Die Office-Infothek – ein Konzentrat an Wissen

Als Ansprechpartner für viele Kolleginnen und Kollegen beantworten Sie Fragen rund um betriebliche Abläufe, geben Auskunft zu Aktuellem und Veränderungen und vieles mehr. Zu Ihrer Funktion und Ihrem Anspruch gehört es, dieses Wissen zu haben und zu teilen. Was passiert aber, wenn Ihr eigener Arbeitsbereich darunter leidet? Dann schlägt die Stunde der Office-Infothek. Kurz gesagt, die Office-Infothek hilft die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu verbessern, Ihr Wissen zu bündeln und es für den Assistenzbereich zugänglich zu machen.

Was genau ist die Office-Infothek?

Wie können wir uns diese vorstellen? Die Office-Infothek ist ein Nachschlagewerk für alle wichtigen und notwendigen Informationen im Assistenzbereich. Sie ist für alle Assistenzen und dazu berechtigten Mitarbeiter eines Unternehmens einsehbar. Leider ist es immer noch gelebte Praxis in vielen Unternehmen, dass Informationen eine Holschuld und weniger eine Bringschuld sind. So gesehen enthält die Office- Infothek das gesamte Wissen eines Unternehmens für den Assistenzbereich. Selbstverständlich gelten die nun folgenden Ausführungen auch für die Office-Infothek im Einzelsekretariat.

Arten von Infotheken

Infotheken gibt es in drei möglichen Varianten:

  1. als Papiersammlung, was jedoch in Zeiten der Papierflut nicht mehr empfehlenswert ist
  2. als digitaler Ordner auf einem Laufwerk, was sicher geeignet ist für Unternehmen bis zu 100 Mitarbeitern
  3. als Intranetportal, was sich für größere Firmen anbietet

Die erste Frage, die Sie sich beim Anlegen einer Office-Infothek stellen sollten, ist die Frage nach dem Ziel. Nehmen Sie sich zusammen mit Ihren Kollegen ausreichend Zeit, um das Ziel so zu formulieren, dass Sie sich alle damit identifizieren können.

Argumente für das Projekt „Office- Infothek“

„Organisation ist ein Mittel, die Kräfte des Einzelnen zu vervielfältigen“, sagte Peter Ferdinand Drucker, US-amerikanischer Unternehmensberater und Managementtheoretiker. Klingt gut, ist jedoch in herkömmlichen Assistenzbereichen noch nicht gelebte Praxis. Vor allem in den international agierenden Unternehmen sammeln viele nur ihr persönliches Know-how, anstatt ihr Wissen anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Stellen Sie sich vor: In allen Büros werden die gleichen Informationen angefragt und die Mitarbeiter geben jedes Mal die entsprechende Auskunft. Welches Einsparpotenzial könnte ausgeschöpft werden, wenn ein Großteil der Informationen zentral abrufbar wäre!

Eine Office-Infothek aufzubauen ist keine Arbeit für Einzelkämpfer. Es setzt eine gute Grundstruktur, die Zustimmung der Chefs und die Unterstützung durch das Team voraus. Und Sie benötigen zeitliche Ressourcen und finanzielle Mittel. Machen Sie ein Projekt daraus und suchen Sie Verbündete mit Pioniergeist und Engagement!

Welche Argumente könnten Ihren Chef überzeugen?

Durch die Office-Infothek

  • vermeiden wir Informations- und Datenredundanz, das heißt: keine Doppelungen und kein Mehraufwand beim Verändern oder Anpassen einer Information.
  • sparen wir Zeit für den eigenen Arbeitsbereich.
  • sichern wir einen beständigen Informationsfluss zwischen neuen und „alten“ Mitarbeitern.
  • können wir effizienter handeln.
  • optimieren wir die Arbeitsabläufe.
  • stellen wir unser Wissen allen Mitarbeitern im Assistenzbereich zur Verfügung.
  • verwenden wir einheitliche Vorlagen, was der Corporate Identity zugutekommt.
  • sind Arbeitsprozesse transparenter.
  • verbreiten sich Innovationen schnell und flächendeckend.
  • sichern wir wertvolles Wissen, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden.
  • optimieren wir die Urlaubsvertretung.

Welche Inhalte bieten sich für die Office-Infothek an?

