Chef und Assistentin: Zwei Wahrnehmungswelten

Assistentinnen und ihre Chefs haben oft eine fundamental andere Wahrnehmung vom Geschehen um sie herum. Die unterschiedlichen Perspektiven führen im schlimmsten Fall zu Missverständnissen und Konflikten. Im Idealfall können sie sich auf das Wunderbarste ergänzen.

Sie kennen die Situation: Ein Meeting muss kurzfristig angesetzt werden. Die meisten Teilnehmer haben eigentlich keine Zeit, und auch die Tagungsräume sind knapp. Egal – der Chef will es so, und die Assistentin macht das Unmögliche mit viel Überredungskunst, Einfühlungsvermögen und Organisationstalent möglich. Gibt es für diese Meisterleistung ein Lob? Natürlich nicht. Aber das ist ja nichts Neues – „frau“ hat sich schon daran gewöhnt.

Manager fokussieren nach innen

Vor einiger Zeit bin ich beim Coaching eines Managers über ein vermutlich globales Phänomen gestolpert, das sehr viele Assistentinnen beschäftigt. Ich habe dem Manager zwei Fragen gestellt. Die erste Frage lautete: „Woran merken Sie, dass es im Geschäft gut läuft?“. Oft sind es die völlig banal klingenden Fragen, die schwierig zu beantworten sind – und vielleicht gerade deswegen so wichtig sind. Nach langem Nachdenken kam endlich die Antwort: „Wieso denn diese Frage? Ich merke doch, wenn es gut läuft!“. Meine zweite Frage war folgende: „Woran glauben Sie, merkt Ihre Assistentin, dass es im Geschäft gut läuft?“ Auf diese Frage wusste er keine Antwort. Nach meiner Erfahrung konnte ich ihm mögliche Antworten liefern. Die Assistentin merkt, dass es gut läuft z. B. daran, dass es dem Chef, dem Team, den Kunden und den Lieferanten gut geht. Diese Antwort konnte auch unser Manager gelten lassen.

Warum ist das interessant? Es sind schon Bücher über das seltsame Benehmen mancher Chefs geschrieben worden (z. B. „Und Morgen bringe ich ihn um!“). Leider beschreiben diese Werke nur die Spitze eines Eisbergs – das seltsame Verhalten – und nicht, was unter der Wasseroberfläche los ist – die Hintergründe und Motive des handelnden Chefs. Ich kann Ihnen eine Erklärung anbieten, die auch von Assistentinnen in meinem näheren Bekanntenkreis (z. B. ist auch meine Frau eine Assistentin) als hilfreich empfunden wurde: Manager, Chefs und dergleichen beurteilen die Welt je nachdem, wie es ihnen geht. Das Umfeld spielt bei ihrer Wahrnehmung häufig eine untergeordnete Rolle. Im Gegensatz dazu zeichnet sich eine gute Assistentin jedoch gerade dadurch aus, dass sie ihren Finger am Puls der Firma hat – also ihren Fokus nach außen gerichtet hat. Assistentinnen und Manager nehmen im Normalfall die Welt anders wahr – sie leben gewissermaßen in verschiedenen Welten. Zur Ehrenrettung der Manager muss hier gesagt werden, dass ein Manager einen nach innen gerichteten Fokus braucht, um seine Funktion wahrzunehmen. Bei der Assistentin ist es genau umgekehrt. Ihr Job lebt davon, dass sie sieht, hört und fühlt, wie es ihrer Umwelt geht.

Grund für mangelndes Feedback

Die Probleme dieser unterschiedlichen Wahrnehmung liegen auf der Hand. Die Assistentinnen brauchen von ihren Chefs Rückmeldung, wie es ihm geht – und gelegentlich auch mal ein Lob. Nur durch diese Rückmeldungen weiß die Assistentin, ob ihre Arbeit sinnvoll ist. Wobei viele Assistentinnen (notgedrungen) erstaunliche Fähigkeiten im Gedankenlesen erworben haben oder in der Interpretation kleinster Regungen des Chefs – eine Praxis, die zeitund energieraubend ist und zudem eine hohe Fehlerquote hat.

