Die perfekte Gastgeberin

Die Rahmenbedingungen für das nächste Geschäftsessen haben Sie abgesteckt und legen diese Ihren Vorgesetzten vor. Damit diese beim angedachten Business-Lunch nicht alleine dasitzen, sollten Sie die Einladungen rechtzeitig verschicken und Ihre Vorgesetzten „briefen“: Was bedeutet es, professionell Gastgeber zu sein?

Der gute Eindruck beginnt mit der perfekten Einladung. Je präziser Sie Einladungen formulieren, umso weniger Nebenschauplätze – z. B. telefonische Anfragen/E-Mail-Anfragen – werden Sie haben. Darauf sollten Sie Acht geben:

  • Korrekter Name und Anschrift
    • Ist der Name richtig geschrieben (evtl. mit Titel)?
    • Ist eine Person/ein Paar/eine Familie eingeladen?
  • Was ist der Anlass?
    • Ein Geschäftsessen, ein Arbeitsessen, ein Geburtstag, Jubiläum … 
  • Datum und Uhrzeit 
    •  Wann werden die Gäste erwartet? („Wir treffen uns um 12:15 Uhr in der Hotel-Lobby. Anschließend gehen wir zum gemeinsamen Business- Lunch ins Restaurant.“)
  • Wo findet die Veranstaltung statt?
    • Anfahrtsskizze zukommen lassen (mit Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln …)
  • Wie ist der Rahmen?
    • Eher gemütlich, eher formell?
  • Kleiderordnung
    • Eher leger („Heute lassen wir die Krawatte mal im Schrank“), eher formell? Die Angabe einer Kleiderordnung ist nicht als Eingrenzung persönlicher Vorlieben gedacht, sondern soll die Qual der Wahl nehmen. Fehlt die Kleiderangabe, gilt „Business-Outfit“.
  • Angabe einer Antwortfrist – am besten mit einer vorbereiteten Antwortkarte
    • Dies ist für die bessere Planbarkeit einer Veranstaltung unbedingt notwendig!

Ist ein Bankett vorgesehen, bitten Sie auf der Antwortkarte Vegetarier oder Diätpatienten um einen entsprechenden Vermerk. So können Sie im Vorfeld schon die geeignete Menüauswahl treffen. Verschickt werden Einladungen – je nach Anlass – zwischen sechs und zwei Wochen vor der Veranstaltung.

Die Rolle des Gastgebers

Gastgeber sein will gelernt sein! Beim gemeinsamen Essen geht es nicht nur um Nahrungsaufnahme. Stand und Status aller Beteiligten spielen dabei ebenfalls eine Rolle. Gast und Gastgeber – beide haben Rechte und Pflichten. Entspannt am Tisch wird es dann, wenn beide sich ihrer Rolle bewusst sind.

Fehlendes Know-how lässt sich mit Charme gelegentlich ausgleichen. Brillant ist man dann, wenn sich Charme mit Wissen und Können ergänzt. Als Gastgeber führen Sie Regie, halten die Fäden in der Hand, geben den Ton an. Und zwar so dezent, dass der Gast sich nicht bevormundet fühlt. Zu Ihren Aufgaben gehören:

  • rechtzeitig vor Ort sein (min. 15 Minuten vor den Gästen)
  • Gäste per Handschlag willkommen heißen 
  • Mäntel abnehmen (sofern dies nicht vom Personal übernommen wird)
  • Gäste an den Tisch führen (wird evtl. vom Service übernommen, dann bildet der Gastgeber den Schluss) 
  • den Gästen die besten Plätze zuweisen
  • Empfehlen von Speisen und Getränken, man spricht vom „gelenkten Essen“ (indirekter Hinweis auf Umfang und Preisklasse)
  • Sammeln der Wünsche und Bestellen beim Service
  • verbale und nonverbale Kommunikation mit dem Service (z. B. Besteckabsprache)
  • Bezahlen der Rechnung unter Ausschluss der Öffentlichkeit (am besten am Tresen) 
  • den Service mit einem Trinkgeld belohnen (in Deutschland: 5 bis 10 % des Rechnungsbetrags)
  • beim Abschied die Gäste zumindest bis an die Tür begleiten und mit einem freundlichen „gutes Nachhausekommen“ verabschieden.

Beim Business-Lunch kann es vorkommen, dass der Einladende mit den Gästen zusammen das Lokal betritt: Hier geht der Einladende vor, öffnet die Tür, lässt die Gäste an sich vorbei und übernimmt im Restaurant wieder die Führung. Es sei denn, der Service übernimmt (siehe oben). Mäntel nimmt der Einladende nach Betreten des Restaurants dem Gast ab. Das kann bedeuten, dass eine Frau einem Mann aus dem Mantel helfen sollte (was in aller Regel von den Herren abgewehrt wird). Beim Verlassen des Restaurants schlüpft zuerst der Einladende in seinen Mantel, dann hilft er dem Gast in den Mantel.

Die Rolle des Gastes

Zur Rolle des Gastes gehört, dass er den „Regieanweisungen“ des Gastgebers Folge leistet und sich führen lässt. Ein Gast reagiert zeitnah auf eine Einladung und bedankt sich für diese – unabhängig von einer Zu- oder Absage. An Kleidungsvermerke hält er sich, alles andere wäre unhöflich. Ein Gast ist pünktlich. Er wird zunächst nach den Gastgebern Ausschau halten, sofern diese gerade nicht an der Tür stehen (was sinnvoll ist, denn sie heißen die Gäste willkommen). Der Gast wird von den Gastgebern begrüßt, stellt diesen eventuell seine Begleitung vor und bedankt sich zum zweiten Mal für die Einladung. Ein kleines, angemessenes Geschenk ist immer willkommen.

Gäste setzen sich erst nach Aufforderung durch die Gastgeber an den Tisch und achten während des Essens auf die nonverbalen Signale der Gastgeber (angefangen von der Serviette – bis hin zum unterdrückten Gähnen – Zeit zu gehen?).

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um sich zu verabschieden?

Sie machen nichts falsch, wenn Sie sich 15 bis 30 Minuten nach dem Kaffee bzw. Digestif langsam verabschieden und sich dabei zum dritten Mal für die Einladung bedanken. Möchten Sie dem Ganzen noch ein Krönchen aufsetzen, bedanken Sie sich am nächsten Tag noch einmal per Karte oder Telefon für die freundliche Einladung. Ob Sie diese Gepflogenheit auch bei einem Business- Lunch anwenden wollen, ist Ihnen überlassen. Bei offiziellen Anlässen ist dies sicher der Königsweg.


Die Autorin: Eveline Bischoff (Dipl. Image Consultant) ist selbständige Trainerin und Beraterin in den Bereichen Persönlichkeit, Image und Bürokompetenz.

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