Bestehen Sie auf Absprachen

Eine perfekte Chefabsprache ist für viele Sekretärinnen eine Wunschvorstellung, deren Realisierung nur schwer erreichbar scheint. Vielleicht leben Sie und Ihr Chef tatsächlich in unterschiedlichen Welten – und müssen zunächst erst eine gemeinsame Sprache finden.

 
Hierfür wird von Ihnen vor allem Durchsetzungskraft verlangt. Das gilt insbesondere, wenn Sie Ihren Chef regelrecht „einfangen“ müssen, damit auch Ihr Absprachetermin mit ihm pünktlich und straff organisiert erfolgen kann. Gerade bei vielreisenden Chefs sind gemeinsame Spielregeln aber ein Muss!
Bleiben Sie daher auf jeden Fall hartnäckig, denn die tägliche Chefabsprache ist Ihre wichtigste Informationsquelle. Sobald Sie und Ihr Chef aufeinander eingespielt sind, reichen für die Absprache schon 5 bis 10 Minuten täglich.
Die ideale Zeit für diesen wichtigen Absprachetermin ist entweder früh am Morgen oder am späteren Nachmittag. Bereiten Sie diese Absprachen immer besonders sorgfältig vor.
So nutzen Sie die kurze Zeit effektiv und überzeugen Ihren Chef durch Professionalität vom Sinn der Besprechung:

  • Schreiben Sie vorab alle Fragen auf, die Sie aktuell haben.
  • Überlegen Sie, welche Unterlagen Ihr Chef für Ihre Besprechungen benötigt.
  • Sprechen Sie alle neu hinzugekommenen Termine an.
  • Stimmen Sie sich ab, was organisiert werden muss.

Bestehen Sie auf Informationen

Fragen Sie aber auch nach den Ergebnissen, die sich aus den Terminen Ihres Chefs seit der letzten Absprache ergeben haben:

  • Welche Aufgaben entstehen dadurch für Sie?
  • Welche Aufgaben sollen vorrangig bearbeitet werden?
  • Welche Arbeiten haben Sie in der Zwischenzeit erledigt?
  • Was ändert sich dadurch im Terminplan?
  • Welche Anrufe gingen in der Zwischenzeit für ihn ein und wo muss er reagieren?

So sind Sie nicht nur gut informiert, sondern Sie lernen auch die Arbeitsweise Ihres Chefs sehr gut kennen. In Folge dessen können Sie …

  • vieles schneller vorbereiten und Ihre Zeit besser einteilen.
  • Ihrem Chef helfen Zeit zu sparen, damit er sich besser auf seine übrigen Aufgaben konzentrieren kann.
Übung

Welche Sätze wirken kompetent?

1. „Da haben wir ein Problem. Ich werde Ihre Beschwerde an die Reklamationsabteilung weiterleiten.“
2. „Es tut mir leid, der Chef ist heute sehr im Stress. Er ruft Sie sicher bald zurück!“
3. „Wie beurteilen Sie unser Angebot? … Was können wir noch für Sie tun?“
4. „Konkret kann ich Ihnen dazu nichts sagen. Ich werde mich aber informieren und Ihnen dann morgen im Laufe des Tages Rückmeldung geben. Wann kann ich Sie am besten erreichen?“
5. „Heute ist nur Frau Hermann zu sprechen.“

Lösung
Sind Sie beim ersten Satz tatsächlich sicher, dass es hier um ein Problem geht – oder machen Sie es erst dazu. Besser: „Ich werde Ihre Anregung/Ihre Frage gerne weiterleiten.“
Der zweite Satz bringt Unterwürfigkeit („Es tut mir leid“) von Ihnen zum Ausdruck und übertriebene Wichtigkeit („… ist heute sehr im Stress“) in Bezug auf Ihren Chef. Besser kommt mit Sicherheit die folgende Aussage an: „Herr Schmidt möchte sich die Sache noch einmal für Sie in Ruhe ansehen. Er ruft Sie dann morgen Früh zwischen 8:00 und 9:00 Uhr zurück!“
Mit der dritten Aussagen halten Sie Ihre Kunden/Geschäftspartner bei der Stange – auch wenn Ihr Chef auf Reisen ist.
Antwort 4 vermittelt, dass Sie hilfsbereit sind – und nicht einfach etwas versprechen. Ihr Gesprächspartner fühlt sich so von Ihnen gut wahrgenommen.
Ist Frau Herrmann wirklich Ihr „allerletzter Notnagel“? Damit Ihr Chef sicher gehen kann, dass in seiner Abwesenheit der Kunden-/Geschäftskontakt auch weiter positiv gefördert wird, empfiehlt es sich klare Hilfestellung anzubieten (z. B.: „Ich werde Ihre Anfrage an unseren zuständigen Sachbearbeiter, Herrn Meyer, weiterleiten. Wann kann er Sie am besten in den nächsten Tagen erreichen?“)

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Sie konstruktiv nachfragen – ohne dabei die eigene Kompetenz zu schmälern. Achten Sie also auf Ihre Formulierungen. Ein Beispiel: Sagen Sie nicht: „Gibt es eigentlich irgendetwas Neues?“ Fragen Sie besser: „Welchen konkreten Termin haben Sie gestern Abend noch mit Kunde X vereinbart?“

Ihre Absprachevorteile auf einen Blick

1. Dadurch, dass Sie Ihrem Vorgesetzten Rückmeldung zu bereits erledigten Aufgaben geben, weiß er, dass er sich auf Sie verlassen kann. Oder anders ausgedrückt: Es werden keine wichtigen Vorgänge „unter den Tisch gekehrt“. Dieses Gefühl der Sicherheit, das Sie ihm vermitteln, wirkt sich auf das Arbeitsklima positiv aus.
2. Das Ansehen, das Sie dadurch bei Ihrem Chef gewinnen, färbt auch auf den Eindruck bei Ihren Kollegen ab. Sie wissen nun, dass Anordnungen und Bitten, die von Ihnen kommen, durch Ihren Chef unterstützt werden.
3. Sie haben es durch Ihr professionelles und kompetentes Auftreten leichter, benötigte Informationen schneller auf Ihren Tisch zu bekommen.
4. Auch im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern wird sich dieses Vorgehen auszahlen – auch für Ihren Chef. Ein Kunde, der Sie als kompetente Gesprächspartnerin kennengelernt hat, wird nicht ständig um Rückrufe Ihres Chefs bitten.

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