Der Chef hingegen weiß, wie es ihm geht und braucht deshalb kein direktes Feedback (zumindest glaubt er das). Deshalb versteht er auch nicht, dass andere Menschen anders „ticken“ und verweigert konsequent konstruktives Feedback – nicht gemotzt ist doch genug gelobt, oder?

Selbstversuch: „Perspektivenwechsel“

Was können Sie tun, um die Situation zu verbessern? Den Chef ändern? Das ist vermutlich extrem schwierig. Sich selbst verändern? Das ist auch nicht gerade einfach. Versuchen Sie es doch einmal mit folgendem Selbstversuch:


Übung: Den Fokus nach „innen“ richten


Versuchen Sie einmal einen Tag lang, eine aktuelle Situation „von innen“ heraus zu sehen. Halten Sie immer wieder kurz inne und fragen Sie sich: „Wie geht es mir jetzt?“, „Wie fühle ich mich jetzt?“ und – ganz wichtig – „Was brauche ich jetzt?“. Lassen Sie dabei Ihre Umgebung außer Acht. Aber Vorsicht – das kann zu Konflikten führen! Ihre Umgebung kennt Sie vermutlich anders. Doch können diese Reaktionen und Konflikte Ihnen wertvolle Erkenntnisse liefern. Nehmen Sie auch wahr, wie leicht oder schwer es Ihnen fällt Ihren Fokus zu verändern. Ihrem Chef dürfte die umgekehrte Übung ähnlich schwer fallen. Halten Sie Ihre Eindrücke, Erfahrungen und Erkenntnisse schriftlich fest.

Die Assistentin hat in vielen Unternehmen eine Botschafter- oder Übersetzerfunktion. Durch ihre Flexibilität und Empathie können Konflikte geklärt und Win-win-Situationen erzeugt werden. Fast jede Perspektive ist subjektiv und daher für den Betreffenden „wahr“, weil er oder sie seine Welt so „wahr“- nimmt. Je nach Funktion ist eine bestimmte Perspektive mehr oder weniger hilfreich. Spannend wird es, wenn man den Versuch unternimmt, den Standpunkt des anderen (und dessen Wahrnehmung, Wünsche, Befürchtungen) zu ergründen. Dadurch wird eine präzisere Sicht der Situation möglich, was wiederum zu tieferem Verständnis und zu besseren Lösungen führt.

So werden Sie vom Chef gehört

Was können Sie aus dem Perspektivenwechsel lernen? – Um gehört zu werden, sollte sich Ihre Aussage auf den Chef beziehen. Versuchen Sie, eine Sache möglichst immer aus der Perspektive Ihres Chefs darzustellen – „Da ist mir noch etwas aufgefallen, was für Sie wichtig sein könnte…“ oder „Das könnte Sie auch noch interessieren…“. Wenn es ihn persönlich betrifft, ist das Interesse des Chefs meistens hoch – bei der Assistentin ist es häufig genau umgekehrt. Sollten Sie die Botschaft als „Ich“ oder als „Wir“-Botschaft verpacken, kann es passieren, dass Ihre Nachricht den Chef nicht erreicht – was wirklich schade wäre – übrigens auch für den Chef, schließlich haben Sie ihm etwas mitzuteilen, was häufig außerhalb seiner Wahrnehmung liegt.

Nur indem wir möglichst viele Sichtweisen berücksichtigen, kommen wir zu innovativen Lösungen für unsere immer komplexere Welt. Dabei sind die Unterschiede zwischen den Menschen eher unwichtig. Wichtig ist allein, was wir daraus machen. Ein flexibel und empathisch arbeitendes Tandem aus Assistentin und Chef kann ein wunderbares Beispiel dafür sein.


Der Autor: Alexander Drews ist (Team-)Trainer und (Team-)Coach.
Er hat zudem einen Kompetenzschwerpunkt
auf den Kulturunterschieden zwischen Deutschland und der Schweiz.

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