Dauerbrenner Zeitmanagement

Weil es beim Zeitmanagement immer wieder mit der Umsetzung hapert, konzentrieren wir uns in diesem Beitrag auf Zeitmanagement-Methoden, die nachhaltigen Erfolg versprechen. Sie sollten sie so verinnerlichen, dass Sie Ihre Strategien im richtigen Augenblick abrufbereit haben.

Was also tun, wenn gerade mal die Welt wieder über Ihnen zusammenzubrechen droht? Um den Überblick nicht zu verlieren, müssen Sie wissen, welches Thema für Sie oberste Priorität hat, welche Aufgaben Sie anderen vorziehen müssen und welche Aufgabe Sie zuerst anpacken.

Planen mit der Alpen-Methode

Fünf Schritte für eine nachhaltige Zeitplanung

A = Aufgaben aufschreiben

Wenn Sie all die tausend Dinge, die Sie im Kopf haben, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren müssen, dann sind Sie überfordert. Nach der Alpen-Methode gehen Sie so vor:

  • Halten Sie alle Aufgaben möglichst detailliert fest, so dass auch andere daran arbeiten können.
  • Übertragen Sie Unerledigtes vom Vortag.
  • Ergänzen Sie neu hinzukommende Tagesarbeiten.
  • Integrieren Sie periodisch wiederkehrende Tätigkeiten.
  • Gliedern Sie nach arbeitsintensiven Tätigkeiten.
  • Vergessen Sie nicht die Termine „mit Ihnen selbst“ für Tätigkeiten, die in Ihren eigenen Zuständigkeitsbereich fallen.

L = Länge schätzen

An diesem Punkt tendieren die meisten von uns dazu, den effektiven Aufwand zu unterschätzen. Rechnen Sie unvorhergesehene Störungen oder Komplikationen mit ein.

  • Treffen Sie Absprachen mit Kollegen oder Ihrem Chef.
  • Kommunizieren Sie die Dauer der Aufgabe in notwendigen Fällen.
  • Überlegen Sie, ob es sich um eine reine Routineaufgabe handelt – oder um eine aufwändigere Aufgabe, bei der Vorüberlegungen oder Abklärungen notwendig sind.

P = Pufferzeiten einplanen

Denken Sie daran, dass Sie Zeit brauchen, eine alte Aufgabe abzuschließen, eventuell dem Chef zu präsentieren und die Akte abzulegen. Genauso brauchen Sie Pausen und eine entsprechende Anlaufzeit, um eine neue Aufgabe in Angriff zu nehmen.

  • Geben Sie sich zeitlichen Spielraum.
  • Passen Sie Ihre Zeitplanung laufend an.
  • Informieren Sie andere Beteiligte über den Stand der Aufgaben.

E = Entscheidungen treffen

Erst jetzt entscheiden Sie, welche Aufgabe Sie sich für wann vornehmen.

  • Nehmen Sie sich Zeit für das Festlegen Ihrer Prioritäten, sie sind die Orientierung für Ihre Tages- und Wochenarbeit.
  • Verwenden Sie ein einheitliches System (zum Beispiel ABC-Prioritäten oder 1-2-3-Prioritäten).
  • Kommunizieren Sie die Prioritäten mit den für Sie wichtigen Kollegen.
  • Prüfen Sie die gesetzten Prioritäten regelmäßig auf ihre Aktualität.
  • Nehmen Sie unter Umständen Aufgabenkürzungen vor.
  • Delegieren Sie rechtzeitig Aufgaben.

N = Nachkontrolle

  • Achten Sie laufend darauf, welche Aufgaben erledigt sind, welche offen sind, was kommuniziert werden muss.
  • Kontrollieren Sie delegierte Aufgaben.
  • Kontrollieren Sie die Qualität der erledigten Aufgaben.
  • Fassen Sie kleine Tätigkeiten als Aufgabenblöcke zusammen.
  • Beachten Sie störungsarme Zeiten. Berücksichtigen Sie die Tagesleistungskurve und den Biorhythmus.

Wenn Sie bei der Nachkontrolle feststellen, dass Sie die Aufgaben nicht planmäßig erledigt haben, dann fragen Sie sich selbst nach dem Warum?

  • Haben Sie den Aufwand für bestimmte Aufgaben unterschätzt?
  • Haben bestimmte Aufgaben im Laufe der Erledigung an Umfang zugenommen?
  • Haben Sie zu wenig Pufferzeit eingerechnet?
  • Wurden Sie durch unvorhergesehene Sofortaufträge unterbrochen?
  • Waren Sie in Ihrer Leistungsfähigkeit eingeschränkt oder haben Sie sich ablenken lassen?

Diese Selbstreflexion hilft Ihnen, Ihre Zeit zukünftig besser einzuteilen.

Nachhaltig Zeit sparen

Kennen Sie folgende Situationen?

1. Ihr Chef ruft aus dem Auto an und bittet Sie: „Suchen Sie mal die Akte X. Die müsste irgendwo auf dem Schreibtisch liegen … ja, in einem von den höheren Stapeln in der Mitte … doch, die muss da drin sein … eher unten … “
2. Es fehlt ein Vorgang aus einem Ordner. Keiner weiß, wer die Dokumente hat, oder wo sie sich befinden. Unter Umständen wurden sie ja auch falsch zurückgelegt.

