Bereiten Sie systematisch vor

Nur ein Chef, der beruhigt dem Büro fernbleiben kann und weiß, dass seine Assistentin alles fest im Griff hat, fühlt sich tatsächlich entlastet.

Machen Sie sich daher bewusst, dass Ihnen während der Abwesenheit Ihres Chef eine besondere Rolle als Vertreterin …

  • sowohl nach innen
  • wie auch nach außen

zukommt.

Mit dem folgenden 10-Punkte-Plan können Sie bestimmt strukturiert und geplant mit der Situation umgehen. Sprechen Sie diese Fragen auf jeden Fall auch mit Ihrem Vorgesetzten ab. Die Fragen 5 bis 10 müssen Sie allerdings jeweils immer kurz vor der anstehenden Dienstreise konkret klären.

Ihr 10-Punkte-Plan

1. Wer ist der Ansprechpartner während der Abwesenheit?

2. Welche Vorgänge sollen von wem übernommen werden?

3. Welche Kompetenzen bzw. Vollmachten hat die Vertretung und welche nicht?

4. Welche Kompetenzerweiterungen sind während der Abwesenheit sinnvoll?

5. Welche Kompetenzerweiterungen sind dringend notwendig?

6. Bei welchen Entscheidungen muss der Reisende zwingend informiert werden?

7. Welche Vorgänge sollen während der Abwesenheit ruhen?

8. Welche Vorgänge können während der Abwesenheit ruhen?

9. Welche Prioritäten haben die einzelnen Vorgänge?

10. Welche Fristen müssen während der Abwesenheit eingehalten werden (Zahlungen, Angebote, Verträge etc.)?

Aus Ihrem 10-Punkte-Plan ergibt sich für Sie folgende Abwesenheitsvorbereitung:

1. Gehen Sie generell vor wichtigen Meetings alle Tagesordnungspunkte mit Ihrem Chef durch und sprechen Sie nach dem Termin über die Ergebnisse. So sind Sie immer aktuell informiert und können Ihren Chef besser unterstützen.

2. Treffen Sie klare Vereinbarungen, bevor Ihr Chef das Haus verlässt – vor allem wenn es um das Informationsmanagement (per E-Mail, Mailbox, Kopien der Schriftstücke, Fax) während seiner Abwesenheit geht.

PRAXIS-TIPP: Vereinbaren Sie gemeinsam mit Ihrem Chef für die gegenseitige Informationsweitergabe Kürzel: Sei es per SMS (z. B. „RR“ für Rückruf) oder auf der Ablage zum Weiterverwenden bzw. auf Kurznachrichten.

3. Lassen Sie sich darüber informieren, wer ihn wo und wie vertritt.

4. Klären Sie vor einer längeren Abwesenheit oder in besonderen Geschäftssituationen, welcher Kurierdienst gegebenenfalls am schnellsten Unterlagen zu Ihrem Chef transportieren kann.

5. Regeln Sie Unterschriften. Bitte unterschreiben Sie ausschließlich mit i. A., um nachher rechtliche Probleme oder Haftungsansprüche zu vermeiden.

6. Führen Sie Ihre Kalender nur gemeinsam: Markieren Sie sowohl im Terminkalender Ihres Chefs als auch bei Ihrem (ob Outlook, Palm etc.) frei verfügbare Zeiten bzw. Tabu-Zeiten.

7. Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef, welche Termine und Tätigkeiten Sie eigenständig klären können, um den Informationsfluss diesbezüglich zu vereinfachen. Klären Sie bitte auch ab, welche Fristen Sie wie bearbeiten können bzw. müssen.

PRAXIS-TIPP: Beginnen Sie mit dem Ausfüllen der To-do-Liste bereits dann, wenn Sie wissen, dass die Weiterverarbeitung eines Vorgangs in die Abwesenheit fällt.

8. Vereinbaren Sie eine feste Uhrzeit für gemeinsame Telefonate. Optimal sind mindestens 2 Telefonate pro Tag – am frühen Morgen und gegen Feierabend.

Checkliste: So wird Ihr Büro zur Steuerzentrale
Aufgabe Bis wann? erledigt
Vertretung vorbereiten
Vollmachten ausstellen
E-Mails umleiten
E-Mail-Abwesenheitsnotiz erstellen
Telefon umleiten
Anrufbeantworter/Voicebox besprechen
Reiseplan erstellen und gut sichtbar aufbewahren
Termine und Zeiträume für Rücksprachen vereinbaren
Vereinbaren, bei welchen Entscheidungen/Entwicklungen Kontakt aufgenommen werden soll
Muster: To-do-Liste
Vorgang Stand Was? Wer? Bis Wann? erledigt
Angebot Müller GmbH Entscheidungsphase Follow up CBS 01.10
Auszubildende Begrüßung & Arbeitsplatz zuweisen FA 01.10
Termin IHK Begrüßung Firmenführung RT 05.10.
Vorgang Schneider AG Projektabschluss Rechnungsstellung TB 10.10.

 

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