Das digitale Büro

Das digitale Büro

In der heutigen Zeit wird Effizienz und Kostenminimierung großgeschrieben. In vielen Unternehmen verschwindet alles aus einem Büro, was auch nur im entferntesten Kosten verursacht, die vermeidbar gewesen wären. Es ist hierbei unerheblich ist, wie hoch die Kosten sind, die Entwicklung geht immer weiter in Richtung digitalem Büro.

 

Was ist ein digitales Büro?

 

Unter einem digitalen Büro versteht man in der Regel ein Büro, das aufgrund von Arbeitseinsparungen und Effizienzerhöhungen vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet. Aus diesem Grund bezeichnet man das digitale Büro teilweise auch als papierloses Büro. Neben der Effizienzerhöhung und der Arbeitseinsparung hat diese Vermeidung von Papier ebenfalls umweltschutztechnische Grunde. Für die Erstellung, Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten werden in diesem Büro ausschließlich Computer und digitale Speichermedien eingesetzt.

 

Was benötigt man alles für ein digitales Büro?

 

Um ein klassisches Büro in ein digitales Büro umzuwandeln sind nur wenige kleinere Schritte notwendig. Es müssen jedoch grundlegende Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden, damit sich die Wandlung vollziehen kann. So muss jedes Büro im Unternehmen über einen Computer verfügen und einen permanenten Zugang zu einem internen Netzwerk des Unternehmens besitzen. Weiterhin muss das Unternehmen über ausreichend digitale Speicherkapazitäten verfügen, um sämtliche Unterlagen archivieren zu können.

 

Sind die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt, kann das digitale Büro eingerichtet werden. Für die Speicherung der Dokumente wird ein firmeninternes Speichermedium oder eine öffentliche Cloud verwendet. Diese lassen sich meist auch mit einem Passwort verschlüsseln, sodass die Geheimhaltung der Unterlagen des Unternehmens gewährleistet werden kann. Diese Datenträger werden statt herkömmlicher Ordner und Mappen verwendet, um einerseits Zeit und andererseits Lagerkosten zu sparen.

 

Sämtliche Unterlagen und Dokumente dürfen bei einem digitalen Büro ausschließlich auf elektronischem Wege an die Kollegen übermittelt werden. Das bedeutet, dass Dateiserver, interne E-Mail-Konten und diverse Instant-Messenger eingerichtet werden müssen, um den ständigen Datenaustausch der Mitarbeiter zu gewährleisten.

 

Darüber hinaus muss das gesamte Unternehmen auf die Verwendung von rechtsgültigen elektronischen Signaturen umgestellt werden. Handschriftliche Signaturen können aus Gründen der Rechtssicherheit nicht problemlos digitalisiert werden und müssen daher zwingend vermieden werden. Erst wenn sämtliche Mitarbeiter lediglich mit elektronischen Signaturen arbeiten, kann das klassische Büro zu einem digitalen Büro überführt werden.

 

Letztlich benötigt man einen leistungsstarken Scanner im Unternehmen, um alle alten Papierdokumente zu digitalisieren und schließlich auf den Servern des Unternehmens archivieren zu können. Bis der Übergang zum digitalen Büro abgeschlossen ist, müssen sämtliche rechtskräftigen handschriftlichen Signaturen eingelagert werden. Deshalb ist es essenziell, dass es zu keinen weiteren handschriftlichen Signaturen kommt.

 

Vorteile und Nachteile eines digitalen Büros

 

Ein digitales Büro besitzt sowohl attraktive Vorteile als auch einige Nachteile. So werden beispielsweise riesige Aktenschränke im digitalen Büro nicht länger benötigt und können aus den Räumlichkeiten verschwinden. Dadurch wird einiges an Platz gespart, sodass das Unternehmen kleinere Büros beziehen kann und die Mietkosten sinken. Das sorgt für größere Gewinne und stärkt die Arbeitsplatzsicherheit aller Mitarbeiter.

 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sämtliche Arbeitswege der Mitarbeiter durch ein digitales Büro wesentlich verkürzt werden. Eine bestimmte Akte aus dem Büro eines Kollegen muss nun nicht länger persönlich abgeholt oder schriftlich beantragt werden, sondern kann sofort digital eingesehen werden. Außerdem entfällt die lästige Suche nach kurzzeitig verschollenen Unterlagen und Akten im Aktenschrank. Digitalisierte Dokumente können binnen weniger Sekunden über eine leistungsstarke Suchfunktion ausfindig gemacht werden, sodass Sie jederzeit die passenden Unterlagen direkt am Arbeitsplatz haben.

 

Diese attraktiven Vorteile gehen natürlich auch mit einigen kleineren Nachteilen einher. So muss ein Unternehmen, das auf digitale Büros setzt, wesentlich mehr technische Geräte anschaffen als ein Unternehmen, das auf klassische Büros setzt. Darüber hinaus müssen diese technischen Geräte regelmäßig gewartet und administriert werden.

 

Welche Gemeinsamkeiten bestehen zwischen einem digitalen und einem klassischen Büro?

 

Ein digitales Büro unterscheidet sich aber bis auf das Verschwinden des riesigen Aktenschranks nur kaum von einem klassischen Büro. Beide Büros besitzen selbstverständlich einen Bürostuhl und einen Schreibtisch, an dem der Mitarbeiter arbeiten kann. Selbst in einem klassischen Büro kommt man aktuell nicht ohne einen Computer aus. Mitarbeiter müssen sich nach der Aufwertung in ein digitales Büro also nicht vollständig neu einfinden, sondern können wie gewohnt ihre Arbeit mit einigen kleineren Annehmlichkeiten weiterführen.

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