeiden Sie Social Media Aktivitäten sowie das Versenden von SMS-Nachrichten, während Sie mit anderen Personen im Gespräch sind, denn ansonsten signalisieren Sie Desinteresse.
  • Ist ein Informationsaustausch während der Besprechung notwendig, dann informieren Sie die Anwesenden mit einer kurzen Begründung, bevor Sie sich Ihrem Handy widmen.
  • Erhalten Sie während der Sitzung einen dringenden Anruf, dann nehmen Sie den Anruf nicht entgegen, sondern verlassen den Raum unauffällig, um zurückzurufen. Informieren Sie Ihre Gesprächspartner schon zu Beginn der Sitzung, dass Sie einen Anruf erwarten. Dann können Sie den Raum verlassen, ohne zu stören. Ist der Anruf weniger dringend, warten Sie mit dem Rückruf bis zur Pause oder bis zum Ende der Besprechung.
  • Ansonsten bleibt Ihr Handy während Besprechungen ausgeschaltet.
  • Klingelt Ihr Handy, weil Sie vergessen haben, es auszuschalten, entschuldigen Sie sich bei den Anwesenden und schalten Ihr Gerät sofort aus, ohne das Gespräch entgegenzunehmen.

Handynutzung in der Öffentlichkeit

  • Wählen Sie einen dezenten Klingelton und übertreiben Sie es nicht mit der Lautstärke, damit Sie Umstehende und Sitznachbarn nicht verärgern. Vermeiden Sie es ebenfalls, öffentlich Klingeltöne auszuprobieren.
  • Reduzieren Sie die Lautstärke, wenn Sie im Zug oder in öffentlichen Räumen mit Kopfhörern Musik hören.
  • Sprechen Sie leise, wenn Sie telefonieren, damit Sie andere Personen nicht stören. Besonders wenn die Verbindung schlecht ist, tendiert man dazu, viel zu laut zu sprechen. In der Öffentlichkeit ist manchmal eine SMS einem Telefongespräch vorzuziehen.
  • Denken Sie daran, dass andere mithören, wenn Sie in Zug, Bus oder an anderen öffentlichen Orten telefonieren. Plaudern Sie keine Firmengeheimnisse aus und seien Sie zurückhaltend mit privaten Informationen.
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