Eine durchdachte Ablage ist Gold wert

Der Traum vom papierlosen Büro ist ausgeträumt. Auch heute kämpfen wirin unseren Sekretariaten noch immer mit Papierbergen, obschon viele Dokumentenur noch elektronisch abgelegt werden. Viele Daten werden irgendwanndann doch wieder auf Papier gebraucht. Wer nicht unnötig Zeit mitSuchen verlieren will, muss deshalb seine Ablage gut organisieren.

Verbringen Sie zu viel Zeit mitdem Suchen von Papieren undDokumenten? Ist die bestehendeAblage zweckmäßig? Finden Sie Unterlagen, die ein andererabgelegt hat? – Falls Sie durch solche Überlegungen auf Mängel in Ihrem Ablagesystem aufmerksam werden, dann ist es Zeit, Ihre Ablage zu überdenken.Vielleicht finden Sie ja zwischen Weihnachtenund Neujahr ein paar ruhigeTage, Ihre Ablage neu zu organisieren.

Ablageregeln vereinheitlichen

Gibt es womöglich noch gar keine Ablageregelnin Ihrer Firma? Wo Dokumente abgelegt werden, sollte das nach bestimmten Regeln geschehen, an die sichalle im Unternehmen halten. Ablageregelngeben vor, nach welchem System vorgegangen werden muss. Sie könnenhier zum Beispiel festhalten,

  • nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird (siehe S. 2).
  • welche Schriftgutbehälter – also Ordner, Hängeregistratur, Schrank usw. – für die verschiedenen Unterlagenartenvorgesehen sind.
  • ob geheftet oder gelocht werden darf und wann Klarsichthüllen verwendet werden müssen.
  • wie die Akten „schwieriger Fälle“ zu behandeln sind.
  • was bei der Entnahme von Dokumenten zu beachten ist.
  • wer wann Zugriff auf welche Aktenhat und welche Dokumente nicht entnommen werden dürfen.
  • wie mit Vorgängen umzugehen ist,wenn sie sich mehreren Gruppen zuordnenlassen.

Beispiel „Ablageregel“

„Verträge jeder Art werden unter der Hauptgruppe 7 – Verwaltung – und in der Untergruppe 75 – Verträge – chronologisch bei den jeweiligen Stichwörtern abgelegt.“

Wichtig ist natürlich, dass die Regeln allen bekannt sind, denn Ablageregelnsind nur dann sinnvoll, wenn sich auch alle daran halten. Kümmern Sie sich darum und gehen Sie so vor:

  • Checken Sie, ob das Ablagesystem auf dem neuesten Stand ist und passen Sie es bei Bedarf an.
  • Machen Sie die Regeln im Unternehmenpublik.
  • Kontrollieren Sie regelmäßig, ob sichalle an die Vorgaben halten.

Tipps für Ihre persönliche Ablage

Finden Sie treffende Überbegriffe. Ihre persönliche Ablage für Arbeitsplatz, Archiv und PC sollte in feste Begriffewie „Kunden“, „Firmen“, „Lieferanten“,„Projekte“, „Abteilungen“ aufgeschlüsselt sein. Vorteilhaft ist eine vorgangsbezogene Ablage, das ist sinnvoller, als die Dokumente nach Verfasser oder Zeitaspekten abzulegen.

Die Vorarbeit

Bevor Sie mit der Reorganisation beginnen, klären Sie die Rahmenbedingungen!

  • Welches ist die bevorzugte Ablageform in Ihrem Unternehmen? – Papier oder EDV? Lässt sich daran etwas ändern?
  • Welche Unterlagen müssen nur einmal zentral abgelegt werden?
  • Wo sollen Unterlagen abgelegt werden?
  • Wer ist verantwortlich für die Datenpflege?
  • Wie ist mit projektbezogenen Unterlagen zu verfahren?

Erstellen Sie einen Vorlagen-Ordner mit einheitlichen Formularen, die vonallen genutzt werden können. Dies spart allen Beteiligten Zeit und Aufwand.

Weitere wichtige Fragen, die geklärtwerden müssen:

  • Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden?
  • Wo sollen Papierdokumente aufbewahrt werden?
  • Nach welchem Ordnungssystem sollen Informationen gespeichert werden?
  • Welche Speicherform ist die richtige?
  • Welche Ablagetechnik ist für die Papierdokumente optimal?
  • Welche EDV-Tools sollen eingesetzt werden?
  • Wie werden die Prozesse der Speicherung und Verwaltung organisiert?

Bezugskategorien

Für den Aufbau einer Ablage sind zunächst die Bezugskategorien wichtig. Diese Zuordnung ist die Basis, auf der Ihre Ablage aufgebaut ist. Schaffen Sie ein sinnvolles Gerüst:

a) Bezugspersonen

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Vertreter
  • Geschäftsführung

b) Organisationsgebiete

  • Einkauf
  • Verkauf
  • Versand
  • Behörden
  • Finanzen
  • allgemeine Verwaltung

c) Gegenstände

  • Erzeugnisse/Produkte
  • Patente
  • Lizenzen
  • Filme

d) Unterlagen

  • Schriftverkehr allgemein
  • Protokolle
  • Berichte (Vertreter usw.)
  • Rechnungen

 Vor- und Nachteile verschiedener Ablagesysteme

 Vorteile Nachteile
Ordner: empfohlen, wenn viele Unterlagen zu einem Stichwort
  •  Register hilft bei Gliederung
  • kein Durcheinander
  • gut transportierbar
  • sichere Speicherung
  • schneller Zugriff
  • braucht viel Platz
  • wenig flexibel
Hängemappen: empfohlen zur Überwachung von Angeboten, Kunden, Projekten im Vorstadium, persönliche Dokumentation, Einteilung nach Stichwörtern
  • Flexibilität
  • Terminüberwachung
  • Fortschrittskontrolle
  • Soll-Ist-Vergleich
  • geringer Platzbedarf
  • Zugriff nach Terminen und anderen Kriterien
  • unübersichtlich bei vielen Papieren in einer Mappe
Aktenkörbe: empfohlen zum ersten Ordnen, als Eingang und Ausgang, zur Weitergabe an Mitarbeiter
  • schaffen Ordnung auf dem Schreibtisch
  • einfaches System
  • Gefahr des Überfüllens
  • einzelne Unterlagen nicht mehr so leicht auffindbar
Arbeitsmappen: ideal für die Tagesplanung
 

  • schaffen Ordnung auf dem Schreibtisch
  • schnelle Zugriffsmöglichkeit durch Einsortierung in verschiedene Fächer
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): vielfältig anwendbar, besonders sinnvoll bei umfangreichen Datenmengen
  • spart Platz, großes Speichervolumen, Zugriff nach verschiedenen Suchbegriffen,Terminüberwachung
  • hohe Anfangsinvestitionen
  • gewöhnungsbedürftig
  • keine physische Aktenablage

Ordnungssysteme

Um die tägliche Papierflut sinnvoll bewältigen zu können, ist es besonders wichtig, das richtige Ordnungssystem für bestimmte Geschäftsvorgänge zu finden, nach dem die Ablage organisiert werden kann. Oft ist es sinnvoll, eine Kombination aus verschiedenen Ablagesystemen, wie z. B. alphabetischer, numerischer oder chronologischer Ablage zu wählen. In der nächsten Ausgabe werden wir Ihnen die verschiedenen Ordnungssysteme vorstellen.

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

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