Inhaltlich sind der Office-Infothek nahezu keine Grenzen gesetzt. Sie sollten lediglich folgende Qualitätskriterien im Auge behalten:

  • Übersichtlichkeit
  • logische Struktur
  • Lesefreundlichkeit
  • gebündelte Informationen
  • keine Doppelung der Information ? geeignete Querverweise

Am besten legen Sie sich zuerst die Hauptordner an, damit Sie die Informationen entsprechend schnell wieder finden. Gehen Sie dabei logisch vor:

a) Allgemeine Informationen zum Unternehmen

Gehen Sie beim Sammeln dieser Informationen so vor, als wären Sie ein neuer Mitarbeiter, der die wichtigsten Informationen für seine Arbeit recherchiert. Werden Sie zum Informationsdetektiv und sammeln Sie alle Informationen, die für eine solche Office-Infothek relevant sein könnten. Es können nie zu viele Informationen sein, eher zu viel nicht gut strukturierte.

Reduzieren Sie anschließend Ihre Informationssammlung auf das Wesentliche. Nehmen Sie die unten aufgeführten Beispiele als Grundlage und ergänzen Sie diese Inhalte um Ihre eigenen. Behalten Sie immer die Übersichtlichkeit der Office-Infothek im Auge. Es geht nicht darum, das Rad neu zu erfinden – im Gegenteil: Greifen Sie Bestehendes auf und integrieren Sie Neues.

Allgemeine Informationen zum Unternehmen

  • Firmenhistorie
  • Firmenbroschüre (zum Download)
  • Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
  • Adressen der Standorte mit Anfahrtsskizzen
  • Parkplatz
  • Stellenmarkt
  • Brancheninformationen

Organisation des Unternehmens

  • Abteilungsbezeichnungen
  • Organigramme
  • Unterschriftenberechtigte
  • Unterschriftenregelung
  • Abkürzungen
  • Telefonbuch
  • Postverteilung
  • Fuhrpark
  • Mitgliedschaften des Unternehmens

Personalgrundsatzfragen

  • Betriebsvereinbarungen
  • Betriebsrat
  • Richtlinien
  • Arbeitsordnung
  • Pensionsordnung
  • Reisekosten, Dienstfahrten
  • Aus- und Weiterbildung
  • interne Bewerbungen
  • steuerliche Regelungen
  • Sozialleistungen
  • Kantine
  • Werkswohnungen
  • betriebliche Sportgruppen
  • Kindergarten
  • Gesundheitsangebote
  • Beihilfe

Kooperationen/Rahmenverträge

  • Werbegeschenke
  • Druckerei
  • Hotelkooperationen
  • Materialbestellung

Notfälle

  • Sanitäter
  • Schadensfälle

Presse und PR

  • Umgang mit Presse
  • Präsentationsfolien
  • Messetermine

Vorlagen

  • Musterbriefe
  • Checklisten
  • Formulare

b) Spezielles Wissen im Office

Als Assistenz besitzen Sie ein breites Spezialwissen in Ihren vielfältigen Aufgabenbereichen und Projekten. Machen Sie dieses Spezialwissen transparent und tauschen Sie es mit Ihren Kollegen aus. Sie werden Ihnen bestimmt dankbar sein, z. B. für einen Hoteltipp für die nächste Geschäftsreise Ihres Chefs. Wenn Sie im Ordner „Office spezial“ gemeinsam mit Ihren Kollegen das im Unternehmen bestehende Wissen zusammentragen, werden Sie feststellen, wie vielfältig das schon bestehende Wissen ist und wie unterschiedlich sich im Laufe der Zeit das individuelle Wissen entwickelt hat. Insidertipps sind die Kostbarkeiten in den Office-Bereichen. Orientieren Sie sich auch hier an den folgenden Beispielen.

Vorlagen und Formulare

  • Geschäftsbriefe
  • Aktenvermerke/interne Vermerke
  • Aushänge
  • Kondolenzbriefe
  • Glückwunschschreiben
  • Textbausteine für Briefe bei Geburten und Hochzeiten
  • Belege für die Bewirtung von Gästen
  • Checklisten (z. B. Veranstaltungsorganisation)
  • Sprachauskunft
  • Formular für Zahlungsanweisungen
  • Formular für Materialbeschaffung

Externe Dienstleister

  • Catering-Service
  • Beschaffung von Büromaterial
  • Anbieter für Kaffee, Kekse & Co.
  • Chauffeur-Dienste
  • Taxifahrer
  • Blumenservice
  • Geschenkservice
  • Büroservice
  • Übersetzungsprogramme
  • Kurierdienste

