Alles gleichzeitig und sofort?

„Alle wollen was von mir – und zwar sofort und gleichzeitig!“ – Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor? – So bringen Sie als routinierte Assistentin Ruhe in die Situation:

Gestern war wieder einmal einer dieser Tage: Meine Tochter findet ihre Fahrkarte nicht, mein Mann will wissen, was er heute einkaufen soll und beide brauchen das sofort – ich selbst stehe mit nassen Haaren im Bad. In einer halben Stunde sollte ich fertig und im Büro sein. So wie ich bin, helfe ich meiner Tochter bei der Suche nach der Fahrkarte, die wir nach fünf Minuten endlich gefunden haben. In der Zwischenzeit rufe ich meinem Mann die Artikel für die Einkaufsliste zu. Nebenbei kleide ich mich an. So jetzt noch stylen und dann ab ins Büro…

Kaum angekommen, geht‘s los

Im Büro angekommen – ich stehe noch im Mantel – höre ich statt eines Morgengrußes: „Ich benötige bitte sofort die gestern Abend noch abgeänderte Präsentation für den Termin in fünf Minuten.“ Der Satz ist noch nicht beendet, klingelt das Telefon. Ich hebe ab und eine Kollegin braucht dringend Informationen für den Vorstand. Auf dem gemeinsamen Laufwerk kann sie diese nicht finden. Noch den Telefonhörer in der Hand, geht die Bürotür auf und ein Mitarbeiter informiert mich, dass der Beamer im Besprechungsraum nicht funktioniert – die Besprechung hat bereits begonnen.

„Ja bin ich denn im Irrenhaus?!“

Überrascht steht mein Chef in der Durchgangstür, und der Mitarbeiter mit dem defekten Beamer sieht mich verdutzt an. Der Kommentar meines Chefs: „Was ist denn hier los?“ Das ist endlich meine Chance, einen Moment durchzuatmen, Gedanken zu sortieren, Prioritäten zu setzen und zu agieren.

Eins nach dem andern

Der Kollegin, die immer noch am Telefon wartet, sage ich: „Ich melde mich in den nächsten fünf Minuten bei Ihnen.“ Dann wende ich mich meinem Chef zu: „Herr Meier, mein PC ist noch nicht hochgefahren. Ich benötige etwa zehn Minuten, bis die Präsentation ausgedruckt ist. Gerne bringe ich Ihnen die Unterlagen in die Besprechung. Wenn Sie die Unterlagen vorher benötigen, müssen Sie den Druck bitte ausnahmsweise selbst anstoßen.“ – „Gut, dann bringen Sie mir die Unterlagen bitte in den Besprechungsraum“, erwidert Herr Meier. 

Zurück zu Herrn Müller: „Ich werde den Techniker informieren und diesen bitten, so schnell wie möglich einen mobilen Beamer in den Besprechungsraum zu bringen. Bitte melden Sie sich bei mir, wenn die Besprechung zu Ende ist, dann kümmere ich mich mit dem Techniker gerne um das defekte Gerät.“

Der PC ist inzwischen startbereit. Ich ziehe den Mantel aus, öffne die Präsentation und stoße den Druck an. In der Zwischenzeit suche ich den Link für die Kollegin heraus und leite diesen weiter. Dann rufe ich den Techniker an. Die Präsentation ist ausgedruckt, ich nehme sie und bringe sie Herrn Meier in den Besprechungsraum. So, jetzt habe ich mir meinen Kaffee verdient. Ich trinke ihn mit Genuss, bevor ich mich meinem Alltag widme.

Die Autorin: Kerstin Uebler ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretärin der Geschäftsleitung des IT-Unternehmens DATEV eG. 


Praxis-Tipp


Mit den Schritten

1. STOPP
2. Durchatmen
3. Gedanken sammeln
4. Prioritäten setzen
5. Agieren

schaffen Sie Klarheit, wenn wieder einmal alle etwas von Ihnen wollen und das SOFORT! 

Total 2 Votes
0

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?