Der Abbau von Assistenzen

Umstrukturierung, Restrukturierung, Neuausrichtung, schlankere Organisation – wie auch immer die beschönigenden Worte lauten mögen. Lassen wir uns davon nicht täuschen: Der Rotstift wird zuerst dort angesetzt, wo nicht direkt Geld generiert wird. Interessanterweise geschieht dies aber nicht beim Management, sondern an der Basis. Oftmals sind es die Assistenzen, die als Erste dran glauben müssen. – Und nun?

Der Mehrwert von Assistenzstellen wird oft erst dann wahrgenommen, wenn sie nicht mehr da sind. Es ist in der Tat schwierig, die „Produktivität“ eines Sekretariats zu messen, weil es sich fast ausschließlich um zudienende Tätigkeiten handelt, bei denen andere entlastet werden. Mir ist in meiner ganzen Berufskarriere noch kein Sekretariat untergekommen, das als Profit Center geführt worden wäre. In der Sprache der Controller ist eine Sekretariatsstelle also ein „Kostenfaktor“.

Lohnkosten gespart – doch die Arbeit bleibt

Was passiert nun, wenn dieser Kostenfaktor eliminiert wird? Sie ahnen es – die Arbeitsmenge bleibt gleich, wird nun aber auf weniger – und in diesem Fall gar andere – Personen verteilt. Im besten Fall auf verbleibende Assistenzen, im ungünstigeren Fall bleibt administrative Arbeit an den Mitarbeitenden außerhalb des Sekretariats hängen. Da machen Ingenieure plötzlich Spesenabrechnungen, technische Zeichner buchen Reisen, Einkäufer müssen für Lieferantenbesuche in Eigenregie Hotelzimmer reservieren und ihre Visa besorgen. Da sie dies selten tun, geht eine Menge Zeit verloren, bis sie die notwendigen Informationen erhalten.

Die Folge: Effizienzverlust

Das hat einen Multiplikatoreffekt, wenn plötzlich jede Menge Nicht-Fachleute mühsam administrative Arbeiten vollbringen müssen, die zuvor eine Person professionell erledigt hat. Nicht nur werden sie von ihrer eigentlichen Tätigkeit abgehalten und ihre Projekte verzögern sich, sondern diese funktionsfremde Arbeit erzeugt auch Frustration. Am Ende kostet das Ganze weitaus mehr, als wenn man die Assistenzstelle behalten hätte. Doch diese Rechnung macht im Management niemand, weil sie zu komplex ist.

Dem Abbau vorbeugen

Wie beugen wir nun dem vor, dass unsere Assistenzstelle eines Tages aufgelöst wird? Es ist selbstredend, dass auch eine Sekretärin nicht umhinkann, sich in Eigeninitiative stetig weiterzubilden und auf dem einen oder anderen Gebiet zu spezialisieren: sei dies als gewiefter Anwender in der IT, als Mensch mit interkulturellen oder sprachlichen Kompetenzen, als pragmatischer Organisator und Umsetzer oder als Projektleiter. Die Wahrscheinlichkeit, dass man speziell in einer Großfirma damit in einer leicht geänderten Funktion unterkommt, ist höher, als wenn man nur typische Sekretariatsaufgaben ausführt. In kleinen oder mittleren Betrieben ist ein Funktionswechsel hingegen schwieriger. Es gibt Situationen, wo man auch mit einem prallen Erfahrungs- und Bildungsrucksack nicht vor einer „Freistellung“ gefeit ist. – Was also können wir tun, wenn wir Gefahr laufen, dass im Namen der Reorganisation an unserem Assistenzstuhl gesägt wird?

Während in kleineren oder mittelgroßen Firmen oftmals Alleinsekretariate existieren, deren Abbau man sich sehr gut überlegen muss, so sind in Großfirmen in der Regel Assistenzstellen in verschiedensten Abteilungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten (z. B. Verkauf oder Einkauf) vorhanden. Diese laufen dann Gefahr, zahlenmäßig reduziert zu werden.

Der Assistenzpool als Alternative

Immerhin gibt es in Großfirmen aber die Möglichkeit, Synergien zu nutzen und näher zusammenzurücken. Ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und dem Abteilungsleiter soll darauf hinzielen, für die Vorteile eines Assistenzpools zu werben. Dabei ist es unabdingbar, sich zeitig unter AssistentInnen zu vernetzen, um deren Einsatzgebiete besser zu kennen. Dazu muss das „Gärtchendenken“ zugunsten eines mehr systemischen Denkansatzes aufgegeben werden. Es kann nicht schaden, sich auch im Arbeitsbereich der anderen auszukennen und sie in den eigenen Bereich einblicken zu lassen. In diesem Zuge lassen sich auch Prozesse entschlacken, die Organisation entmüllen und sich Fragen der Effektivität stellen: Tun wir das Richtige? Oder tun wir Dinge ohne ersichtlichen Nutzen, die uns nur Zeit kosten? Ebenso muss die Effizienz überprüft werden: Tun wir die Dinge richtig und gezielt? Oder gibt es bessere und zeitsparendere Methoden, die bessere Resultate hervorbringen?

So bleiben Sie zukunftsfähig

Wie in manch anderen Lebenssituationen kommt es letztlich auch hier darauf an, sich und seine Idee gut zu verkaufen. Wer selbstbewusst für den Mehrwert eines gut organisierten Poolsekretariats mit klar definierten Prozessen, Zuständigkeiten und einer guten Stellvertreterregelung wirbt, wird eher Gehör finden als jemand, der nur seine alte Stelle behalten will.

Die heutige Zeit stellt hohe Ansprüche an die Flexibilität der Firmen und ihrer Angestellten. Genau dies könnte aber auch der Schlüssel dazu sein, nach einer Entlassung anderswo wieder eine Stelle zu finden. Gerade erfahrene Arbeitnehmer sind viel gefragter als noch vor zehn Jahren. Und unsere beruflichen Erfahrungen und Qualifikationen – die kann uns schließlich niemand nehmen!


Die Autorin: Irene Fischer ist nach über 15 Jahren
Sekretariatserfahrung Assistentin des Teilbereichsleiters eines großen Energiekonzerns.

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