Aussagekräftige Arbeitszeugnisse

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gibt Auskunft über die Anstellungsdauer in der Firma, über die Funktion und die damit verbundenen Aufgaben, die der Stelleninhaber betreut hat. Wichtig sind die Aussagen über die Qualität der fachlichen Leistungen und über das soziale Verhalten.

Leider kommt es immer wieder vor, dass austretende Arbeitnehmer nach ihrem letzten Arbeitstag noch wochenlang auf ihr Arbeitszeugnis warten müssen. Schieben Sie die Ausstellung von Arbeitszeugnissen nicht auf die lange Bank! Das Arbeitszeugnis sollte dem scheidenden Mitarbeiter spätestens am letzten Arbeitstag überreicht werden. Warten Sie auch bei einer fristlosen Trennung nicht zu lange mit der Zustellung des Arbeitszeugnisses. Der gekündigte Mitarbeiter wird sein Zeugnis bei der Stellensuche brauchen.

Informationsgrundlagen

Was Sie als Informationsgrundlage zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses brauchen, sind sämtliche Dokumente, die das Arbeitsverhältnis und den konkreten Arbeitsplatz betreffen:

  • Kündigungsschreiben
  • Arbeitsvertrag
  • Stellenbeschreibung
  • Zielvereinbarungen
  • Beurteilungsbogen (ausgefüllt durch den direkten Vorgesetzten)
  • Eigenbeurteilung des scheidenden Mitarbeiters (Selbsteinschätzungsbogen)
  • Musterformulierungen/Textbausteine

Schön, wenn Sie all diese Dokumente zur Hand haben. Doch in Gewerbeund Handwerksbetrieben fehlen solche Führungsinstrumente oft. Dann müssen Sie sich auf Aussagen des Chefs und des Mitarbeiters berufen. Oder Sie führen das eine oder andere Instrument auf eigene Initiative ein und erleichtern damit sich und Ihren Vorgesetzten die Arbeit.

Zwischenzeugnisse

Wann immer ein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis beantragt, ist ihm ein solches auszustellen. Aus Arbeitnehmersicht ist es ratsam, ein qualifiziertes Zwischenzeugnis über die bisherige Arbeit einzufordern, wenn sich die Situation im Betrieb ändert. Zum Beispiel, wenn jemand intern eine neue Funktion übernimmt oder wenn ein direkter Vorgesetzter, mit dem man sehr gut und eng zusammengearbeitet hat, das Unternehmen verlässt oder intern die Stelle wechselt. Denn nicht immer entwickelt sich die Situation zum Positiven.

Warum Sie den Mitarbeiter einbeziehen sollten

Als Grundlage für sein Arbeitszeugnis kann es durchaus sinnvoll sein, den scheidenden Mitarbeiter miteinzubeziehen. In einem Selbsteinschätzungsbogen können Sie von ihm folgendes erfahren:

  • Beschreiben Sie Ihre Aufgaben in Stichworten.
  • Was muss man unbedingt können, um diese Aufgaben zu erfüllen?
  • Welche Fähigkeiten/Stärken konnten Sie bei Ihrer Arbeit einsetzen?
  • Nennen Sie ein paar positive Arbeitsergebnisse!
  • Welches war aus Ihrer Sicht Ihr Beitrag ans Unternehmen?
  • Bei Führungskräften: Wie haben Sie Ihre Mitarbeiter konkret unterstützt und gefördert?
  • Welche Weiterbildungen haben Sie während Ihrer Anstellung besucht?

Hat jemand von sich aus gekündigt, ohne einen Grund zu nennen, sollte der Vorgesetzte im persönlichen Gespräch die Gründe für den Austritt erörtern. Diese können Sie – wenn sie nicht in den Bereich des Persönlichkeitsschutzes fallen – im Zeugnis nennen. Abgesehen davon erfährt der Vorgesetzte in diesem Gespräch wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung der Arbeitszufriedenheit in der Abteilung.

