Die Vorbereitung auf wichtige Gespräche

Steigen Sie niemals unvorbereitet in wichtige oder heikle Gespräche ein! Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, sich sowohl inhaltlich als auch mental vorzubereiten. Streben Sie danach, im Gespräch die Führung zu behalten. So können Sie die gesetzten Gesprächsziele optimal erreichen.

Im Gespräch die Führung zu behalten, bedeutet nicht, dass Sie Ihr Gegenüber nicht zu Wort kommen lassen. Im Gegenteil: Eine Besprechung kann nur fruchtbar sein, wenn beide Parteien sich einbringen und der erreichte Konsens gegenseitig ist.

Der folgende Gesprächsleitfaden hilft Ihnen, ein Gespräch zur beidseitigen Zufriedenheit zu führen.

Vor dem Gespräch

  • Gehen Sie mit einer positiven und wohlgesinnten Grundhaltung in das Gespräch, auch dann, wenn Sie Ihren Gesprächspartner als eher schwierig einschätzen.
  • Bei Konflikten sehen Sie das Gespräch als Chance an, Missverständnisse zu klären und für entgegengesetzte Interessen einen Ausgleich zu finden.
  • Sammeln Sie Informationen über Ihren Gesprächspartner, seinen korrekten Namen, seine Funktion und seine Persönlichkeit.
  • Vergegenwärtigen Sie sich den letzten Kontakt der Firma mit ihm (konsultieren Sie dazu die Akten, Gesprächsnotizen, Sitzungsprotokolle, E-Mail-Korrespondenz oder Briefverkehr).
  • Versuchen Sie zur Vorbereitung, sich in Ihren Gesprächspartner hineinzuversetzen: In welcher Situation oder Stimmung werden Sie ihn antreffen? Welche Interessen verfolgt er?
  • Welches ist Ihr Gesprächsziel, was wollen Sie erreichen?
  • Welche Zugeständnisse können Sie machen?
  • Vor Verhandlungen oder Verkaufsgesprächen erstellen Sie vor dem Gespräch ein Argumentarium mit stichfesten Begründungen für Ihre Position, mit Antworten auf mögliche Einwände und mit Nutzenargumenten (was hat Ihr Gesprächspartner davon?).
  • Erstellen Sie Ihren persönlichen Gesprächsleitfaden mit den wichtigsten Punkten, die Sie behandelt haben wollen.
  • Überlegen Sie, ob es nicht allenfalls von Vorteil sein könnte, eine weitere Person heranzuziehen. Vier Ohren hören mehr als zwei. Entweder, um bei dominanten Gesprächspartnern einen besseren Stand zu haben, um eine zweite Meinung zu erhalten oder auch, um bei Streitigkeiten und Konflikten einen Zeugen zu haben.
  • Schaffen Sie eine gute Atmosphäre. Ihr Gast soll sich willkommen fühlen und sehen, dass Sie sich bewusst für ihn Zeit nehmen. Räumen Sie den Besprechungsraum vorher auf, lassen Sie keine anderen Akten herumliegen, lüften Sie den Raum kurz vorher, bieten Sie Ihrem Gast ein Glas Wasser oder einen Kaffee an.

Gesprächsführung 

  • Begrüßen Sie Ihren Gast freundlich, suchen Sie Augenkontakt und sprechen Sie ihn mit seinem Namen an. Wenn Sie unsicher sind, wie der Name ausgesprochen wird, fragen Sie gleich zu Beginn nach.
  • Beginnen Sie zum Aufwärmen mit einem kurzen Smalltalk. Bestimmt finden Sie einen guten Aufhänger, der Verbindung schafft.
  • Bedanken Sie sich bei Ihrem Gast, dass er sich die Zeit für das Gespräch genommen hat.
  • Steigen Sie ins Gespräch ein, indem Sie das Gesprächsziel nennen sowie den Zeitrahmen, den Sie für das Gespräch vorgesehen haben.
  • Wo hilfreich und sinnvoll, geben Sie auch Ihrem Gesprächspartner eine Liste mit den zu besprechenden Anliegen. Es hilft Ihnen beiden, bei der Sache zu bleiben und keinen Punkt zu vergessen.
  • Fragen Sie Ihr Gegenüber, ob er den genannten Besprechungspunkten noch ein Thema anfügen möchte.
  • Auch wenn Sie die Fäden des Gesprächs in der Hand halten, soll es kein Monolog sein. Hören Sie Ihrem Gesprächspartner aktiv zu.
  • In einem Konfliktgespräch sollten Sie Ihrem Gegenüber Raum lassen, seine Unzufriedenheit oder seinen Ärger anzubringen. Versuchen Sie herauszuhören, wo der Schuh drückt, und nehmen Sie den springenden Punkt sachlich im Gespräch auf.
  • Zeigen Sie Verständnis für den Ärger.
  • Bei berechtigten Beschwerden entschuldigen Sie sich, bei unberechtigten Beschwerden bleiben Sie sachlich und legen die Dinge klar dar.
  • Wenn Sie keine schnelle Lösung anzubieten haben, fragen Sie auch Ihren Besuch, welche Lösungsmöglichkeiten er vorschlägt, bevor Sie auf einen Konsens zusteuern.
  • Behalten Sie die Zeit im Auge und stellen Sie zehn Minuten vor Ablauf fest, dass Sie jetzt langsam zu einer Entscheidung kommen müssen, um das Gespräch in der geplanten Zeit abzuschließen.
  • Fassen Sie zum Schluss die Gesprächsergebnisse nochmals vollständig zusammen und notieren Sie genau, wie Sie verblieben sind: zu treffende Maßnahmen, Verantwortliche im Unternehmen wie auch Termine. Versichern Sie sich, dass Ihr Gesprächspartner mit allem einig ist.

Nach dem Gespräch

  • Halten Sie das Gespräch mit Datumsangabe schriftlich fest, sei es in einer Aktennotiz oder allenfalls auch in einer E-Mail, die Sie Ihrem Gesprächspartner als Bestätigung zustellen.
  • Leiten Sie vereinbarte Maßnahmen sofort in die Wege.
  • Informieren Sie die andere Partei, falls Verzögerungen eintreten oder sobald von Ihrer Seite alles wie vereinbart erledigt ist.
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