Reiseplanung

  • Reisebüro
  • Hotelbuchungen
  • Hotelvereinbarungen
  • Restauranttipps/Restaurantführer
  • Übernachtungstipps
  • Tagungshotels
  • Fluganforderung
  • Flughafen-Lounges
  • Messetermine
  • Routenplaner
  • Reisekostenabrechnung
  • Visa-Antrag

EDV

  • Computertipps
  • Anwendertipps für Word, Excel, PowerPoint

Vertretungsregelung

  • Checklisten
  • Organigramme

Standardisierte Abläufe im Unternehmen 

  • Büromaterialbestellung
  • Bewirtungsauftrag
  • Zahlungsanweisung

Wissenswertes

  • Internetlinks zu Assistenz- und Sekretariatsplattformen
  • Personal-Know-how
  • betriebswirtschaftliches Know-how
  • Online-Zeitschriften
  • Besonderheiten einzelner Sekretariate, z. B. Mitarbeiter, Zusammenarbeit mit dem Chef, Aufgabenbereiche

c) Lernen

In den Ordner „Lernen“ gehören z. B.: externes Wissen, nützliche Arbeitstipps und Links, Lehrvideos, YouTube- Filme, Lernportale, Webinare, ELearning, webbasiertes Wissensforum, Vorträge, Unterlagen oder Zusammenfassungen aus Seminaren. Achten Sie an dieser Stelle auf Datenschutz und Bildrechte.

d) SOS-Ordner in Ihrem Bereich

Ein SOS-Ordner ist die schnelle Hilfe im Notfall. Er ist digital und in Papierform angelegt. Der SOS-Ordner enthält Informationen, keine Originaldokumente, die Sie im Notfall schnell griffbereit haben müssen. Das Rückenschild des realen Ordners ist beschriftet mit den Lettern SOS, geschrieben mit einem dicken roten Stift. Ganz wichtig ist ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis ganz vorne im Ordner. In der Not soll ja alles schnell gehen.

Inhalte für den Notfall-Ordner:

  • Notfall-Rufnummern von Polizei, Feuerwehr, Notarzt
  • in größeren Betrieben die eigene interne Notfall-Rufnummer
  • Werksarzt/Sanitäter
  • Verhalten im Brandfall
  • Plan mit den Notausgängen
  • Anleitung im Fall einer Bombendrohung
  • Adressliste mit Telefonnummern von zu informierenden Personen
  • Informationen für die ärztliche Behandlung – Erste Hilfe
  • Namen der Mitarbeiter, die in Erster Hilfe ausgebildet sind
  • Reisezusatzversicherung für Mitarbeiter, die im Ausland arbeiten (Rücktransportversicherung)

Informieren Sie Ihre Kollegen über die Existenz des SOS-Ordners für den Fall, dass Sie nicht im Büro sind oder selbst Hilfe brauchen.

Kontinuierliche Datenpflege

Ist die erste Euphorie über die neue Office- Infothek im Alltag wieder auf dem Boden der Tatsachen angekommen, können Sie durch eine kontinuierliche Datenpflege bestechen. Des Weiteren sollten Sie den Nutzern eine Liste mit den Regeln für die Handhabung der Office- Infothek aushändigen.

Um eine kontinuierliche Datenpflege zu gewährleisten, empfiehlt es sich, folgende Fragen zu beantworten:

  • Gibt es einen hauptverantwortlichen Ansprechpartner für die Office-Infothek?
  • Wollen Sie ein rollendes System einführen, damit die Verantwortung nicht dauerhaft bei einer Person liegt? Soll es eine Vertretungsregelung geben?
  • Sollen feste Zeiten festgelegt werden, um für Fragen und Anregungen ein offenes Ohr zu signalisieren?
  • Welche Anreize bieten Sie, damit die Anwender ihr Know-how einbringen?
  • Sind in nächster Zukunft Treffen vereinbart, um einen gemeinsamen Erfahrungsaustausch zu ermöglichen?
  • In welcher Form können Informationen, Vorschläge und Anregungen entgegengenommen werden? Oft ist gerade zu Beginn zu beobachten, dass eine Flut von Vorschlägen eingeht und den Rahmen des Erfassbaren sprengt. Wir empfehlen, neue Inhalte erst einmal zu sammeln.
  • Wie wollen Sie die Nutzer der Office- Infothek über neue Inhalte informieren?

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert
Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

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