Standardformulierungen

Wir empfehlen Ihnen, zur schnellen und professionellen Erstellung von Arbeitszeugnissen fertige Textbausteine mit Standardformulierungen auf Word zu erstellen, die Sie nach Bedarf auswählen und an die Gegebenheiten anpassen können. Bestimmt gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine „Historie“ von Arbeitszeugnissen.

Beurteilung

Charaktereigenschaften, Arbeitsweise und Führungsqualitäten werden im Arbeitszeugnis mit Adjektiven umschrieben. Mit den richtigen Adjektiven machen Sie aus einem Standardzeugnis ein persönliches Arbeitszeugnis, das dem Arbeitnehmer gerecht wird. Die nachfolgende Auswahlliste ist eine Hilfe, um präzise Aussagen zu machen, passend zum Menschentyp und Aufgabenprofil. Im Beurteilungsbogen kann sie dem direkten Vorgesetzten zum Ankreuzen vorgelegt werden:

Das gehört ins Arbeitszeugnis

Die persönlichen Angaben sowie Berufsbezeichnung und Tätigkeit gehören an den Anfang. Der Name des Stelleninhabers wird in der Regel in jedem Abschnitt mindestens einmal erwähnt. Besondere Sorgfalt sollten Sie der Tätigkeitsbeschreibung widmen.

1. Titel

  • Arbeitszeugnis
  • Arbeitsbestätigung (ohne qualifizierte Leistungsbeurteilung)
  • Zwischenzeugnis

2. Personalien

  • Name, Vorname, ggf. Titel
  • Geburtsdatum
  • Heimatort
  • Wohnort

3. Eintritt/Austritt und Funktion

  • „Herr/Frau <Name> arbeitete von <Eintritt> bis <Austritt> als <Funktion> in unserer <Abteilung>.“

4. Aufgabenaufzählung

Das Arbeitszeugnis muss eine vollständige Aufzählung der vom Arbeitnehmer ausgeführten Aufgaben enthalten. Ferner sollten die Hilfsmittel aufgeführt werden, die zur Aufgabenerfüllung verwendet wurden, sofern dazu Spezialkenntnisse erforderlich sind.

5. Beförderungen

Ist der Arbeitnehmer während der Zeit seiner Anstellung befördert worden, muss dies unbedingt im Arbeitszeugnis erwähnt werden, denn die Beförderung weist auf seine guten Leistungen hin.

6. Leistungsbeurteilung

  • Aussagen zur Qualität
  • Aussagen zur Quantität und Speditivität
  • Aussagen zum Fachwissen

7. Besondere Kenntnisse

8. Verhalten

9. Krankheiten

Sofern eine Krankheit einen beachtlichen Einfluss auf die Leistung, das Verhalten und die Einsatzdauer hat oder gar der Kündigungsgrund war, sollte sie erwähnt werden. Geheilte Krankheiten und solche, die die Beurteilung der Leistungen nicht tangieren, dürfen nicht erwähnt werden.

10. Austrittsgrund

11. Vorbehalte wie Berufsgeheimnis oder Konkurrenzverbot

12. Schlusssatz

13. Datum und Unterschrift

Textbausteine

Neben der Beschreibung der Tätigkeit, geht es im Arbeitszeugnis vor allem um die Beurteilung der Leistung, des persönlichen Verhaltens und bei Führungskräften zusätzlich um die Beurteilung der Führungsqualitäten. Beim Ausarbeiten des Zeugnisses stützen Sie sich natürlich auf die Beurteilung des Vorgesetzten.

