Bündeln Sie im Office-Handbuch Know-how (Teil 1)


Die Autorin: Irmtraud Schmitt arbeitet als Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen Unternehmen.


In der Mai-Ausgabe von „Sekretärinnen SERVICE“ haben wir Ihnen aufgezeigt, warum Benchmarking auch für Sie nutzvoll sein kann. Ein hilfreiches Instrument hierfür ist auch das Office-Handbuch. Es unterstützt Sie nämlich gut dabei , internes Wissen zu bündeln und immer die aktuellsten Informationen bereitzuhalten.

Auch wenn Sie von der Idee total begeistert sind, stürzen Sie sich nicht blindlings in die Erstellung Ihres Unternehmens-Office-Handbuch – mit Sicherheit müssen Sie zunächst einige Hindernisse überwinden: Da ist zunächst einmal Ihr Chef, der Bedenken äußern wird – schließlich werden Sie viel Zeit in diesen „Nebenjob“ investieren müssen.

Diese Argumente überzeugen

  • Sie erweitern durch die Mitarbeit an diesem Projekt Ihr betriebsinternes Netzwerk. Sie lernen bereichsübergreifend neue Kollegen kennen. Sie erfahren, wie teamfähig Sie wirklich sind.
  • Sie sorgen so für Qualität im Verwaltungsbereich und schaffen Benchmarkpunkte für den stetigen Verbesserungsprozess.
  • Sie sind immer auf dem neuesten Wissensstand, was das interne Wissen angeht.
  • Sie optimieren den Informationsfluss im Unternehmen, denn viele Infos, die Ihren Bereich betreffen, sind auch für andere Kolleginnen von Nutzen.
  • Die Zeit, die Sie anfangs investiert haben, erhalten Sie wieder zurück: Wenn das Handbuch erst einmal fertig ist, gibt es immer weniger Mitarbeiter, die Ihnen die Zeit „stehlen“. Denn zukünftig werden sie ins Intranet schauen, um sich zu informieren.
  • Das Unternehmen sichert sich so Sekretärinnen/Assistenten, die sich mit der Firma identifizieren und immer optimal über alle Arbeitsprozesse informiert sind.
  • Vorgesetzte können sich ebenfalls alle internen Infos aus diesem Office-Handbuch holen, auch wenn das Sekretariat nicht besetzt ist.
  • Wertvolles Wissen bleibt erhalten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

Motivieren Sie Ihre Kollegen

Das Projekt „Office-Handbuch“ ist nichts für Einzelkämpfer. Sie müssen also Kollegen finden, die auch längerfristig an dieser Idee mitarbeiten möchten.

Formulieren Sie zunächst ein schriftliches Konzept – gleich, ob als Vortrag oder PowerPoint-Präsentation.Dieses muss auf jeden Fall  …

  • die Grobstruktur aufzeigen,
  • das Projektteam vorstellen,
  • die Frage der Aktualisierung eindeutig klären,
  • die Randbedingungen enthalten (z.   B. Arbeitszeitregelung).

Präsentieren Sie dieses Konzept – gut vorbereitet – sowohl Ihren potenziellen Mitstreitern als auch Ihrem Chef und der Unternehmensleitung.

Haben Sie es geschafft und die Genehmigung der Entscheider „in der Tasche“, bilden Sie das Projekt-Team. Die Schlüsselposition liegt bei der Projektleitung, die  …

  • alle Fäden in der Hand hält,
  • das Projektteam zu den Sitzungen einlädt,
  • Punkte für die Tagesordnung sammelt, 
  • die Termine überwacht und• Konfliktsituationen schlichtet.

Dennoch ist es auch wichtig, dass jedes Projektmitglied aktiv Werbung für das Office-Handbuch macht. Ihr Projekt braucht schließlich Unterstützung von außen – und dazu müssen Sie erst einmal Ihr Vorhaben bekannt machen. In der Juli-Ausgabe von Sekretärinnen SERVICE erfahren Sie, wie sie dies am geschicktesten angehen.

So starten Sie Ihr Office-Handbuch

Im Download zu dieser Ausgabe finden Sie unter

www.sekretaerinnen-service.de ? Downloads ? Downloads für Abonnenten

eine hilfreiche Aufstellung, welche Informationen Sie in Ihr Office-Handbuch aufnehmen sollten. Die Zugangsdaten hierfür stehen im Kasten auf Seite  1 unten links.

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