Aufgaben delegieren

Outlook eignet sich nicht nur als Werkzeug zum Erledigen von E-Mails und der Verwaltung von Terminen, sondern auch zur Zeit- und Projektplanung und aller Tätigkeiten in einem Projekt.

Nicht jede Aufgabe, die in Ihren Verantwortungsbereich fällt, müssen Sie selbst erledigen. Wenn Sie Aufgaben delegieren, unterstützt Sie Outlook dabei, sich termingerecht nach den Ergebnissen zu erkundigen. Öffnen Sie das Fenster zur Erfassung von Aufgaben. Tragen Sie die Beschreibung und das Datum der Fälligkeit ein. Damit der Empfänger nicht nachfragen muss, kann es hilfreich sein, etwas mehr Informationen zur Tätigkeit in das Notizfeld einzutragen.

Aufgaben zuweisen und im Blick behalten

Im Register „Aufgabe“ klicken Sie unter „Aufgabe verwalten“ auf „Aufgabe zuweisen“. Damit ändert sich das Aussehen des Fensters leicht. Outlook blendet Ihnen zusätzlich das Feld mit dem Empfänger ein. Lassen Sie die zwei Optionen über dem Notizfeld aktiviert. Mit „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“ bleibt die Aufgabe in der Liste. Außerdem erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail, nachdem der Empfänger die Aufgabe erledigt hat.

Für Sie ist dies wichtig, weil Sie ja nicht mehr selbst für die Aufgabe zuständig sind. Somit erhalten Sie auch keine Erinnerung mehr über die Fälligkeit (* Abb. 8) (* Abb. 9). Aufgabenanfragen können Sie an jeden Empfänger mit einem E-Mail-Konto adressieren. Die Rückmeldung über den Fortschritt oder die Erledigung ist allerdings den Nutzern von Outlook und Personen in Ihrem Firmennetzwerk vorbehalten.

Delegationsliste

Verschaffen Sie sich eine Übersicht, an welche Person Sie Tätigkeiten weitergegeben haben, damit Sie rechtzeitig nachhaken können. Dazu rufen Sie in Outlook die Aufgabenliste auf und klicken in der Liste der Felder mit der rechten Maustaste. Nutzen Sie im Kontextmenü dann das Kommando „Feldauswahl“. In der Liste suchen Sie nach „Zugewiesen an“. Ziehen Sie diesen Eintrag in die Liste der Felder. Schließen Sie die Feldliste. Wenn Sie mit der Maus in das neue Feld klicken, werden die Aufgaben nach Personen sortiert, an die Sie Aufgaben überwiesen haben (* Abb. 10).

Noch besser wird die Übersicht, wenn Sie die Aufgaben nach Personen gruppieren. Ziehen Sie dazu die Spaltenüberschrift über die Reihe der Spalten (in Outlook 2013) oder bearbeiten Sie die Ansicht: Klicken Sie an einer beliebigen Stelle in der Liste mit der rechten Maustaste. Wählen Sie „Ansichtseinstellungen“ aus. Klicken Sie auf „Gruppieren“ und wählen „Zugewiesen an“.

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