Beschreibung der Tätigkeit

  • Zu seinem/ihrem Aufgabenbereich gehörte: <Liste der Aufgaben>.
  • Herr/Frau <Name> war in unserem Unternehmen zunächst als <Tätigkeit> tätig und übernahm zum <Datum> folgende Aufgaben <Liste der Aufgaben>.
  • Herr/Frau <Name> war mit allen Arbeiten des <Sachgebiet> betraut. Dazu zählten besonders <Liste der Aufgaben>. Darüber hinaus war er/sie für <Verantwortungsbereich> verantwortlich.
  • Herr/Frau <Name> war in unserem Unternehmen zunächst in der Abteilung <Abteilung> tätig und übernahm folgendes Aufgabengebiet <Aufgabenliste>. Per <Datum> wurde er/sie zum/ zur <Bezeichnung> befördert und war seither für folgende Aufgaben <Aufgabenliste> zuständig.

Stufen der Leistungsbeurteilung

Sehr gute Leistung:

  • Er/sie hat seine/ihre Aufgaben stets sehr gut erfüllt.
  • Wir waren mit seinen/ihren Leistungen stets (oder: in jeder Hinsicht) außerordentlich zufrieden.
  • Er/sie hat unsere Erwartungen in allen Punkten über unsere Erwartungen hinaus erfüllt.

Gute Leistung:

  • Er/sie hat die ihm/ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.
  • Wir waren während der gesamten Beschäftigungszeit mit seinen/ihren Leistungen voll und ganz zufrieden.
  • Er/sie hat den Anforderungen in jeder Hinsicht entsprochen.

Befriedigende Leistung:

  • Er/sie hat die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.
  • Er/sie hat seine/ihre Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
  • Er/sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.

Ausreichende Leistung:

  • Er/sie hat unseren Erwartungen entsprochen.
  • Wir waren mit seinen/ihren Leistungen zufrieden.

Mangelhafte Leistung:

  • Seine/ihre Leistungen haben unseren Erwartungen entsprochen.
  • Er/sie hat unsere Erwartungen größtenteils erfüllt.

Ungenügende Leistung:

  • Er/sie hat sich bemüht, seine/ihre Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
  • Er/sie konnte seinen/ihren Aufgaben nicht gerecht werden.

Beschreibung der Leistungsbereitschaft

  • Herr/Frau <Name> zeichnete sich durch hohe Einsatzbereitschaft aus. Ihm/ihr ist es zu verdanken, dass wir unsere Umsatzziele am Ende des Jahres erreicht haben.
  • Der sehr hohen Eigeninitiative von Frau/Herrn <Name> ist es zu verdanken, dass wir in dem Bereich <Abteilung> Marktanteile dazugewinnen konnten.
  • Es zeigte sich, dass die hohen Erwartungen an zeitlicher Verfügbarkeit (samstags, abends) nicht mit den persönlichen Möglichkeiten von Herrn/ Frau <Name> korrespondierten.
  • Herr/Frau <Name>, der/die an seinem/ ihrem früheren Arbeitsplatz durch ein hohes persönliches Engagement aufgefallen war, konnte sich mit der neu zugewiesenen Aufgabe nicht in gleichem Maß identifizieren.

Beschreibung der Führungsqualitäten

  • Herr/Frau <Name> führte seine/ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (sehr) erfolgreich.
  • Herr/Frau <Name> kann Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicher beurteilen, ihren Fähigkeiten entsprechend fördern und leistungssteigernd motivieren.
  • Herr/Frau <Name> verstand es gut, seine/ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fachlich anzuleiten und zu den gewünschten Leistungen zu führen.
  • Herr/Frau <Name> führte seine/ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kooperativ im Team. Er/sie forderte viel von ihnen, sparte aber nicht mit Anerkennung und persönlichem Einsatz.
  • Aufgrund der hohen zeitlichen Belastung durch die fachlichen Aufgaben zeichnete sich der Führungsstil von Herrn/Frau <Name> durch ein hohes Maß an Verantwortungsdelegation aus. Es gelang ihm/ihr gut, die Zusammenarbeit seiner/ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu koordinieren.
  • Herr/Frau <Name> führte seine/ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets korrekt und fair. Er/sie verstand es, klare Arbeitsanweisungen zu geben und diese auch durchzusetzen.
  • Das Führungsverständnis hat sich in unserem Unternehmen in den letzten Jahren stark gewandelt. Aufgrund seiner/ihrer langjährigen Führungserfahrungen konnte sich Herr/Frau <Name> (verständlicherweise) nicht immer mit diesen Entwicklungen identifizieren. Er/sie führte seine/ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter …

