E-Mailformate und passende Signaturen

Rund um das Thema Formate herrschen regelmäßig Missverständnisse zwischen Absendern und Empfängern elektronischer Nachrichten. Mehr über E-Mailformate erfahren Sie in diesem Beitrag.

Sie öffnen eine neue E-Mail, die aber kaum zu lesen ist. Die Buchstaben scheinen aus einer anderen Sprache zu sein und falsche Umbrüche erschweren das Verständnis des Textes zusätzlich. Die Ursache ist ein E-Mailformat, das von Ihrer Software nicht unterstützt wird. Wie kommt es dazu?

Als die E-Mail erfunden wurde, war ein Weiterleiten von Dateianhängen genauso undenkbar wie der Gebrauch von farbigen Kennzeichen. Inzwischen hat sich in dieser Hinsicht einiges getan, doch ist ein einfacher Text in einer E-Mail nach wie vor die Variante, die von jedem Programm beherrscht werden sollte – auch von E-Mailprogrammen auf Smartphones und Tablet-Computern.

E-Mailformat ändern

Outlook lässt Ihnen die Wahl: Zum einen legen Sie in den Einstellungen des Programms ein Standardformat fest. Zusätzlich können Sie beim Schreiben einer neuen Nachricht jeweils ein abweichendes Format einstellen. In Outlook 2013 verändern Sie das Format einer ausgehenden Nachricht direkt im Editor beim Verfassen der E-Mail. Dazu wechseln Sie in das Register „Text formatieren“. Unter „Format“ stehen die drei (Ihnen wahrscheinlich bekannten Formate) zur Verfügung: (* Abb. 1)

  • HTML: Sollte von vielen E-Mailprogrammen verstanden werden. Allerdings muss der Empfang von HTML- Nachrichten nach wie vor auch aktiviert werden, da sich in HTML Schadprogramme und Codes verstecken können, die Aufschlüsse über das Nutzerverhalten zulassen.
  • Nur Text: Reiner Text wird von allen E-Mailprogrammen verstanden, bietet aber auch wenig Komfort, denn gefettete oder kursive Passagen sind damit nicht möglich.
  • Rich-Text: Ist problemlos, wenn der Empfänger der Nachricht ebenfalls Outlook einsetzt. Da Sie dies nicht voraussetzen können, wählen Sie am besten HTML oder Nur-Text.

Um einen dieser Werte zur Voreinstellung zu machen, rufen Sie den Backstage- Bereich von Outlook auf. Klicken Sie dort auf „Optionen“ und anschließend in den Bereich „E-Mail“. Unter „Nachrichten verfassen“ wählen Sie dann das Format.

Signatur optimieren

Sie werden wahrscheinlich etwas Zeit und Mühe in die Gestaltung Ihrer Signatur gesteckt haben. Wenn Sie jedoch im Editor das Format der E-Mail verändern, wird auch die Signatur in das Textformat konvertiert. Meistens mit wenig überzeugenden Ergebnissen. Sie können die Variante, die Outlook verwendet, auch überarbeiten.

Dazu bleiben Sie in den E-Mail-Optionen, wie gerade gezeigt. Klicken Sie dort mit gedrückter Taste „strg“ auf den Schalter „Signaturen“. Statt des gewohnten Editors öffnet sich der Dateimanager. Öffnen Sie dort nun das „Textdokument“, das den Namen Ihrer Signatur (meistens Standard) trägt, mit einem Doppelklick. In der Datei entfernen Sie jetzt die Bereiche, die nicht lesbar sind, wenn Sie das Format einer Nachricht auf Text umstellen, oder korrigieren falsche Zeichenumbrüche. Speichern Sie die Datei (* Abb. 2).

Achtung: Die Datei wird stets überschrieben, wenn Sie mit dem Editor von Outlook Anpassungen an der Signatur vornehmen. Legen Sie sich also am besten eine Sicherheitskopie an.

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