Das sind typische Zeitfresser, die Ihre ganze Planung über den Haufen werfen. Natürlich ist es nicht Ihre Schuld, wenn andere Akten verbummeln oder Aufgaben vergessen. Allerdings sind Sie es, die unter den Auswirkungen leidet. Mit den folgenden Schritten wirken Sie auf Ihre Kollegen ein: Jeder soll wissen, wo was hingehört

a) Machen Sie immer wieder freundlich, aber bestimmt klar, wo der vorgesehene Ort für die Dokumente ist.
b) Kennzeichnen Sie Ihre Ablage mit Farben: farbige Ordnerrücken, farbige Trennblätter in den Ordnern, etc.
c) Schaffen Sie einen Aktenplan, den Sie allen zur Verfügung stellen.
d) Sorgen Sie dafür, dass Sie sofort erkennen, wo etwas fehlt, zum Beispiel mit Stellvertretern, mit Markierungen oder indem der Platz leer bleibt.

Machen Sie aber bitte auf keinen Fall Kopien, wenn Sie für Vollständigkeit sorgen möchten! Sie erweitern nicht nur den Umfang der Ablage, sondern verwirren auch: Keiner weiß dann mehr, welches Dokument nun das aktuellste oder das Original ist.

Praktische und einfache Hilfsmittel

Auch Ihre Chefs und Kollegen sollten Aufgaben und Dokumente schnell und einfach ordnen können und nicht nur bei Ihnen auf dem Schreibtisch abladen. Besonders geeignet für Organisationsanfänger sind Körbchen, Mappen oder Desktop-Files. Damit ist die Ablage schon einmal vorsortiert und die Gefahr, dass etwas verloren geht, minimiert. Falls Ihr Chef viel unterwegs ist: Es gibt auch Aktentaschen mit Fächern, in die Mappen oder einzelne Dokumente einsortiert werden können! Lesen Sie außerdem die Unterlagen für die Wiedervorlage und für die Ablage aufmerksam durch. Sobald sich ein neues Projekt abzeichnet, legen Sie dafür eine gesonderte Ablage an. Ein gemeinsames System

a) Planen Sie gemeinsam mit Ihren Chefs oder Kollegen:

  • einen Aktenplan
  • Regeln für die Wege, die eine Akte zu nehmen hat
  • einen Weg, um Notizen weiterzuleiten
  • gemeinsame Hilfsmittel

b) Fragen Sie Ihre Vorgesetzten und Kollegen nach Vorschlägen und Bedürfnissen.
c) Diskutieren Sie die kritischen Schnittstellen.
d) Entwerfen Sie einen Zeit- und Maßnahmenplan zur Umsetzung.

Behalten Sie die Kontrolle

Wenn die aufgezeigten Wege nicht funktionieren, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dass nur noch Sie an Akten gehen:

a) Wenn jemand ein Dokument benötigt: Geben Sie es selbst heraus. Und Sie selbst sorgen natürlich auch dafür, dass Sie später noch wissen, wer was ausgeliehen hat.
b) Wenn ein Dokument nicht mehr benötigt wird beziehungsweise es abgelegt werden soll: Legen Sie es selbst ab. Damit Sie nicht immer wieder zwischendurch gestört werden, lassen Sie solche Akten am besten in Ihren Eingangskorb oder einen gesonderten Ablagekorb legen.

Diese Variante sollte allerdings immer die Notlösung bleiben.

Eine ruhige Arbeitsumgebung

Mit den folgenden drei Tipps können Sie Störungen reduzieren:

1. Sprechen Sie Chef und Kollegen auf Ihr Problem an!
Wissen die Menschen, die Sie häufig stören, dass sie als Störung empfunden werden? Wahrscheinlich nicht. Bringen Sie es zur Sprache. Sagen Sie aber bitte nicht: „Sie stören mich!“ Das klingt anklagend, sondern: „Ich kann mich nicht ausreichend konzentrieren und wünsche mir mehr Zeit, in der ich ungestört an einem Stück arbeiten kann.“

2. Schließen Sie die Tür!
Offen stehende Türen wirken einladend für Störungen jeder Art. Die einfachste Lösung für mehr Ruhe im Büro ist, die Tür zu schließen. Erklären Sie Ihrem Chef und Kollegen: „Ich brauche ein wenig Ruhe, um konzentriert arbeiten zu können.“

Alternativ: Lehnen Sie Ihre Tür an. Damit halten Sie Störungen auf Distanz, signalisieren aber gleichzeitig, dass man Sie in dringenden Angelegenheiten ansprechen darf.

3. Richten Sie spezielle „Bitte nicht stören“-Zeiten ein!
Besonders wenn Sie für eine große Abteilung zuständig sind, sollten Sie zu dieser verschärften Maßnahme greifen: Hängen Sie ein selbst gefertigtes Schild oder eine Notiz an Ihre Tür, wenn Sie nicht gestört werden möchten. Aber formulieren Sie positiv. Verzichten Sie auf „Bitte nicht stören!“, sondern schreiben Sie: „Ich bin ab 14 Uhr wieder für Sie/Euch da. Vielen Dank!“

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

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