Die Schlussformel

Im letzten Abschnitt nennen Sie den Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und schließen mit einer Schlussformel ab. In der Regel danken Sie dem Arbeitnehmer darin für den geleisteten Einsatz und wünschen ihm für seine berufliche Zukunft alles Gute. Eine solche Schlussformulierung kann der Arbeitnehmer nicht einfordern. Bei einem guten oder sehr guten Leistungsausweis sollte sie allerdings nicht fehlen, denn eine fehlende Schlussformulierung lässt sich als Hinweis interpretieren, der Arbeitgeber sei erleichtert, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

  • Herr/Frau <Name> scheidet am <Austritt> auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus, um eine neue Herausforderung anzunehmen/… um sich beruflich weiterzubilden/ …etc.
  • Aufgrund der schwierigen wirtschaftlichen Situation wurde die Stelle von Herrn/Frau <Name> gestrichen. Wir mussten das Arbeitsverhältnis deshalb zu unserem Bedauern auf den <Datum> beenden.
  • Das Arbeitsverhältnis von Herrn/ Frau <Name> musste auf den heutigen Tag gekündigt werden, weil die Abteilung aus Gründen des Auftragsrückgangs geschlossen werden musste. Da es uns nicht gelungen ist, innerhalb nützlicher Frist einen anderen Arbeitsplatz im Unternehmen zu finden, der den Qualifikationen von Herrn/Frau <Name> entspricht, kamen wir zum Schluss, dass eine Auflösung des Arbeitsverhältnisses die sinnvollste Lösung ist.

Liste von Adjektiven zur Beurteilung im Arbeitszeugnis


 Arbeit und Leistung Verhalten und Charakter Qualitäten von Führungskräften
  • leistungsfähig
  • fachgerecht
  • vielseitig
  • einsatzfreudig
  • initiativ
  • dynamisch
  • optimistisch
  • sorgfältig
  • termingerecht
  • effizient
  • selbstständig
  • zuverlässig
  • belastbar
  • ganzheitlich
  • detailgetreu
  • fleißig
  • konzentriert
  • organisationsstark
  • zielorientiert
  • qualitätsbewusst
  • durchdacht
  • gewissenhaft
  • exakt
  • speditiv
  • interessiert
  • umsetzungsstark
  • ausdauernd
  • kreativ
  • kundenorientiert
  • zielstrebig
  • engagiert
  • nachhaltig
  • loyal
  • geradlinig
  • vertrauenswürdig
  • verantwortungsbewusst
  • entgegenkommend
  • freundlich
  • herzlich
  • fröhlich
  • empathisch
  • initiativ
  • kooperativ
  • ausgeglichen
  • begeisterungsfähig
  • kollegial
  • sympathisch
  • konsequent
  • interessiert
  • hilfsbereit
  • teamfähig
  • lernfreudig
  •  zupackend
  • gewandt
  • beharrlich
  • innovativ
  • motivationsfähig
  • vorbildlich
  • durchsetzungsfähig
  • überzeugungsstark
  • systematisch
  • entschieden
  • führungsstark
  • selbstbewusst
  • kommunikativ
  • kreativ
  • vorausplanend
  • entscheidungsfreudig
  • kompetent
  • methodisch
  • teamorientiert
  • handlungsorientiert
  • verhandlungsstark
  • konzeptionell
  • analytisch
  • souverän
  • charismatisch
  • konstruktiv
  • umsatzorientiert
  • zielorientiert
  • vernetzt denkend
  • anpassungsfähig
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